Checklist en el Mantenimiento: qué es, su importancia y cómo elaborarlo

¿Qué es un checklist de mantenimiento y para qué sirve?

Un checklist es una lista organizada de tareas o ítems que deben ser realizados, verificados o completados.

Funciona como una guía práctica que ayuda a recordar cada etapa de un proceso, reduciendo errores y olvidos. Básicamente, consiste en una lista de verificación donde se detallan las acciones y pasos que deben revisarse o ejecutarse, marcando cada ítem a medida que se va completando.

Aunque el checklist se base en tareas que deben marcarse como realizadas o no, puede incluir especificaciones y un nivel de detalle adicional con información relacionada con dichas tareas.

Tipos y formatos de checklist

El checklist puede elaborarse de diversas formas, según la necesidad:

• En papel (manual o impreso): es un formato bastante tradicional. Puede hacerse a mano en cuadernos, agendas, planners o imprimirse en hojas específicas para determinada tarea.
• En planilla (Excel, Google Sheets, etc.): muy común para checklists más técnicos o con un mayor volumen de información. Puede incluir columnas para el estado, fechas, responsables, observaciones, entre otros.
• Mediante aplicaciones o sistemas: muy utilizado actualmente, ya que facilita la creación, aporta seguridad en el almacenamiento de los datos, optimiza el tiempo, brinda practicidad y ayuda a garantizar el llenado obligatorio de los campos.

Podemos decir, en resumen, que el checklist funciona como una herramienta de apoyo a nuestra memoria y organización mental, ya que reduce la posibilidad de olvidos y retrasos en tareas importantes.

Objetivo del checklist: por qué es fundamental en mantenimiento

El principal objetivo de un checklist es organizar las tareas y garantizar que todas se ejecuten correctamente.

Pero, en un contexto empresarial, va mucho más allá de eso: ayuda a aumentar la eficiencia, reducir retrabajos y estandarizar procesos.

Piensa que, en un departamento de mantenimiento, por ejemplo, cuando es necesaria una inspección o la reparación de un equipo, si no existe un documento con todas las actividades que deben realizarse en esa acción, el riesgo de olvidar alguna de ellas es enorme.

Durante la ejecución de este mantenimiento, también pueden surgir varios imprevistos, como una reparación correctiva de emergencia, y puede ser necesario interrumpir el proceso de verificación por un breve momento.

Ahora imagina tener que volver de la reparación correctiva al proceso de verificación sin contar con un checklist en mano con todos los procedimientos ya realizados, y tener que comenzar desde cero porque no recuerdas qué partes ya fueron revisadas y cuáles no.

Principales beneficios de un checklist bien elaborado

El checklist también ayuda a evitar retrabajos, optimizando el tiempo de mano de obra. Además, entre sus beneficios se encuentran:

• Mantiene el orden y la secuencia correcta de las tareas;
• Aumenta la productividad del equipo;
• Genera historiales de ejecución del trabajo;
• Facilita la trazabilidad de las tareas;
• Estandariza el trabajo y los procesos;
• Facilita el proceso de ejecución;
• Reduce fallas y retrabajos.

Un checklist, si se elabora y ejecuta correctamente, aporta numerosos beneficios. Pero ahí surge la gran pregunta: ¿cuál es la mejor forma de crear un checklist y cómo ejecutarlo de manera eficaz? ¡Lo veremos en el siguiente punto!

Cómo hacer un checklist eficiente paso a paso

Una buena ejecución dependerá en gran medida de cómo se elabore el checklist. Es importante analizar qué formato funciona mejor para ti y para tu equipo de trabajo.

Por ejemplo, si resulta más conveniente trabajar de forma digital para garantizar un almacenamiento de datos más seguro, pero tu equipo no se maneja bien con la tecnología, invierte en capacitaciones con ese propósito.

Uno de los pasos más importantes es identificar las necesidades y reconocer los puntos de mejora.

Como cada caso específico tendrá diferentes requerimientos, pueden existir prácticas particulares para la creación de cada checklist. Además, también hay checklists con distintos objetivos, lo que influirá en la composición de cada uno.

Sin embargo, de manera general, pueden seguirse algunos parámetros, como por ejemplo:

• Define el objetivo del checklist: ¿Será un checklist de verificación, de mantenimiento o de no conformidad? Tener claridad sobre el propósito ayuda a incluir únicamente lo que realmente es necesario.
• Enumera todas las tareas o ítems necesarios: anota todo lo que debe hacerse o verificarse. En este momento no te preocupes por el orden; el objetivo es registrar todo para no olvidar nada.
• Organiza los ítems por orden lógica o de prioridad: agrupa las tareas similares según su nivel de importancia o en la secuencia en que deben ejecutarse. Esto facilita el flujo de trabajo.
• Utiliza un lenguaje claro y objetivo: escribe de forma sencilla pero específica, dentro del contexto del sector en el que trabajas. Lo ideal es que cualquier persona pueda entender y seguir el checklist sin interpretaciones confusas.
• Vincula campos adicionales a tu checklist: además de las especificaciones de cada tarea para marcarla como ejecutada o no, pueden incluirse o asociarse a cada una información valiosa que deba registrarse, como por ejemplo:
  • Materiales utilizados;
  • Tiempo de ejecución;
  • Horario de ejecución y responsable;
  • Medios como fotos y videos.
• Crea una rutina de ejecución: establece, según la necesidad de cada checklist, una periodicidad para su realización —define si será diario, semanal, mensual, etc.
• Capacita a tu equipo: es fundamental concienciar a todos sobre la importancia de completar correctamente el checklist elaborado. Realiza entrenamientos prácticos para comprobar que todos han aprendido a llenarlo de la manera adecuada. Solo así se garantizará el éxito en su ejecución.

