Cuando escuchas la palabra “auditoría”, probablemente lo primero que viene a tu mente es “burocracia”.
Eso se debe a que la auditoría tiene como objetivo analizar y documentar si las acciones que se están ejecutando son correctas. De lo contrario, suelen aplicarse medidas correctivas o ajustes para asegurar que todo esté alineado con lo que fue propuesto para determinada actividad.
Sin embargo, la auditoría no tiene por qué ser un proceso burocrático. Basta con que los auditados estén atentos y dispuestos a colaborar con los auditores en lo que sea necesario para que todo fluya de forma tranquila y eficiente.
Si tú y tu equipo entienden que la auditoría busca mejorar los procesos de la organización, estandarizando prácticas y aumentando la eficiencia interna, los beneficios para tu empresa serán evidentes.
Un buen ejemplo de eso es la auditoría basada en la metodología 5S. En este artículo te contamos cómo se aplica esta metodología durante una auditoría y por qué es tan eficaz para organizar tu empresa. ¡Sigue leyendo!
¿Qué son las 5S?
Las 5S son una metodología de origen japonés enfocada en aumentar la productividad, reducir accidentes, mejorar la calidad de los productos y mucho más. Lo mejor es que se basa en técnicas simples y de bajo costo.
El nombre 5S proviene de cinco palabras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, que representan prácticas aplicadas para generar mejoras continuas en el ambiente de trabajo.
¿Qué es una auditoría 5S?
La auditoría 5S funciona como un indicador dentro de la organización, ya que permite verificar si los principios del método están siendo aplicados correctamente y si se mantienen a mediano y largo plazo.
Con ella, puedes analizar el nivel actual de implementación y dar seguimiento a su evolución. Además, contribuye a la mejora continua. Después de una auditoría, es posible evaluar cuán consolidada está la implementación de los 5S y si todos los principios están en funcionamiento.
Este tipo de auditoría debe ser realizada por personas con experiencia, pero diferente a otras auditorías —como las fiscales—, si tu empresa no cumple con alguno de los ítems evaluados, no será penalizada. En cambio, en la siguiente auditoría, esos puntos volverán a ser analizados, permitiendo medir la evolución y fomentar mejoras.
¿Qué es una auditoría 5S en mantenimiento?
La auditoría 5S aplicada al mantenimiento tiene como objetivo evaluar cómo se están utilizando los cinco principios de la metodología en este entorno, asegurando operaciones más eficaces y eficientes.
No se trata solo de revisar la organización física del espacio, sino también los procesos y el comportamiento del equipo de mantenimiento. Con esta auditoría, puedes identificar oportunidades de mejora relacionadas con el orden de herramientas, documentación, reducción de desperdicios, seguridad laboral y optimización de procesos.
Beneficios de la auditoría 5S
Los beneficios están directamente vinculados a la correcta aplicación del método. Si tu empresa aprueba una auditoría 5S, significa que ya implementaste prácticas como:
Equipos en buen estado
Espacios limpios y organizados
Señalización adecuada en áreas de circulación
Prevención de accidentes
Mayor productividad
Mejores condiciones de trabajo
¿Cómo pueden prepararse los auditados para una auditoría 5S?
Ya comentamos que es fundamental que los auditados colaboren con los auditores y les proporcionen toda la información y recursos necesarios. Aquí tienes un checklist que puede ayudarte:
1. Familiarízate con el área auditada: como se trata de una auditoría 5S, revisa la metodología periódicamente y, si es necesario, ajusta procesos y realiza nuevas capacitaciones con el equipo para resignificar cada uno de los principios de forma alineada con tu empresa.
2. Verifica los criterios de auditoría: asegúrate de saber cuándo se llevará a cabo la auditoría para preparar al equipo adecuadamente. No se trata de esconder problemas, sino de adaptarse a lo necesario.
3. Revisa el informe anterior: entender la perspectiva del auditor y las observaciones anteriores te ayudará a corregir debilidades. Aunque no haya penalización, es clave trabajar sobre los puntos señalados.
4. Proporciona los recursos necesarios: si en tu empresa es obligatorio el uso de EPP (equipos de protección personal) para acceder a ciertas áreas, asegúrate de tenerlos disponibles, junto con portapapeles y otros materiales útiles para la auditoría.
¿Cómo pueden prepararse los auditores para una auditoría 5S?
Así como los auditados, los auditores también tienen responsabilidades. Aquí va un checklist pensado para ti que vas a auditar:
1. Prioriza la funcionalidad: enfócate en si los procesos funcionan. Algunos auditores se fijan solo en detalles estéticos, como si los muebles son del mismo color, pero lo importante es si esos detalles realmente afectan la eficiencia y el orden en el entorno.
2. Investiga sobre la empresa: conoce sus valores, cultura organizacional y el propósito de su negocio. Para que te respeten como auditor, demuestra también tu respeto y conocimiento sobre la empresa.
3. Revisa el último informe de auditoría: aunque tú mismo lo hayas elaborado, revisarlo te ayudará a entender el contexto y evaluar avances.
4. Sé imparcial: basa tu auditoría en datos, observaciones y experiencia. No te dejes influenciar por la simpatía o antipatía de las personas auditadas. Sé justo, objetivo y profesional.
¿Cómo Engeman® te ayuda a aplicar el método 5S?
Ahora que ya conoces la importancia de aplicar las 5S y realizar auditorías, veamos cómo nuestro software puede ayudarte a poner esta metodología en práctica.
Un buen punto de partida es el área de mantenimiento, comenzando con una planificación por zonas. Por ejemplo, puedes empezar por el taller.
1. Seiri (Clasificar): organiza herramientas según su frecuencia de uso y elimina lo innecesario. Puedes clasificarlas por colores:
- Verde: uso frecuente
- Amarillo: uso moderado
- Rojo: uso ocasional
Cuanto más se utiliza una herramienta, más accesible debe estar. Las de uso ocasional pueden almacenarse en lugares menos visibles, pero todo debe estar claramente identificado.
Con Engeman®, puedes registrar todas tus herramientas, clasificarlas por color y asignarles ubicaciones. Si olvidas dónde está una herramienta, basta con consultar el sistema.
2. Seiton (Ordenar): ¿te imaginas tener todas las órdenes de trabajo numeradas y fácilmente accesibles, sin necesidad de buscar papeles perdidos? Con Engeman®, puedes buscar por el tag de la O.T. o generar reportes e indicadores rápidamente.
3. Seiso (Limpiar): programa planes periódicos de limpieza para equipos y áreas. Engeman® te avisa cuándo debes realizar cada tarea, garantizando que esta práctica se mantenga activa.
4. Seiketsu (Estandarizar): al definir planes de mantenimiento, puedes estandarizar procesos en toda la empresa. Engeman® permite generar Orden de Trabajo de forma manual o automática y consultar reportes clave para el control de mantenimiento.
5. Shitsuke (Mejorar): al fomentar la disciplina y la autonomía del equipo, logras aplicar este principio. Identificar fallas y notificar al sistema con una solicitud de servicio es un excelente ejemplo de práctica 5S en acción.
Conclusión
La metodología 5S, al igual que muchas otras, está probada y lista para aplicarse. Pero para que funcione, es necesario compromiso y disposición al cambio.
Al adoptar y seguir sus principios, puedes transformar tus procesos de mantenimiento, reducir costos, aumentar la productividad y garantizar un entorno de trabajo más seguro y organizado.
En Engeman® trabajamos todos los días para revolucionar el universo del mantenimiento. Nuestra solución está lista para ayudarte.
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