Auditorías de Mantenimiento: cómo prepararse y aplicarlas en la práctica

Qué es una auditoría de mantenimiento y por qué es importante

Antes de hablar sobre si el sector de mantenimiento debe someterse a un proceso de auditoría, es necesario definir qué es un proceso de auditoría y su importancia. 

Incluso si la empresa no está pasando por una certificación o auditoría externa, es posible organizar y realizar varias auditorías internas para evaluar si la empresa y la gestión de mantenimiento están siempre buscando el proceso de mejora continua.

La auditoría de mantenimiento consiste en verificar si los procedimientos y prácticas para la realización de las actividades del sector se están adoptando y ejecutando según lo planeado. En consecuencia, es posible evaluar detalladamente estos procedimientos con el fin de identificar fallas en procesos, procedimientos o controles, buscando siempre un ciclo de mejora constante.

Con este concepto en mente, podemos realizar auditorías internas con un equipo designado por la propia empresa para evaluar si los procesos están de acuerdo con lo establecido o proceder a contratar una auditoría externa, que trabajará con el mismo objetivo o si la empresa desea alguna certificación.

Cómo preparar un proceso de mejora continua en mantenimiento

La gestión del mantenimiento sigue algunos conceptos que son básicos para la gran mayoría de empresas. También sigue una línea de implementación y control que va desde la encuesta básica de los equipos, máquinas y el proceso productivo, hasta la implementación de sistemas de supervisión que monitorean la producción y ayudan en el diagnóstico de fallas con un importante margen de anticipación y seguridad.

Para elaborar e implementar un proceso de mejora constante, es necesario seguir algunos pasos importantes que garantizarán el éxito de las acciones.

1er paso: Gestión de activos como base para las auditorías de mantenimiento

El primer punto por mencionar es iniciar la gestión de activos, ya que son el objetivo de la planificación de las acciones y procesos que llevará a cabo el sector. Esta gestión tiene como objetivo atender las demandas de la organización, optimizar las actividades de mantenimiento, definir metas y objetivos y perseguir y difundir estos resultados.

La gestión de activos comienza con la encuesta y registro de equipos, estructuras y líneas de producción y finaliza con la documentación de actividades, fallas y procedimientos y riesgos para cada uno de los ítems enumerados anteriormente. 

La norma ISO 55001 es una buena dirección, ya que se centra en la gestión de activos, promueve la búsqueda de la mejora continua. Tiene como objetivo maximizar un mayor retorno de los activos y trae las mejores prácticas para la gestión de activos, siendo un estudio casi obligatorio para cualquiera que quiera seguir este camino.

Además de la ISO 55001, otras normas pueden ser relevantes en este primer paso, como:

• ISO 9001 (Calidad): esta norma garantiza la estandarización de los procesos.
• ISO 14001 (Medio Ambiente): norma importante para un mantenimiento sostenible.
• ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo): se centra en los riesgos ocupacionales, esenciales para las actividades de mantenimiento.

Ahora bien, si el sector de mantenimiento aún no ha pasado por esta etapa, no hay nada que auditar. Aplicar este proceso sólo desgastará a los equipos y al propio sector de mantenimiento. Este es el primer ítem del PDCA, uno de los objetivos de mejora constante y, en consecuencia, de la auditoría y será un tema constante en este artículo.

2do paso: Ejecución de la planificación y desafíos en la práctica

El segundo punto es actuar, poner en práctica y ejecutar lo planeado. Este paso es simple en el papel y complejo en la práctica. En esta etapa encontraremos dificultades en los procesos y rutinas, complicaciones técnicas y limitaciones de la estructura de la empresa o de los equipos que necesitan ejecutar y adaptarse a estas rutinas.

Debemos organizar y mapear los problemas imprevistos, desde los sectores satélite hasta el mantenimiento, como las compras, los recursos humanos, la producción, etc. Aplicar los procesos y documentar todas las acciones tomadas será esencial para el siguiente paso.

Una buena práctica en este paso es utilizar software de gestión de mantenimiento (CMMS o EAM). Estos sistemas permiten centralizar la información, automatizar órdenes de trabajo y registrar incidencias en tiempo real. Esto aumenta la trazabilidad y reduce fallas de comunicación entre los diferentes departamentos, lo que puede convertirse en un problema crítico durante una auditoría.

3er paso: Análisis de resultados e indicadores de desempeño

El tercer paso es analizar y verificar los resultados obtenidos. Por eso, en el paso anterior es fundamental priorizar la documentación detallada de todo lo realizado.

Existen varias metodologías y conceptos para el análisis de datos y verificar resultados. Podemos adoptar uno o más, dependiendo de las necesidades de la empresa. Algunas de las herramientas útileis son: 

• 5 porqués;
• árbol lógico de fallas;
• diagrama de Pareto;
• Ishikawa

Esos son algunos de los ejemplos para analizar el resultado del mantenimiento.

Sin embargo, nuestro enfoque no se centra sólo en analizar el resultado del mantenimiento, sino en su conjunto. Se trata de analizar el resultado del mantenimiento y, principalmente, si se siguieron los procesos y scripts. O incluso si el trabajo se realizó y salió según lo previsto, obteniendo un buen resultado o no. 

Además de los análisis cualitativos, es importante adoptar también KPIs de mantenimiento, como:

• MTTR (Tiempo Medio de Reparación);
• MTBF (Tiempo Medio Entre Fallas);
• Disponibilidad de los activos;
• Backlog de mantenimiento.

Estos indicadores ayudan a fundamentar las auditorías, mostrando evidencias concretas del desempeño. En el siguiente paso se tomarán medidas de ajuste. Cabe mencionar que la difusión de estos resultados, positivos o negativos, es un punto importante de esta etapa.