Después de la elaboración, es necesario elegir la forma de implementación, como vimos anteriormente.

A medida que tu checklist se vaya ejecutando, realiza revisiones y seguimientos para detectar posibles mejoras. De esta manera podrás implementar el checklist ideal para tu empresa.

Pero, ¿deberías crear solo un checklist? La respuesta es: depende de tus necesidades.

A continuación, veamos algunos ejemplos de checklists que puedes crear en tu empresa siguiendo los mismos pasos de organización mencionados anteriormente.

Ejemplos de Checklists

Existen varios tipos de checklists, y cada uno tiene un propósito específico según el contexto en el que se utilice.

Incluso dentro de una misma industria, en un solo departamento como el de mantenimiento, por ejemplo, puede haber numerosos checklists. Esta separación sirve como una forma de organizar las actividades y dar prioridad a lo que tiene mayor importancia. Veamos algunos ejemplos a continuación:

Checklist de Verificación o Control

Muy utilizado habitualmente en las empresas, ya que sirve para verificar el estado de los equipos, lugares y procedimientos. Este checklist orienta de manera clara la revisión completa del estado de un equipo, y cuando se detecta algo fuera de lo normal, se deben tomar las medidas correspondientes.

Checklist de Mantenimiento

Se utiliza con frecuencia en equipos, vehículos, máquinas o sistemas para garantizar la correcta realización de las tareas destinadas al mantenimiento de dicho activo.

Este checklist resulta más eficaz cuando está vinculado a una orden de trabajo de mantenimiento, ya que la O.T. contendrá una mayor cantidad de información, lo que ayuda a prevenir fallas, garantizar la seguridad y prolongar la vida útil de los equipos.

En el software Engeman®, puedes crear planes de mantenimiento con los mismos procedimientos que se utilizarían en el checklist; sin embargo, en este caso, dichas actividades estarán asociadas a la O.T. a través del plan de mantenimiento correspondiente. Mira este ejemplo:

En la orden de trabajo tienes la opción de marcar las tareas como ejecutadas, pendientes o no ejecutadas, además de vincular imágenes, registrar los materiales utilizados y agregar otra información relevante.

Checklist Operativo de Proceso

Muy utilizado para garantizar que todas las etapas de un proceso u operación se sigan correctamente.

Este checklist es muy útil para estandarizar procedimientos y evitar errores durante la ejecución de las tareas.

Normalmente se utiliza en procesos de apertura o cierre de una empresa, o también para ayudar en la verificación operativa de las etapas de preparación de un alimento, por ejemplo, en un restaurante.

Checklist de No Conformidad

Normalmente se utiliza junto con un informe de no conformidad (INC) para identificar cualquier desviación o falla con respecto a los estándares, normas, reglamentos o especificaciones establecidas.

Este checklist, junto con el INC, debe seguir ciertas normas según la ABNT (Asociación Brasileña de Normas Técnicas). La ISO 9000, por ejemplo, menciona varios aspectos directamente relacionados con la conformidad y la no conformidad.

Echa un vistazo al artículo: Checklist de No Conformidad – consulta las mejores prácticas

Checklist de Limpieza e Higienización

Se utiliza para garantizar que todos los ítems y áreas hayan sido debidamente limpiados y desinfectados.

Este checklist ayuda a asegurar un entorno limpio, seguro y en cumplimiento con las normas sanitarias, las cuales son exigencias estrictas que deben analizarse y cumplirse conforme a todas las regulaciones.

Existen estos y muchos otros modelos de checklists; el uso de cada uno dependerá directamente de las necesidades específicas de cada situación.

Por qué implementar un checklist en el mantenimiento industrial

El sector de mantenimiento, aunque muchas veces pase desapercibido, es uno de los más importantes para que todo funcione dentro de una empresa. Si las máquinas se detienen, la producción también se detiene, y el impacto financiero es inmediato.

Implementar un checklist en el área de mantenimiento es una forma de garantizar que todos los servicios se realicen correctamente, con seguridad y dentro del tiempo establecido.

El mantenimiento implica muchos detalles técnicos, y olvidar un paso, por pequeño que sea, puede causar fallas en las máquinas, retrasos en la producción o incluso accidentes. Por eso, el checklist ayuda a organizar las tareas y evitar errores.

Un checklist en este sector funciona como una guía práctica que los profesionales siguen para no olvidar ningún punto importante. Por ejemplo, antes de realizar el mantenimiento de una máquina, el técnico puede usar un checklist para verificar si:

• Desconectó la energía de la máquina;
• Tiene las herramientas adecuadas;
• Está utilizando los EPP obligatorios;
• Registró el inicio del servicio.

Simple, pero esencial para la seguridad y el buen desarrollo de la operación.

Conclusión: implementa un checklist eficaz con Engeman®

En este artículo vimos que el checklist es una herramienta práctica, accesible y sumamente útil en diversas áreas.

Ayuda a organizar tareas, evitar olvidos, mejorar la productividad y garantizar la calidad de los procesos. Implementar el uso de checklists puede marcar la diferencia para alcanzar mejores resultados con mayor seguridad, eficiencia y responsabilidad.

Para potenciar los resultados, utiliza un software CMMS especializado, como Engeman®, que permite crear, vincular y gestionar checklists de forma totalmente integrada con las órdenes de trabajo.

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