Las actividades debidamente planificadas ayudan a cualquier empresa a hacer frente a posibles imprevistos como interrupciones en el suministro de materiales o problemas operativos.
Uno de los principales errores que cometen las empresas es no prever los costos de mantenimiento. Considerando el sector del mantenimiento como un factor decisivo en el éxito de la empresa, la gestión, seguimiento o control de los costos reales es fundamental para evitar sorpresas desagradables.
En este artículo, explicaremos los beneficios de la previsión de costos y cómo empezar a implementarla ahora mismo con la ayuda de una herramienta eficaz. Así que, ¡sigue leyendo!
Previsión de costos de mantenimiento
El análisis de los costos de mantenimiento es muy útil y necesario, sin embargo, en la actualidad hay una demanda extra muy importante. Hoy, el PCM también necesita estar al tanto de la previsión de costos. No basta con saber si hay stock, personal o si la producción está preparada para la interrupción.
La previsión de costos de mantenimiento es el proceso de proyectar los próximos gastos necesarios para mantener las operaciones en funcionamiento. Si bien no es una tarea fácil, apropiarse de presupuestos de mantenimiento adecuados es fundamental para la eficiencia del negocio.
El control debe cubrir los costos, ya que la inversión de las empresas del sector del mantenimiento ha crecido considerablemente en la última década. Algunos ejemplos que pueden ayudar con esta predicción son:
- Mano de obra;
- Piezas (stock);
- Subcontratación;
- Parada de producción (disponibilidad).
Por lo tanto, es importante que la previsión de costos se realice después de la planificación del mantenimiento. Si se hace antes de la planificación, puede generar inconsistencias y recursos limitados. En resumen, el cronograma de mantenimiento que es el reflejo de los planes (periódico, acumulativo, predictivo, etc.), generará la necesidad de recursos, y a partir de estos, la previsión de costos.
La previsión generará la demanda de contratación de mano de obra, ya sea interna o tercerizada, la planificación de la compra de repuestos y la adecuación entre producción y mantenimiento. Con estos datos en mano, se inicia el análisis gerencial, buscando información sobre cuánto forma parte este valor de la meta establecida, si está por encima o por debajo de la meta, la necesidad de horas extras, etc. La dirección definirá el tratamiento a adoptar, alineado con el objetivo y metas de la empresa.
¿Cuáles son los costos de mantenimiento?
En primer lugar, debemos comprender qué se puede considerar como costo de mantenimiento. Costo de mantenimiento, nada más que:
- Costo de mano de obra;
- Costo con herramientas;
- Costo con materiales de repuesto (piezas, insumos);
- Costo relacionado con la depreciación del equipo;
- Costo adicional, es decir, no programado al inicio del mantenimiento
- Costo de la interferencia de parada programada (o no) del equipo.
El problema es que muchas veces, por la falta de indicadores de mantenimiento, el gestor no es capaz de calcular todos los costos con las actividades realizadas. Esto se debe a que el exceso de demandas con las que el gestor tiene que lidiar diariamente muchas veces dificulta el registro de todos los procesos y costos de mantenimiento.
Sin mencionar que, si la empresa no cuenta con un software especializado en registrar historiales de mantenimiento que incluyan sus costos, su control se vuelve muy difíciles. Por lo tanto, los problemas para controlar los costos de mantenimiento pueden ser perjudiciales para su empresa.
Ya sabemos qué son los costos de mantenimiento, pero para una mejor comprensión podemos clasificarlos en costos directos, indirectos e inducidos.
¿Cuáles son los costos directos del mantenimiento?
Los costos directos se refieren a los recursos asignados al servicio de mantenimiento, por ejemplo:
- Costo de mano de obra,
- Costo con herramientas,
- Costo de repuestos e insumos.
Es decir, son costos relacionados con la operación del día a día.
¿Cuáles son los costos indirectos del mantenimiento?
Los costos indirectos de mantenimiento están relacionados con la depreciación del equipo, es decir, su pérdida de valor en relación con su tiempo de uso.
Otro destaque del costo indirecto está relacionado con la pérdida de producción, que tiene que ver con paradas no deseadas de equipos que provocan interferencias en la producción, lo que sin duda es una pérdida para la empresa.
¿Cuáles son los costos inducidos del mantenimiento?
También tenemos los costos de mantenimiento inducidos, los cuales provienen de costos extras no programados como:
- Errores de mantenimiento;
- Retrasos en las actividades por falta de mano de obra, materiales por mala gestión;
- Desperdicio (de tiempo y recursos), entre otros.
