La reducción y control de costos están entre los principales objetivos de las empresas para mantenerse activas. Estos objetivos se vuelven más latentes cuando el mercado, de forma segmentada o general, atraviesa una crisis provocando una reducción en el consumo de la población, en estos casos la planificación y el control de costos pueden ayudar.
Independientemente de la existencia de una crisis financiera, las empresas buscan formas de ser más productivas. Incluso las organizaciones que siguen cerrando nuevos negocios tienen dificultades para ampliar sus estructuras y obtener recursos para innovar.
Por ello, elaboramos este artículo que aborda la importancia de planificar y controlar los costos en tu empresa. ¿Estás interesado? ¡Sigue leyendo!
¿Por qué planificar los costos?
Una empresa que tiene una visión estratégica comprende la importancia de la planificación de costos. Esta actividad ayuda a formar la base de casi todas las operaciones comerciales, independientemente del nivel. La planificación se aplica a los responsables de crear, gestionar y mantener un negocio.
Cuando una empresa se basa en la planificación, cada etapa de él contribuye al correcto desarrollo de las actividades que se realizarán. Estos son los procesos creados para que se logren objetivos predefinidos. Esto permite resaltar las etapas fundamentales del trabajo para que se alcancen los objetivos.
La planificación también implica costos y necesita recibir un mayor control para que todo lo planeado pueda ejecutarse. En él es necesario definir costos, recursos necesarios (humanos y materiales), cronograma y otras necesidades para transformar los planes en realidad.
¿Cuál es la relación entre planificar y reducir costos?
Cuando los procesos están bien sistematizados, es decir, planificados, organizados y seguidos con base en reglas establecidas, contribuyen al logro de los objetivos propuestos.
Sabemos que los precios de los productos y servicios muy demandados acaban siendo superiores a los poco buscados. Por tanto, buscar recursos sólo cuando es necesario acaba no resultando en un ahorro inteligente para el negocio. Dada la necesidad, puede que haya pocas opciones disponibles.
Digamos que la empresa donde trabajas necesita nuevos equipos específicos para el mantenimiento de una flota de vehículos. En estos momentos la demanda de nuevos equipos puede ser baja y ello se refleja en su precio medio en el mercado. Si la demanda aumenta repentinamente, el precio seguirá este índice y esto se reflejará en el total gastado en el producto. Si se produce bajo demanda la situación tiende a empeorar, ya que el factor de urgencia implica más gastos.
Cuando te das cuenta de que el equipo actual ya no funciona correctamente, lo más prudente es llamar a un equipo para que se encargue de reemplazarlo. Esto evita que su servicio de mantenimiento se interrumpa durante el período de reemplazo de la máquina, reduciendo el impacto en los costos.
La planificación también contribuye directamente al control de costos, ya que es posible identificar dónde se asignará cada recurso. Este es un factor de garantía de calidad en los procesos productivos.
¿Cómo afecta la planificación, reducción y control de costos a la visión de futuro de la empresa?
Para operar de manera sostenible, la empresa necesita optimizar sus propios costos, que deben ser inferiores a los ingresos. Por este motivo, es imposible buscar la reducción de costos de forma retroactiva, siendo necesaria planificación y control para que esto se produzca en el futuro.
La planificación de costos surge cuando las ideas y los métodos se organizan en base a datos e información recopilados en el pasado. Son ellos quienes permiten trazar estrategias de futuro. Al recopilar datos del historial de la empresa, evaluando cómo se comportaron con las estrategias adoptadas en cada período, de igual manera podrás ver todas las acciones que tuvieron éxito o no.
El cruce de datos, que se obtiene a través de informes de gestión. Agregue esto al mapeo de procesos para alcanzar el máximo nivel de conocimiento.
Este ejercicio de investigación también destaca los procesos que tienen problemas, facilitando la identificación de los puntos necesarios para optimizarlos. Esta optimización, cuando se realiza centrándose en la productividad, hace que los procesos sean más productivos.
La planificación y el mapeo de los procesos todavía implican el conocimiento y la composición de cada costo en la rutina de la empresa.
¿Cuál es la relación entre el control de costos y la toma de decisiones?
Sólo las empresas que planifican y controlan costos son capaces de tomar las mejores decisiones a la hora de reducir gastos. Líderes y gestores que eliminan procesos, despiden personas y cambian la rutina de la empresa sin tener una base.
Saber qué se puede eliminar, reforzar u optimizar es fundamental para tomar decisiones de forma inteligente. De lo contrario, la reducción de costos puede llegar al corazón del negocio, es decir, a las actividades esenciales que garantizan la calidad de los procesos productivos.
Considere la reducción y el control de costos como factores vinculados a la planificación y el mapeo de procesos. Si la empresa necesita reducir costos, invite a otros gestores a tener una conversación franca.
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