Modelos de Presupuestos de Servicios: cómo elegir, estructurar y presentar correctamente

¿Qué es un Presupuesto de Servicios?

El presupuesto de servicios es un documento que reúne toda la información sobre el servicio que será ejecutado. Generalmente incluye:

• Descripción de las actividades;
• Costos involucrados;
• Plazo de ejecución;
• Condiciones comerciales.

Sirve como una guía tanto para el proveedor como, principalmente, para el cliente, permitiéndole analizar cada detalle del servicio que está por contratar. Por eso, el presupuesto es tan importante: es mucho más que una simple tabla de valores, es una herramienta de planificación y comunicación.

Esto lo diferencia del presupuesto de productos, que suele ser más directo y se limita a detallar los valores de los artículos que serán adquiridos.

¿El presupuesto de servicios puede incluir productos y materiales?

Sí. Muchos servicios ya incluyen el suministro de materiales, lo que facilita la vida del cliente y se convierte en un diferencial competitivo para el proveedor.

Es totalmente posible incluir estos materiales en el mismo presupuesto de servicios, siempre que la información se presente de forma clara y organizada.

Precisamente para eso existen los distintos modelos de presupuestos de servicios: cada uno cumple un objetivo específico y permite organizar la información de la manera más legible posible.

Principales modelos de presupuestos de servicios

No todos los servicios son iguales y, por eso, el formato del presupuesto también puede variar.

Cada modelo tiene características y ventajas que permiten adaptarse mejor a cada necesidad. Conocer estos modelos ayuda al proveedor a cobrar de forma más justa y estratégica, además de facilitar la comprensión del cliente sobre lo que se está ofreciendo.

Esta claridad incluso favorece la relación con el cliente, ya que la transparencia es cada vez más valorada en un mercado donde, lamentablemente, aún se practican muchas acciones poco éticas.

Además, el proveedor también queda mejor respaldado, evitando conflictos y posibles pérdidas futuras. A continuación, veamos los principales modelos.

Presupuesto por hora trabajada

Este es uno de los modelos más comunes, especialmente entre profesionales independientes. El valor se calcula en función del tiempo dedicado al servicio: el proveedor define el precio de su hora de trabajo y lo multiplica por la cantidad de horas estimadas para la ejecución.

Este modelo ofrece flexibilidad, ya que, si el cliente lo solicita y el proveedor tiene disponibilidad, es posible extender las horas de trabajo y cobrarlas de forma adicional, dado que el valor por hora está claramente definido en el presupuesto.

Presupuesto por paquete cerrado

En este modelo, el proveedor define un valor fijo para el servicio completo, considerando todas las etapas y costos involucrados.

Una de sus principales ventajas es que el cliente conoce desde el inicio el valor total que pagará. Por eso, es fundamental realizar una planificación muy cuidadosa antes de presentar este tipo de presupuesto.

Presupuesto por etapa o fase del servicio

En trabajos largos o complejos, puede ser más viable dividir el servicio en etapas, con un presupuesto específico para cada fase.

De esta manera, el pago y el cronograma se realizan de forma progresiva. Es decir, a medida que el trabajo avanza, también debe llevarse a cabo un seguimiento minucioso, junto con la elaboración del presupuesto de cada etapa, ya que en un período prolongado pueden producirse muchos cambios en el mercado laboral.

Presupuesto mixto

En muchos casos, lo ideal es combinar diferentes modelos. Por ejemplo, un servicio que tiene varias etapas puede contar con un presupuesto de paquete cerrado solo para la parte inicial, y el resto del servicio puede pagarse por horas trabajadas. Todo esto puede detallarse en un mismo presupuesto para facilitar el proceso.

Presupuesto combinado (servicio + piezas o materiales)

El presupuesto combinado es un modelo que presenta, de forma clara y bien específica, el valor del servicio y el costo de las piezas o materiales que se utilizarán.

Puedes ofrecer a tu cliente la opción de adquirir estas piezas por separado, pero incluir los materiales puede ser un diferencial, ya que le permitirá ahorrar bastante tiempo.

A pesar de que existen varios modelos, hay informaciones extremadamente importantes que deben estar presentes en todos los presupuestos. ¡Veámoslas a continuación!

