En un mercado altamente competitivo, las empresas que tienen excelencia en sus procesos salen adelante. Después de todo, una empresa que cumple con todos los estándares y está certificada, entrega productos de mayor calidad y más confiables.
La mayoría de las certificaciones cuentan con una serie de requisitos, procesos y análisis, que se implementan y, en la mayoría de los casos, se auditan anualmente. Pero es importante decir que, si la empresa no ha iniciado este análisis y detalle de procedimientos y procesos, no hay nada que auditar.
Por lo tanto, en este artículo hablaremos de cómo preparar e implementar un proceso de mejora constante y cómo auditar este proceso para comprobar si realmente se está poniendo en práctica la planificación y ejecución. ¡Continúa leyendo para entender más!
¿Qué es una auditoría de mantenimiento?
Antes de hablar sobre si el sector de mantenimiento debe someterse a un proceso de auditoría, es necesario definir qué es un proceso de auditoría y su importancia. Incluso si la empresa no está pasando por una certificación o auditoría externa, es posible organizar y realizar varias auditorías internas para evaluar si la empresa y la gestión de mantenimiento están siempre buscando el proceso de mejora continua.
Como definición, podemos decir que la auditoría de mantenimiento consiste en verificar si los procedimientos y prácticas para la realización de las actividades del sector se están adoptando y ejecutando según lo planeado. En consecuencia, es posible evaluar detalladamente estos procedimientos con el fin de identificar fallas en procesos, procedimientos o controles, buscando siempre un ciclo de mejora constante.
Con este concepto en mente, podemos realizar auditorías internas con un equipo designado por la propia empresa para evaluar si los procesos están de acuerdo con lo establecido o proceder a contratar una auditoría externa, que trabajará con el mismo objetivo o si la empresa desea alguna certificación.
Pasos para elaborar e implementar un proceso de mejora constante
La gestión del mantenimiento sigue algunos conceptos que son básicos para la gran mayoría de empresas. También sigue una línea de implementación y control que va desde la encuesta básica de los equipos, máquinas y el proceso productivo, hasta la implementación de sistemas de supervisión que monitorean la producción y ayudan en el diagnóstico de fallas con un importante margen de anticipación y seguridad.
Para elaborar e implementar un proceso de mejora constante, es necesario seguir algunos pasos importantes que garantizarán el éxito de las acciones.
1er paso:
El primer punto por mencionar es iniciar la gestión de activos, ya que son el objetivo de la planificación de las acciones y procesos que llevará a cabo el sector. Esta gestión tiene como objetivo atender las demandas de la organización, optimizar las actividades de mantenimiento, definir metas y objetivos y perseguir y difundir estos resultados.
La gestión de activos comienza con la encuesta y registro de equipos, estructuras y líneas de producción y finaliza con la documentación de actividades, fallas y procedimientos y riesgos para cada uno de los ítems enumerados anteriormente. La norma ISO 55001 es una buena dirección, ya que se centra en la gestión de activos, promueve la búsqueda de la mejora continua, con el objetivo de maximizar un mayor retorno de los activos y trae las mejores prácticas para la gestión de activos, siendo un estudio casi obligatorio para cualquiera que quiera seguir este camino.
Ahora bien, si el sector de mantenimiento aún no ha pasado por esta etapa, no hay nada que auditar. Aplicar este proceso sólo desgastará a los equipos y al propio sector de mantenimiento. Este es el primer ítem del PDCA, uno de los objetivos de mejora constante y, en consecuencia, de la auditoría y será un tema constante en este artículo.
2do paso
El segundo punto es actuar, poner en práctica y ejecutar lo planeado. Este paso es simple en el papel y complejo en la práctica. En esta etapa encontraremos dificultades en los procesos y rutinas, complicaciones técnicas y limitaciones de la estructura de la empresa o de los equipos que necesitan ejecutar y adaptarse a estas rutinas.
Debemos organizar y mapear los problemas imprevistos, desde los sectores satélite hasta el mantenimiento, como las compras, los recursos humanos, la producción, etc. Aplicar los procesos y documentar todas las acciones tomadas será esencial para el siguiente paso.
3er paso:
El tercer paso es analizar y verificar los resultados obtenidos. Por eso, en el paso anterior es fundamental priorizar la documentación detallada de todo lo realizado.
