Inventario de Stock: ¿por qué es tan importante en el mundo del mantenimiento?

¿Qué es el Inventario de Materiales?

El Inventario de Materiales es la verificación del stock, contándolo y enumerando todos los productos almacenados. La función principal del inventario es identificar lo que hay en stock, para luego definir qué será necesario comprar y también enumerar si ha habido pérdidas de mercancías.

Como mejores prácticas, el equipo de gestión de stock y el equipo de gestión de mantenimiento deben trabajar juntos para alinear los puntos comunes. Por ejemplo:

• Definir la cantidad mínima y máxima de stock para cada material: esta definición está ligada a “N” factores como el costo del material, su importancia en el mantenimiento, su rotación, su condición de almacenamiento, el espacio ocupado e incluso sus proveedores.
• Definir el consumo y la rotación de tu stock: este paso está directamente relacionado con el primero, ya que el consumo y la rotación serán diferentes para cada material. Posiblemente los materiales con mayor rotación y consumo se repondrán con mayor frecuencia.
• Gestión del almacén: implica estudiar la organización física del almacén de mantenimiento, con el fin de agilizar su retirada cuando sea necesario, teniendo en cuenta, por supuesto, la seguridad tanto del personal que se desplaza por el entorno para evitar accidentes laborales, como de la seguridad de la parte que a menudo tiene un valor considerable.

Responsabilidades del gestor de stock para el control de inventario

Hemos mencionado varias veces las responsabilidades y deberes del equipo de mantenimiento y su importancia para la gestión del mantenimiento. Siempre enfatizamos lo importante que es mantener registradas todas las actividades realizadas, y una planificación estructurada permite extraer informes esenciales para la toma de decisiones.

Con el equipo responsable de la gestión de inventario, no es diferente. Hay responsabilidades que recaen exclusivamente en el equipo de control y gestión de stock. Y si lo hacen con maestría, seguro que toda la empresa saldrá beneficiada. Existen técnicas de gestión que facilitan este control.

Pero antes de aplicar cualquier metodología, el gestor de stock debe prestar atención y responder preguntas como:

1. ¿Qué importancia tienen los artículos en el stock?

Esta pregunta puede ser la más importante de las siguientes, que es comprender la importancia de cada artículo en stock. Responder esta pregunta ayudará al gestor de stock a tomar decisiones. Ejemplo: Quizás haya piezas que cuesten mucho y no se produzcan ni entreguen a nivel nacional.

Cuando identifica una necesidad de compra, es posible que pasen semanas hasta que se entregue. Si es una pieza imprescindible para el funcionamiento de una maquinaria que trabaja sin interrupciones, el equipo de producción tendrá problemas. Por tanto, cuando el gestor de stock conozca la importancia de esa pieza en stock, prestará atención a todos los detalles y se organizará en cuanto a su reabastecimiento.

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2. ¿Qué artículos deberán mantenerse en stock?

Una vez conocida la criticidad de cada pieza, esta es una cuestión muy importante que debe alinearse con las necesidades del equipo de mantenimiento. Es necesario considerar los ítems presentes en el mantenimiento planificado, pero principalmente, el stock debe contener los materiales, piezas e insumos imprescindibles para el mantenimiento correctivo no planificado, ya que esto impacta la producción.

3. ¿Cuándo es el momento adecuado para rellenarlo?

También debe estar de acuerdo con la gestión de mantenimiento, que, en base a tu planificación, es capaz de informarte cuando necesitarás determinados materiales que no están en tu stock. De esta forma, la empresa planea comprar en el momento adecuado. Esto impacta directamente en la gestión financiera, que es capaz de planificar el flujo de caja.

4. ¿Qué mantener en stock de seguridad?

El stock de seguridad no es más que definir la cantidad mínima de insumos o productos necesarios en caso de una emergencia. Cuando se trata de mantenimiento, las emergencias pueden ser diversas. Por lo tanto, el gestor de stock y de mantenimiento deben estudiar juntos y comprender qué margen de seguridad deben mantener para cada ítem.

Las piezas pequeñas, como los tornillos, pueden tener una cantidad mayor que las piezas como los rodamientos que ocupan más espacio. Sin embargo, la cantidad de piezas en stock debe estar alineada con las emergencias y la rotación.

Metodologías que ayudan con el inventario de stock

Una vez alineadas las particularidades, será posible tener una gestión de inventarios más asertiva. Y para facilitar aún más este proceso, existen metodologías que se pueden aplicar. Vea algunos que son relevantes para el proceso a continuación:

• Método OPEX: la empresa puede monitorear el desglose de los costos básicos, es decir, comprender la asignación de cada costo, para luego llegar a su presupuesto total. Por ejemplo, se puede aplicar el método “OPEX”, que significa “Operational Expenditur” o gastos operativos.