¿Qué debe contener un Presupuesto de Servicio?

Un buen presupuesto de servicios no debe ser solo una tabla de valores; debe estar bien elaborado, transmitir profesionalismo y reflejar la identidad de tu empresa.

Debe incluir información adicional relacionada con el servicio prestado, tan importante como los valores, independientemente del modelo que utilices. Por ejemplo:

Identificación de tu empresa

Siempre que el cliente tome el presupuesto para revisarlo, debe saber de quién es ese presupuesto. Por eso, incluye:

• logotipo;
• razón social;
• NIF / número de identificación fiscal de la empresa;
• dirección, si corresponde;
• teléfono de contacto;
• WhatsApp;
• redes sociales.

Esto facilita el reconocimiento inmediato del proveedor y transmite profesionalismo.

Información del cliente

Los datos del cliente, como el nombre y la forma de contacto, también son de suma importancia. Esto facilitará al proveedor la identificación de los presupuestos elaborados dentro de un determinado período.

Además, sirve como un facilitador incluso al momento de solicitar un retorno sobre el análisis realizado por el cliente.

Descripción detallada del servicio

La claridad es fundamental. El cliente necesita entender exactamente:

• qué se hará;
• cómo se hará;
• qué está incluido;
• qué no está incluido.

Especifica claramente de qué tipo de limpieza se trata y cómo se realizará, qué abarca y cuál es el método utilizado.

Si consideras que pueden existir dudas o brechas, especifica incluso lo que no está incluido como servicio. Cada detalle importa: cuanto más claro sea el presupuesto, menor será el riesgo de conflictos futuros.

Materiales y equipos

En caso de que haya materiales incluidos que sean proporcionados por el propio prestador del servicio y que se utilizarán en las actividades, es importante detallar en el presupuesto la lista de estos materiales y el costo de cada uno. Además de la mano de obra, el cliente necesita saber exactamente por qué está pagando.

Si se trata de un equipo alquilado y no de un insumo que se descartará después, define el valor correspondiente al tiempo de uso de ese equipo y especificarlo también en el presupuesto.

Costos

Sé muy claro al listar los costos, siguiendo la línea del modelo que hayas elegido. Incluso si se trata de un modelo de paquete cerrado, detalla cada servicio que se realizará y distribuye el valor total entre cada actividad según la importancia de cada una.

Haz lo mismo con los materiales y equipos incluidos. De esta manera, tu cliente sabrá exactamente cuánto está pagando y por qué está pagando.

Plazos y cronograma de ejecución

El plazo es uno de los puntos más importantes del presupuesto. Todo cliente necesita saber:

• fecha de inicio;
• plazo total;
• entregas parciales (si las hay).

Es importante considerar aquí posibles variables. Por ejemplo, si se trata de un servicio externo que puede verse afectado por lluvias, tenlo en cuenta para evitar confusiones o malentendidos.

Condiciones de pago

Aunque el servicio aún no se haya cerrado y todavía no exista un contrato, especifica en el presupuesto las formas de pago que aceptas y cómo se realizan.

Esto aporta practicidad, evita preguntas repetitivas y facilita la decisión del cliente, ya que es un aspecto que suelen evaluar con mucha atención.

Validez de la propuesta

Todo presupuesto debe tener una fecha de validez, generalmente entre 15 y 30 días.

Esto es importante porque los precios de los materiales, la mano de obra y el transporte pueden variar con el tiempo.

Además, es un punto que ayuda a activar el gatillo del sentido de urgencia por parte del cliente, favoreciendo un cierre más ágil.

Observaciones, campos adicionales y condiciones generales

Es importante contar con un espacio para incluir información adicional según la necesidad de cada servicio prestado, como:

• garantías;
• condiciones de atención fuera del horario habitual;
• posibles variaciones;
• informaciones adicionales relevantes.

Firmas

El presupuesto debe contar con un campo para la firma tanto del proveedor como del cliente. Esto, junto con el cierre del contrato, sirve como reconocimiento de la claridad de la información acordada sobre los valores.

Cada presupuesto tendrá la información necesaria según cada necesidad, pero mantener el mayor nivel de claridad posible aporta confiabilidad y credibilidad en el mercado.

