Cualquiera que trabaje con mantenimiento sabe lo difícil que es invertir en estrategias que optimicen el proceso de trabajo, ayudando no solo en la delegación de tareas, sino también en la buena gestión del tiempo y de los recursos disponibles. Aunque es un reto, existen muchas metodologías que ayudan en el día a día, como el Diagrama de Gantt.
Como su nombre lo indica, es un gráfico que permite la visualización de las tareas a desarrollar y el intervalo de tiempo necesario para realizarlas. Esto facilita el seguimiento de cada actividad, lo que simplifica la delegación de tareas y el seguimiento del tiempo.
Para que conozcas todas sus funcionalidades y disfrutes de los beneficios que tiene para tu trabajo, hemos desarrollado este artículo con la información principal sobre el Diagrama de Gantt. ¡Vea!
¿Qué es el Diagrama de Gantt?
Incluso antes de entender cuáles son las mejores funcionalidades de esta herramienta, es fundamental conocer su concepto, ¿estás de acuerdo? Desarrollado por Henry Gantt a principios del siglo XX, el instrumento se caracteriza por ser un gráfico de barras que organiza visualmente el cronograma de un determinado proyecto, es decir, con colores e información objetiva.
Por lo tanto, el Diagrama de Grantt es el instrumento que enumera todas las actividades que deben realizarse en el eje vertical e ilustra los intervalos de tiempo en el eje horizontal. En este sentido, cada actividad tiene una barra horizontal que muestra su duración. Es a través de esta visualización que se puede optimizar el trabajo de gestión.
Te explicamos por qué: cuando se comparte con el equipo, esta herramienta permite un seguimiento profundo de las tareas de cada empleado, lo que ayuda a identificar los proyectos que están en curso y su finalización prevista. Cuando pensamos en el ámbito del mantenimiento, se hace mucho más fácil dejar el trabajo correctivo e invertir en el predictivo y preventivo.
¿Qué es el Diagrama de Gantt en la gestión de proyectos?
No podemos negar que el Diagrama de Gantt ha experimentado una gran evolución en los últimos años. Con sus raíces en el siglo XIX, la herramienta se originó a partir de una antigua estrategia de gestión: armonograma (harmonogram. En este caso, solo organizaba el flujo de trabajo de cada empleado, aunque permitía a todo el equipo monitorear el progreso de las actividades.
Fue, entonces, con Henry Gantt que el armonograma se convirtió en una herramienta más eficiente, y hoy en día muchas personas lo adaptan para satisfacer las demandas de su organización. Esto significa, entonces, que es altamente flexible y se puede aplicar en diferentes contextos, desde administrativos hasta financieros y personales.
Bien, pero ¿cuál es la relación entre él y la gestión de proyectos de mantenimiento? Hoy en día, muchas empresas buscan optimizar el tiempo de trabajo de cada empleado, así como gestionar correctamente sus funciones con el fin de maximizar los recursos disponibles. El Diagrama de Gantt, entonces, se ha convertido en una excelente alternativa para plantear esto.
Es a través de sus características que el equipo identifica al empleado más adecuado para asumir la responsabilidad de una determinada tarea, evitando sobrecargar a otros compañeros y explorando positivamente las competencias de todos los profesionales.
¿Cómo se hace un diagrama de Gantt?
En el último tema comentábamos que las funcionalidades de esta herramienta permiten la delegación de tareas identificando el potencial de cada profesional, ¿recuerdas? Esto se debe a que brinda una vista fácil de los caminos a seguir, ya sea para tareas de mantenimiento o para otros equipos involucrados en el proyecto.
Así, el Diagrama de Gantt le permite al gestor tomar decisiones rápidamente, estimulando su razonamiento lógico en relación con el trabajo, los descansos del equipo y, por supuesto, la disponibilidad de recursos materiales para realizar correctamente cada actividad. Por lo tanto, puede verificar fácilmente los siguientes procesos:
- fecha de inicio del proyecto;
- cuáles son las tareas de la iniciativa;
- quién está trabajando en cada tarea;
- cuándo comienzan y terminan las tareas;
- cuánto tiempo llevará cada tarea;
- cómo se agrupan, superponen y vinculan las tareas entre sí;
- fecha de finalización del proyecto.
¿Cuál es la función del diagrama de Gantt?
Para que todo esto pueda ser analizado, hay varias características presentes en el gráfico. En los siguientes temas, explicaremos los más importantes que ayudarán a su empresa a mejorar la gestión del mantenimiento.
Organización de actividades
Ya hemos explicado que todas las tareas del proyecto, cuando se aplican en el Diagrama de Gantt, se segmentan de forma organizada para permitir la visualización de su desarrollo y ejecución, así como el plazo de finalización. Esta pequeña actitud desglosa cada paso del proyecto, facilitando la identificación de errores y aciertos.
Esto apoyará las estrategias futuras, ya que podrá analizar qué actividades no se realizaron bien y sus razones, además de resaltar las habilidades de cada profesional responsable de su tarea. Poco a poco, su gestión toma forma y su trabajo gana reconocimiento.
