Pensar en lo que se debe hacer para realizar un correcto mantenimiento es más fácil que poner en práctica las ideas. El gestor puede perderse fácilmente en medio de tantos procesos. Por lo tanto, una buena planificación es fundamental.
Una adecuada planificación contribuye a que los indicadores de mantenimiento puedan controlarse y medirse con mayor facilidad, lo que aumenta la productividad de la flota. El riesgo de error humano con controles precisos se reduce drásticamente y esto impacta directamente en la preservación de la vida útil de los activos.
Pensando en la importancia de la planificación del mantenimiento en la gestión de flotas, creamos este post con algunos puntos importantes que debes saber al respecto. ¡Continúa!
Plan de Mantenimiento Preventivo
Es fundamental crear un Plan de Mantenimiento Preventivo, un documento que enumera todos los servicios a realizar en cada vehículo. Obviamente, cada servicio requiere una frecuencia diferente, según el tipo de vehículo y las características específicas del componente. Esta información se puede recopilar a través del Manual del Propietario, que informa las recomendaciones de fábrica.
Así, podemos decir que cada vehículo tendrá su propio Plan de Mantenimiento. Este registro indicará el período de inspección para cada ítem. Considere un caso real, proporcionado en el Manual del Propietario del Classic. Chevrolet recomienda realizar el mantenimiento preventivo cada 10.000 km o 1 año de uso, si no se alcanza este kilometraje en este período.
Entre otras indicaciones, el Plan de Mantenimiento Preventivo del fabricante recomienda lo siguiente en relación con el sistema de refrigeración:
- comprobar el líquido: en todas las inspecciones;
- verificar el estado de mangueras, conexiones, radiador, bomba de agua: cada dos revisiones.
En cuanto al sistema de frenos:
- pastillas y discos de freno: en todas las revisiones;
- lonas y bidones: cada tres inspecciones;
- tubos y mangueras de freno: cada dos controles;
- freno de mano: en todas las inspecciones;
- líquido de frenos: cada dos revisiones.
Obviamente, el equipo de mantenimiento podrá proponer otros temas de intervención de acuerdo con las necesidades de los vehículos, la carga transportada, los clientes y el negocio en su conjunto. Para esto, el gestor puede plantear algunas preguntas, tales como:
- ¿Cuáles son las posibles fallas que pueden ocurrir?
- ¿Qué problemas pueden resultar de estas fallas?
- Para evitar estos fallos, ¿cuál es la frecuencia de mantenimiento más adecuada?
- ¿Qué tipo de intervención se debe llevar a cabo para prevenir estas fallas?
- Si ocurre el problema, ¿qué se puede hacer para minimizar el daño?
A partir de estas acciones, corresponderá al gestor de mantenimiento definir un cronograma con fechas específicas, gestionando la rotación de vehículos y coordinando el trabajo de los profesionales.
Dificultades en la gestión de flotas
Ciertamente, cuando nos referimos a una flota, las dificultades de gestión son mucho mayores, ya que la labor del gestor va mucho más allá de programar inspecciones. También implica la planificación estratégica de rutas y viajes.
Por ejemplo, supongamos que una empresa tiene 10 viajes para realizar una semana, cada uno con diferentes distancias. El negocio cuenta con una flota de 5 vehículos (A, B, C, D y E). Están en niveles de rodaje muy diferentes hasta el próximo mantenimiento. ¿Cómo elegir qué vehículo usar en cada viaje?
Entonces, ¡veamos qué estrategias puede usar el gestor de mantenimiento para respaldar sus decisiones de manera más eficiente!
Consejos para optimizar los procesos de planificación
Al optimizar los procesos de planificación y ejecución del mantenimiento preventivo, el gestor garantiza la reducción de costos y la elevación del estándar de calidad técnica y operativa de los vehículos. Pero, ¿de qué manera puede optimizar su gestión? Mira un paso a paso:
Listar todos los vehículos de la flota:
Esta es la acción más básica. Es el primer paso para hacer un diagnóstico de la infraestructura de la empresa. En el listado, introduce todos los datos de los vehículos, como fabricante, modelo, año, matrícula, kilometraje total, datos de la última revisión, etc. Esta información se puede registrar en una planilla o en un software especializado, para que el gestor tenga una visión amplia y total de estos activos de forma organizada.
Crear informes de gestión mensuales:
En otra planilla o en el ambiente apropiado del software CMMS/GMAO utilizado, se deben ingresar los datos sobre los gastos de combustible de cada vehículo y los costos relacionados con el mantenimiento. También es importante registrar el kilometraje por cada gasto de combustible. Así, será posible conocer el consumo medio de los vehículos, identificando cuáles funcionan o gastan más, además de detectar aquellos que tienen un consumo superior a la media. Recuerde que estos informes se pueden generar fácilmente utilizando un software de gestión de mantenimiento, ya que todos los procesos están automatizados.
Implementar programas de capacitación
El elemento principal de un vehículo es su conductor, y su comportamiento es determinante para determinar la seguridad y el buen desempeño de toda la operación. El comportamiento del conductor al volante puede reducir el consumo de combustible, la necesidad de mantenimiento correctivo y la ocurrencia de multas. A través de capacitaciones periódicas, el gestor promueve el respeto por las normas de tránsito y la vida, y ayuda a los conductores a evitar malas prácticas de conducción, como aceleraciones innecesarias y frenazos bruscos, hábitos que aumentan el consumo de combustible y el desgaste de piezas.
Administrar rutas
Los sensores y dispositivos modernos disponibles en el mercado hoy en día permiten al gestor rastrear cada vehículo de la flota y definir las mejores rutas en función no solo de la distancia, sino también de la ocurrencia de accidentes y otros factores. Este seguimiento constante puede ayudar al gestor a la hora de verificar si los conductores están siguiendo las rutas definidas o si se están desviando para resolver asuntos personales, lo que aumentaría los costos operativos. Además, la empresa garantiza que sus vehículos se conducen de forma segura, dentro de los límites de velocidad permitidos.
El uso de software en la gestión de flotas
El uso de sistemas informatizados para el control de flotas optimiza el trabajo de gestión. Imagina una empresa con una gran cantidad de camiones y que tiene que controlar todos los mantenimientos, cambios de aceite, neumáticos, control de kilometraje… todo esto sería muy difícil de controlar si se hiciera a través de planillas. Extraer datos de historial de estos activos para informes de costos, por ejemplo, sería demasiado complicado de hacer manualmente, sin mencionar que la confiabilidad de estos informes podría cuestionarse.
El uso de software de gestión
El uso de software de gestión de mantenimiento especializado es una estrategia muy eficaz, ya que permite un control más asertivo y una toma de decisiones más estratégica. Permite un control más preciso y reduce los errores humanos en el proceso de gestión. Todos los datos de la flota se registran en el sistema y se calculan automáticamente.
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