Hablando de stock de mantenimiento, se refiere a comprender el costo de adquisición y almacenamiento de sus materiales. Por lo tanto, está claro que cuantos más servicios impliquen sustitución de piezas, por ejemplo, mayor será el costo de adquisición de stock. Armada con esta información, la empresa se organiza financieramente para mantener su stock al día, pero sin perjudicar la salud de tu negocio.

Para la gestión de stock propiamente dicha, existen métodos como:

• Método LIFO: abreviatura del acrónimo “Last In, First Out”, que en la práctica sería “el último material en entrar es el primero en salir”. Este método se utiliza para la gestión de inventario, y su idea es que los materiales que ingresaron últimos a tu stock sean los primeros en salir. Lógicamente su aplicación irá en función de las necesidades de la empresa, a qué material se refiere, etc.
• Método FIFO: que significa “First in, Fist out”, es decir, el primer material que entre a tu stock será el primero en salir”. De esta forma, tu stock estará organizado de forma que el primer ítem adquirido sea el primer producto que se utilice para mantenimiento. Este método es muy utilizado para productos o insumos que tienen fecha de vencimiento o garantía, por ejemplo.
• Curva ABC: tiene como objetivo analizar y clasificar los ítems de tu stock en función de tu prioridad. La curva ABC te ayuda a tomar decisiones más informadas y estratégicas, lo que permite que tus recursos se centren en las áreas donde tienen mayor impacto y valor.
• Método Just in Time: traducido al portugués significa “justo a tiempo”, es decir, la empresa compra, por ejemplo, la cantidad exacta de un material para ser utilizado en ese mantenimiento específico. Es común utilizar esta metodología para controlar materiales de alto valor agregado, su registro se mantendrá en stock únicamente para consumo directo.

¿Cuáles son los principales beneficios de realizar una gestión de inventarios para mantenimiento?

Además de la reducción de costos ya mencionada anteriormente, podemos mencionar otros beneficios al realizar una gestión eficiente del stock.

• Mejor planificación del mantenimiento: el gestor de mantenimiento será más asertivo a la hora de calcular, por ejemplo, los tiempos y costos previstos para realizar las actividades descritas en cada plan, sabiendo que un determinado material se encuentra en stock o su entrega prevista.
• Mayor disponibilidad de tus máquinas y equipos: impacta la producción e incluso la vida útil del activo. Sabemos que cuanto mayor sea la disponibilidad de máquinas, menor será la interferencia en la producción. Afectar el cronograma de mantenimiento preventivo por falta de material en stock puede causar daños graves a tu maquinaria o quizás, por la falta de mantenimiento en la fecha programada, provocar daños irreversibles. ¿Y todo esto, sólo porque no gestionaste el stock necesario para realizar el mantenimiento? ¡No parece una elección inteligente!

Por lo tanto, la gestión de stock es muy importante en nuestro universo del mantenimiento y para que se lleve a cabo es necesario un inventario de materiales.

¿Cómo hacer la gestión de stock en el Engeman®?

Engeman®, que es una herramienta CMMS/GMAO, hace la gestión de stock de materiales utilizados en el mantenimiento. La gestión de stock se puede realizar en Engeman® de la siguiente manera:

• A través del envío de alertas de stock mínimo de materiales;
• Generación de informes sobre materiales a reabastecer;
• Información sobre el consumo de materiales utilizados en las órdenes de trabajo;
• Control de la validez de los materiales;
• Seguimiento de tus solicitudes por orden de trabajo;
• Control del inventario e incluso del porcentaje de aciertos de cada inventario realizado;

Engeman® también permite monitorear los registros de garantía de los materiales informados en las órdenes de trabajo.

Conclusión

No hay un método mejor que otro, sino el mejor para tu empresa. Puede ser necesario aplicar más de un método debido a la diversidad de materiales en tu stock, necesarios para la gestión del mantenimiento. Por lo tanto, tu empresa necesita estudiar todas las posibilidades y definir la mejor directriz.

Además de estas metodologías, es fundamental que este tipo de empresas utilicen software de gestión de materiales y, sobre todo, que esta gestión se realice simultáneamente con la gestión del mantenimiento. Para lograrlo, contar con una herramienta GMAO que además de gestionar el stock, facilita mucho el trabajo de ambos sectores.

Si tu empresa necesita mejorar el control de stock de mantenimiento, nuestro software puede ser el aliado que estás buscando. Programa una reunión para conocer más detalles sobre Engeman® y comienza a implementar una mejora más en tu empresa lo antes posible.