Distribución de tareas
Poder identificar quién es el responsable de la etapa del proyecto es una ventaja que pocos instrumentos ofrecen. Además de delegar actividades, el gestor logra fomentar la colaboración entre el equipo, haciendo que cada profesional tenga su responsabilidad y, en consecuencia, se sienta motivado para realizar un buen trabajo.
Planificación de plazos
La definición de plazos proporciona un control eficiente de las actividades, tanto para el gestor como para los empleados. El Diagrama de Gantt permite entonces la identificación de intervalos de tiempo para cada tarea, favoreciendo la priorización de ciertas actitudes para que el proyecto se complete a la perfección, además de resaltar indicadores de mantenimiento.
Además, con su uso constante, obtienes herramientas de optimización del trabajo, ya que puedes identificar las mejores formas de estructurar una tarea, delegar funciones y establecer plazos. Esto evita una mala escala de fechas y asegura un trabajo eficiente.
Integración del equipo
Para concluir, no podíamos dejar de hablar de integración de equipos. Con las transformaciones del Diagrama de Gantt, muchas empresas lo han adoptado como una herramienta para acercar a los profesionales. Después de todo, la mayoría de los proyectos organizacionales exigen un vínculo entre diferentes sectores, dando lugar a actividades interdependientes.
Así, con esta herramienta, todos los empleados pueden seguir el estado de la iniciativa, controlando la programación y ayudando a los profesionales responsables de la etapa actual. Como resultado, tenemos un grupo saludable y motivado que sabe trabajar en equipo con facilidad.
Beneficios del Diagrama de Gantt
Hablamos mucho de la planificación y organización del mantenimiento con respecto a la preparación de las actividades a realizar en un futuro próximo o no. El diagrama de Gantt es una importante herramienta visual que permite realizar todo el proceso de planificación con más claridad, objetividad y organización del mantenimiento del día a día.
El Diagrama de Gantt aporta mayor claridad a los procesos, ya que es posible reunir varias informaciones de mantenimiento en un solo lugar, facilitando así la comprensión de todo el proceso.
Otro beneficio que podemos citar del Diagrama de Gantt es la optimización del tiempo para los gestores. Con toda la información recopilada, la visualización y resolución de problemas ocurre en un tiempo mucho más corto que con información suelta y desconectada. De esta manera, la organización de actividades se realiza de una forma más asertiva.
Para los gestores de mantenimiento, poder visualizar todas las partes del proyecto de una manera más organizada les ayuda a tomar decisiones que pueden estar más enfocadas de acuerdo con la información.
¿Cómo utiliza Engeman® el Diagrama de Gantt?
Ante tantos beneficios, es común cuestionar cómo las empresas utilizan este dispositivo. En Engeman®, el Diagrama de Gantt está indicado para cualquier proyecto que presente tareas ordenadas en el tiempo, es decir, que tengan un inicio y un final definidos. Así, puede visualizar y reprogramar el control de la Orden de Trabajo (O.T.) a través de ilustraciones diarias, semanales o mensuales.
Por ejemplo, la herramienta ofrece una pestaña donde puede elegir los filtros que se mostrarán en la plataforma. Por lo tanto, si desea buscar una fecha programada de O.T., simplemente seleccione el método de visualización (cronológico o temporal). Yendo más allá, también puede determinar el modelo de agrupamiento que se muestra eligiendo entre:
- aplicación y su localización;
- sector ejecutante;
- funcionario responsable;
- cargo del responsable.
Si bien la planificación de mantenimiento es la más avanzada del mundo, la probabilidad de que se ajuste al 100% es remota y siempre necesitaremos trabajar sobre los servicios ya generados para cambiar una fecha de ejecución, asociar una persona disponible al servicio, entre muchas otras variables externas que pueden afectar el desempeño diario.
Para eso, también podemos contar con Engeman®, porque funcionalidades como Visualización/Reprogramación de O.T.s en Gantt, por ejemplo, pueden llevar esta practicidad a manos de analistas de mantenimiento que podrán visualizar los trabajos en secuencia, identificar si hay ya hay mano de obra programada para ejecución o si ya hay ejecución, reprogramar las horas de inicio o finalización de los servicios e incluso un cambio completo de período.
En la siguiente figura, puede ver una programación de O.T. Gantt en el software Engeman®:
Figura 1 – Diagrama de Gantt – Client/Server Engeman®
En Engeman® también es posible tener acceso a esta información a través de la Web, con acceso desde cualquier lugar:
Figura 2 – Diagrama de Gantt – Engeman® Web
Si bien es un desafío invertir en estrategias que optimicen el proceso de trabajo, como la delegación de tareas, el buen manejo de los recursos organizacionales y la automatización de servicios, el Diagrama de Gantt es una excelente alternativa que potencia tu desempeño. Al permitir la ilustración de proyectos en curso, posibilita la construcción de actividades eficientes que muestran un camino claro a seguir.
Y mira, esta es solo una de las funcionalidades que se pueden usar para administrar el mantenimiento diario. Para ver más, contáctenos y solicite una demostración.