¿Cuál es el mejor formato para un presupuesto de servicio?

Además de la información necesaria y clara que debe incluir un presupuesto, la forma en que se presenta también es muy importante.

Un consejo es no limitarse a un solo formato; ten a disposición varias opciones para poder adaptarse al perfil de cada cliente.

Lo más importante, por supuesto, es que sea legible y lo suficientemente claro para su comprensión. Veamos algunas opciones muy utilizadas hoy en día:

• Formato digital: el formato digital es, sin duda, el más práctico y el más utilizado actualmente. Puede crearse en herramientas como Word, Excel, Google Docs, entre otras. Es práctico y reduce el uso de papel. Un consejo importante es que, al enviarlo a tus clientes, siempre lo hagas en formato PDF para evitar modificaciones indebidas.
• Formato impreso (papel): aunque la mayoría de los presupuestos hoy en día son digitales, el formato impreso sigue siendo muy utilizado, especialmente en conversaciones presenciales, como visitas técnicas o talleres. Además, muchos clientes prefieren tener el documento físico en sus manos, por lo que, aun contando con el formato digital, no se debe descartar esta opción.
• Software y plataformas de gestión de presupuestos: actualmente existen diversos sistemas que facilitan la creación, el envío y el seguimiento de presupuestos; algunos incluso automatizan el proceso de aprobación.

No existe un formato único o correcto: el mejor formato es aquel que atiende con claridad las necesidades de tu cliente.

Documentando la ejecución del servicio

Una vez comprendido qué es un presupuesto, cuáles son sus modelos, la información importante que lo compone y sus formatos, podemos decir que ha llegado el momento de llevarlo a cabo y poner en práctica todo lo que fue prometido y planificado.

Comprobar la realización de las tareas previstas en el presupuesto es tan importante como su propio planeamiento. Sin embargo, esto no puede hacerse dentro del presupuesto, ya que su objetivo es indicar lo que se hará y no lo que ya se hizo.

Para eso existe la Orden de Trabajo. Una vez generado el presupuesto y aprobado por el cliente, es momento de realizar la planificación y luego la ejecución. Durante o después de la ejecución, es fundamental contar con un documento detallado que permita comprobar todo lo que fue realizado.

La importancia de la Orden de Trabajo

Imaginemos, por ejemplo, a un prestador de servicios que realiza mantenimiento de motores eléctricos industriales. Es muy fácil simplemente ejecutar el servicio y cobrar el valor indicado en el presupuesto, pero sin ningún tipo de documentación que sirva como comprobante y como historial de las actividades realmente realizadas.

Para evitar esto, contar con un software que permita registrar una Orden de Trabajo completa es extremadamente importante, ya que ayuda a cubrir todo el flujo del proceso.

En una Orden de Trabajo ejecutada con la ayuda de Engeman®, es posible registrar información como:

• Identificación de cada servicio ejecutado;
• Identificación del responsable de la actividad;
• Identificación de los procedimientos con imágenes;
• Posibilidad de vincular los materiales utilizados en el servicio realizado y su costo;
• Firma del responsable, y mucho más.

Aunque Engeman® no crea presupuestos, es un excelente software que permite organizar las órdenes de trabajo y controlar los mantenimientos y tareas en ejecución.

Con él, el prestador puede registrar cada etapa, controlar el tiempo invertido, gestionar el uso de piezas y materiales, y generar diversos informes y KPIs. Incluso, el informe de la Orden de Trabajo ejecutada puede enviarse automáticamente al correo electrónico de tu cliente a través de Engeman®.

Conclusión

Elaborar un presupuesto de servicios bien hecho ayuda mucho a dejar todo claro para el cliente y a evitar confusiones durante el proceso.

Saber qué incluir en el presupuesto, elegir un formato fácil de entender y, una vez cerrado, poder acompañar y documentar el trabajo con una orden de trabajo bien organizada hace que el trabajo sea mucho más tranquilo para todos.

Y para facilitar el control de lo que se está ejecutando, Engeman® es el software ideal para planificar, crear y acompañar las órdenes de trabajo, haciendo todo más práctico y organizado.

Habla con uno de nuestros especialistas para entender mejor el tema. ¡Te esperamos!