Las empresas buscan constantemente formas de optimizar la gestión de sus negocios. Esto se debe a que, en un escenario altamente competitivo, no es posible trabajar con procesos organizacionales arcaicos e ineficaces.
El ciclo PDCA es una de las herramientas más utilizadas por las grandes empresas para poder llevar a cabo sus proyectos correctamente, sin fallas, retrasos y con excelencia. Por lo tanto, implementarlo en el negocio es una forma de identificar problemas y mejorar los resultados de manera sostenible.
Continúa leyendo este post y conoce más sobre esta metodología!
¿Qué es el ciclo PDCA?
El ciclo PDCA es una metodología que ayuda a los gestores a comprender los problemas y planificar soluciones estratégicas, así como a ponerlas en práctica de manera consistente. Creado por el ingeniero Walter Shewhart en la década de 1920, fue muy utilizado en Japón en el período posterior a la Segunda Guerra Mundial.
- identificar la dificultad presentada;
- localizar problemas en los procesos;
- definir exactamente cuál es el problema por enfrentar;
- sugerir posibles soluciones al problema;
- observar, posteriormente, si las soluciones aplicadas fueron exitosas o si deben ser modificadas.
Su creación fue pensada para ser aplicada a temas relacionados con la gestión de la calidad, como un método direccionado a la mejora continua. Sin embargo, debido a la facilidad de adaptación, se suele utilizar en otras áreas y sectores para un control más eficiente.
¿Qué significa cada una de las acciones del ciclo PDCA?
PDCA es un acrónimo que describe cuatro pasos para el desarrollo de la acción: plan, do, check, act. En este contexto, cada uno de estos pasos describe una acción específica que conduce a la siguiente fase.
Plan (Planificar)
En la fase de planificación se definen los objetivos de los procesos y los planes para elaborar las estrategias a realizar.
Se incluye en este paso:
- identificar el problema a resolver;
- observar el problema en sus niveles y características específicas;
- establecer las metas necesarias para la solución del problema;
- analizar el fenómeno;
- analizar el proceso a implementar;
- definir herramientas y métodos que se utilizarán en la fase de acción.
Recuerde que todo plan debe estar basado en los principios y valores de la empresa y luego pensar en la relación con los objetivos previstos de la organización. Para que no haya fallas hay que verificar el paso.
Do (Hacer)
En ese momento se pone en práctica todo lo definido en la fase de planificación, desde la capacitación para la implementación de estrategias hasta la aplicación práctica de todo lo determinado en el documento anterior.
Es un punto clave y debe ser monitoreado constantemente para verificar el cumplimiento de las acciones con lo definido en la fase de planificación. Las discrepancias pueden poner en peligro los resultados previstos.
En ese momento, el seguimiento requiere que se registren todos los resultados durante la ejecución, realizando pequeños ajustes de adecuación, en caso de que se esté desviando del espectro definido por los gestores.
Recuerda, también, que esta fase debe respetar el cronograma establecido, para evitar retrasos.
Check (Verificar)
Ahora se analizarán los registros realizados en la fase anterior, verificando los resultados esperados. Puede ocurrir concurrentemente con la fase de acción del plan, realizando los cambios necesarios durante el proceso, evitando pérdidas de producción.
Esto puede referirse a realizar ajustes puntuales o incluso revisar toda la planificación, en caso de que los problemas representen la posibilidad de perjuicio para la organización
Act (Actuar)
Otro paso que puede darse concomitantemente con los anteriores es el paso de acción, con el fin de solucionar los problemas encontrados en la fase anterior. A través del análisis de datos se investigan las causas del problema y se define cómo solucionarlas, para evitar que vuelvan a ocurrir. Se lleva a cabo en dos pasos.
Estandarización
Lo que funcionó bien se convierte entonces en un estándar, aplicado de forma rutinaria en la organización. Esto debe ser registrado y debidamente notificado a los gestores, para que pueda ser implementado en el día a día.
¿Por qué utilizarlo en tu empresa?
Se realiza una evaluación final de todo el proceso, analizando los resultados y definiendo si lo encontrado está dentro del alcance de la planificación o si superó o estuvo por debajo de las expectativas. Se producen informes, gráficos, estudios sobre lo que se hizo, los cambios realizados y si vale la pena seguir con lo que funcionó.
El método apunta a la mejora continua de los procesos. Por lo tanto, basta con ejemplificar sus beneficios: su organización logrará los mejores procesos día a día.
Además, es un proceso que mejora con el tiempo. Cada vez que se aplica, se llega a un resultado nuevo, a menudo complementario entre sí. Así, también se adapta fácilmente a nuevos escenarios.
Otro punto importante es que es un proceso preventivo: permite identificar el problema antes de que se presente como una falla grave, permitiendo la reparación antes de que ocurra.
Finalmente, PDCA fomenta la medición de los resultados obtenidos con el proceso, con el fin de evaluar qué salió bien, qué salió mal y encontrar formas de modificar los planes para lograr los mejores resultados en el tiempo.
Conclusión
La metodología PDCA es importante para traer las mejoras necesarias a la organización, logrando constantemente resultados positivos, minimizando errores y problemas que puedan comprometer el crecimiento sostenible de la organización. El método es simple y por lo tanto no requiere grandes inversiones financieras para ser implementado.
Lo más importante para su ejecución es el compromiso de los involucrados en realizar una seria y adecuada planificación, preparación y capacitación de los equipos para ejecutar lo anteriormente planteado.
Así, al utilizar la metodología PDCA en tus procesos, garantizarás una mayor seguridad para tus empleados, reduciendo costos, evitando pérdidas y logrando siempre resultados positivos.
¿Te pareció interesante este contenido? Compártelo en tus redes sociales y llévalo a tus compañeros de trabajo.