Vale la pena señalar que es fundamental conocer estas clasificaciones de costos para un mejor análisis y un control más eficiente.
¿Cómo calcular los costos de mantenimiento?
Ahora que conocemos las clasificaciones de los costos de mantenimiento, debemos entender cómo calcularlos.
Es fácil medir el costo de una pieza de repuesto. Al informar su monto gastado en un mantenimiento específico, tendrá el costo de los materiales. Pero, ¿y para medir los costos de mantenimiento con mano de obra, por ejemplo? Necesitarás información como:
- Escala de horario de los empleados y valor de la hora-hombre para calcular los costos de mano de obra en comparación con el tiempo de ejecución. Así como calcular sus horas extras, si las hubiere;
- Movimientos de ausencias de los empleados, con el fin de programar mantenimientos en función de la disponibilidad de su equipo, sin comprometer el tiempo de ejecución de cada actividad.
Otro reto para los gestores de mantenimiento es el hecho de calcular la interferencia en una parada no programada. Es fundamental contar con indicadores del tiempo promedio entre fallas y reparaciones y el valor monetario de estas interferencias en la producción.
Es necesario tener conocimientos de:
- Cuál es la cantidad producida por hora por el equipo;
- Cuál es el tiempo de inactividad programado o no programado para cada equipo.
Sin mencionar que es necesario tener registrados los costos incurridos en el mantenimiento, lo que muchas veces no es fácil de detectar por parte del gestor, a menos que tenga un control minucioso o cuente con una herramienta especializada.
Beneficios de la previsión de costos de mantenimiento
La previsión de los costos de mantenimiento es extremadamente importante para el éxito de los negocios. Ayuda a crear transparencia en los costos operativos, además de facilitar la toma de decisiones efectiva para administrar los costos de mantenimiento.
Realizar la planificación del mantenimiento tiene como objetivo ayudar a definir los recursos que se necesitarán en el futuro, es decir, mejorar la previsión de costos, para no tener sorpresas a la hora de realizar el mantenimiento.
Además, reduce las sorpresas desagradables en los informes financieros y permite tomar decisiones precisas sobre qué activos necesitan más atención. Esto puede ayudar a identificar áreas que requieren una inversión adicional antes de que ocurran o se agraven los problemas.
La importancia de los Informes e Indicadores
Para que todos los costos puedan ser correctamente analizados, corresponde a la empresa disponer de los más diversos informes e indicadores, que se pueden extraer de forma muy flexible, en periodos libres (días, meses, trimestres, etc.) sobre cualquier costo centro, área, equipo o sucursal.
A continuación, se presenta una lista de los indicadores considerados más importantes:
- MTBF – Mean Time Between Failures o Tiempo Medio entre Fallas;
- MTTR- Mean Time Between Repair o Tiempo Medio entre Reparos;
- Disponibilidad de máquinas;
- Confiabilidad;
- Costo por tipo de mantenimiento (preventivo, correctivo, predictivo u otros);
- Costos con stock;
- Costos de Hombre-Hora;
- Costos con interferencia en el proceso de producción;
- Costos con servicios tercerizados;
- Volumen de Órdenes de Trabajo por estado;
- Horas de máquina parada.
Herramienta de gestión de costos de mantenimiento
Una opción asertiva para estimar la previsión de costos es optar por un software especializado en mantenimiento, conocido como CMMS/GMAO, que, además de controlar los costos de mantenimiento, proporciona indicadores generales de mantenimiento.
Un Software CMMS/GMAO, como Engeman®, visualiza todos los movimientos de los equipos, controla sus planes de mantenimiento, toda la vida útil de sus activos, con información sobre fecha de adquisición, precio de compra y disponibilidad de estos equipos.
Engeman® cuenta con más de 280 informes de gestión de mantenimiento para facilitar todo el proceso de gestión y así aumentar la confiabilidad de su negocio.
Conclusión
Sabemos que el sector del mantenimiento trabaja con vehemencia para aumentar la vida útil de los equipos y consecuentemente prevenir la incidencia de fallas. Y la mejor manera de lograr este objetivo es a través de controles de costos de mantenimiento.
Ante esto, vale la pena señalar que cada empresa tiene realidades y necesidades diferentes de acuerdo con sus estrategias. En consecuencia, es importante contar con una herramienta de control que ofrezca flexibilidad en la creación de nuevos informes e indicadores.
Conozca Engeman® y comprenda por qué nuestros clientes obtienen resultados fantásticos en la gestión y el control de los costos de mantenimiento con nuestra solución.