4to paso: Acciones correctivas y mejora continua con PDCA y Kaizen

En este último paso se deben tomar medidas para corregir y mejorar el proceso. Para ello es necesario analizar todo el proceso realizado, los resultados, fallas y sugerencias de mejora. Aplique los cambios necesarios y reinicie todo el proceso.

Aquí podemos utilizar el concepto de mejora continua (Kaizen) aliado al ciclo PDCA. Con ello, los problemas se mapean y se investigan sus causas, fallas y dificultades.

Debemos estudiar las mejores soluciones y ponerlas en práctica. Una vez más, la comunicación y difusión de resultados y nuevas rutinas debe ser clara y objetiva. Es esencial que todos los sectores involucrados comprendan los cambios, y que el equipo de mantenimiento se sienta parte de la mejora, no solamente auditado.

Beneficios e importancia de la auditoría de mantenimiento en las empresas

Si bien el ciclo PDCA no es obligatorio para implementar o participar en una auditoría, sus objetivos son comunes en su propio propósito, ya sea para la certificación o para organizar los procesos de la empresa. Cuando hablamos de auditoría buscamos estandarización y control.

La auditoría asegura que la información, las ejecuciones y los procesos se realicen según lo planeado. También garantiza la calidad de los procesos y evita situaciones inesperadas, ya sea en mantenimiento, producción, ventas o cualquier sector de la empresa. 

Ninguna empresa quiere defectos o problemas en los activos que no sean los previstos, productos no estándar, ya sea por defecto o discrepancias, materiales comprados fuera de las especificaciones o ventas que no se puedan entregar.

Las auditorías bien realizadas reducen los costos ocultos, como el desperdicio de materiales, el retrabajo y las paradas no planificadas. Además, fortalecen la cultura de seguridad y cumplimiento, lo cual es decisivo para empresas en sectores regulados, como energía, minería y salud.

Estos son ejemplos que queremos evitar y por lo tanto asegurarnos de que estamos ejecutando los procesos de manera consistente con el plan. Incluso si una acción no es ideal en esa situación, tendremos tiempo para analizar y orientar mejor lo que hay que hacer para evitar el problema nuevamente.

Cómo realizar la auditoría de mantenimiento

Para facilitar la ejecución de la auditoría de mantenimiento, podemos dividirla en 5 etapas:

• Planificación: definir el alcance, los objetivos, el equipo encargado y el cronograma.
• Recolección de datos: revisar registros, órdenes de trabajo, informes, KPIs y realizar entrevistas con los equipos.
• Inspección en campo: verificar los activos, las rutinas y la conformidad de las prácticas.
• Análisis e informe: analizar las no conformidades y las buenas prácticas.
• Plan de acción: definir responsables, plazos y seguimiento.

Un punto que es importante enfatizar es que hay situaciones que no se pueden evitar, pero todas las acciones para minimizar los riesgos deben documentarse y realizarse tan pronto como se presente la falla. Puedo citar el ejemplo de un neumático pinchado. Debemos documentar y realizar todas las acciones y procedimientos para evitar que esto suceda.

Mantenga los neumáticos calibrados, haga las rotaciones según las instrucciones del fabricante, revise los surcos y el desgaste de la goma, mantenga la velocidad máxima según la especificación y esto también aplica para el neumático de repuesto. Aún así, eventualmente se nos pinchará un neumático.

Y si no hay planificación, comprobación y control, podemos tenerlo todo documentado, explicado e ilustrado, pero cuando llega el momento de hacer el cambio, darnos cuenta de que no se ha devuelto la llave para ruedas a su sitio.  Si no se ha hecho esto, todo el proceso realizado hasta el momento no sirve de nada.

Si bien en la mayoría de los casos las empresas ven las auditorías internas o externas, adquirir una certificación como un gran desafío y afrontan su implementación con miedo y desconfianza, si se resalta su importancia y sobre todo el resultado esperado, es posible desmitificar y tratar la auditoría como un gran aliado y no como villano en el proceso de producción.

Checklist de auditoría de mantenimiento: lo que no puede faltar

Una herramienta muy útil para las auditorías de mantenimiento es el checklist de auditoría. En él se pueden incluir informaciones como:

• Activos registrados y actualizados;
• Historial de órdenes de trabajo;
• Indicadores de fallas y disponibilidad;
• Planes de mantenimiento preventivo;
• Capacitación y formación del personal;
• Normas de seguridad cumplidas;
• Evidencias de mejoras implementadas.

De esta manera, la auditoría deja de ser vista como “burocracia” y pasa a ser un instrumento de gestión estratégica, que tiene sentido para todos los colaboradores y facilita las intervenciones del día a día.

Conclusión: auditoría de mantenimiento como herramienta estratégica

Durante esta lectura pudiste comprender la importancia de realizar auditorías de mantenimiento, y lo fundamental que es para una gestión más asertiva. Mantener todo en orden y funcionando correctamente hace posible y mucho más fácil para la empresa obtener certificaciones de calidad, lo que aporta más confiabilidad al negocio.

Para realizar una auditoría completa, analizando historiales de mantenimiento y materiales, es importante utilizar un software. A través de él es posible obtener datos confiables para que la empresa esté bien informada en sus decisiones y los indicadores sean claros.

Para ello, busca herramientas especializadas que permitan que sus procesos sean ágiles y completos. Si deseas dar este paso, conoce Engeman® y descubre cómo nuestra solución puede apoyar tu auditoría de mantenimiento de manera simple, ágil y eficiente. ¡Contáctanos aquí!