Existen varias metodologías y conceptos para el análisis de datos y verificar resultados. Podemos adoptar uno o más, dependiendo de las necesidades de la empresa. Los 5 porqués, árbol lógico de fallas, diagrama de Pareto y de Ishikawa son algunos de los ejemplos para analizar el resultado del mantenimiento.
Sin embargo, nuestro enfoque no se centra sólo en analizar el resultado del mantenimiento, sino en su conjunto. Se trata de analizar el resultado del mantenimiento y, principalmente, si se siguieron los procesos y scripts. O incluso si el trabajo se realizó y salió según lo previsto, obteniendo un buen resultado o no. En el siguiente paso se tomarán medidas de ajuste. Cabe mencionar que la difusión de estos resultados, positivos o negativos, es un punto importante de esta etapa.
4to paso:
En este último paso se deben tomar medidas para corregir y mejorar el proceso. Para ello es necesario analizar todo el proceso realizado, los resultados, fallas y sugerencias de mejora. Aplique los cambios necesarios y reinicie todo el proceso.
Aquí se mapean e investigan las causas, fallas y problemas. Debemos estudiar las mejores soluciones y ponerlas en práctica. Una vez más, la comunicación y difusión de resultados y nuevas rutinas debe ser clara y objetiva.
Importancia de la auditoría de mantenimiento
Si bien el ciclo PDCA no es obligatorio para implementar o participar en una auditoría, sus objetivos son comunes en su propio propósito, ya sea para la certificación o para organizar los procesos de la empresa. Cuando hablamos de auditoría buscamos estandarización y control.
La auditoría asegura que la información, las ejecuciones y los procesos se realicen según lo planeado. También garantiza la calidad de los procesos y evita situaciones inesperadas, ya sea en mantenimiento, producción, ventas o cualquier sector de la empresa. Ninguna empresa quiere defectos o problemas en los activos que no sean los previstos, productos no estándar, ya sea por defecto o discrepancias, materiales comprados fuera de las especificaciones o ventas que no se puedan entregar.
Estos son ejemplos que queremos evitar y por lo tanto asegurarnos de que estamos ejecutando los procesos de manera consistente con el plan. Incluso si una acción no es ideal en esa situación, tendremos tiempo para analizar y orientar mejor lo que hay que hacer para evitar el problema nuevamente.
Cómo realizar la auditoría
Un punto que es importante enfatizar es que hay situaciones que no se pueden evitar, pero todas las acciones para minimizar los riesgos deben documentarse y realizarse tan pronto como se presente la falla. Puedo citar el ejemplo de un neumático pinchado. Debemos documentar y realizar todas las acciones y procedimientos para evitar que esto suceda.
Mantenga los neumáticos calibrados, haga las rotaciones según las instrucciones del fabricante, revise los surcos y el desgaste de la goma, mantenga la velocidad máxima según la especificación y esto también aplica para el neumático de repuesto. Aún así, eventualmente se nos pinchará un neumático.
Y si no hay planificación, comprobación y control, podemos tenerlo todo documentado, explicado e ilustrado, pero cuando llega el momento de hacer el cambio, darnos cuenta de que no se ha devuelto la llave para ruedas a su sitio. Si no se ha hecho esto, todo el proceso realizado hasta el momento no sirve de nada.
Si bien en la mayoría de los casos las empresas ven las auditorías internas o externas, adquirir una certificación como un gran desafío y afrontan su implementación con miedo y desconfianza, si se resalta su importancia y sobre todo el resultado esperado, es posible desmitificar y tratar la auditoría como un gran aliado y no como villano en el proceso de producción.
Conclusión
Durante esta lectura pudiste comprender la importancia de realizar auditorías de mantenimiento, y lo fundamental que es para una gestión más asertiva. Mantener todo en orden y funcionando correctamente hace posible y mucho más fácil para la empresa obtener certificaciones de calidad, lo que aporta más confiabilidad al negocio.
Para realizar una auditoría completa, analizando historiales de mantenimiento y materiales, es importante utilizar un software. A través de él es posible obtener datos confiables para que la empresa esté bien informada en sus decisiones y los indicadores sean claros.
Para ello, busca herramientas especializadas que permitan que tus procesos sean ágiles y completos. Si aún no lo sabes, te invito a conocer Engeman®, a través de una charla con nuestro equipo para entender cómo nuestra solución puede ayudarte con tu auditoría de mantenimiento. ¡Háblanos aquí!
