Seguir un checklist lleno de actividades y tareas a realizar es un hábito presente en casi todas las empresas hoy en día. Este proceso te ayuda a documentar la información más importante sobre tus activos de mantenimiento.
La eficiencia y la organización son esenciales y el uso de checklist en las órdenes de trabajo se destaca como una práctica valiosa. Este sencillo instrumento ayuda a garantizar que todas las tareas se realicen correctamente, mejorando la calidad del trabajo y reduciendo los errores.
En este artículo hablaremos de la importancia del checklist en la orden de trabajo, sus ventajas, consejos para implementarlo de manera efectiva y cómo hacerlo en Engeman®. ¡Continúa!
¿Qué es un Checklist y cuál es su objetivo?
Un checklist o lista de verificación de mantenimiento es una herramienta y una práctica que ayuda a organizar y garantizar que todas las tareas necesarias se lleven a cabo de manera sistemática y eficiente. Puede utilizarse en diferentes contextos, como equipos, vehículos, edificios, maquinaria y otros.
Ayudará principalmente en el proceso de mantenimiento preventivo, ya que al inspeccionar sus activos periódicamente y documentar los datos recopilados, la probabilidad de identificar un comportamiento inadecuado del equipo en el momento adecuado es mucho más probable. De esta manera podrás tomar una decisión con antelación, antes de que suceda lo peor.
Por lo tanto, su principal objetivo es identificar si existe alguna irregularidad o incumplimiento a través del desempeño y comportamiento de los activos. El checklist se puede crear de varias maneras y contener información diversa, ¡como veremos a continuación!
¿Cómo preparar un Checklist?
Un Checklist se puede preparar de varias maneras y debe contener información que sea importante para su proceso de trabajo. De nada sirve conseguir modelos ya preparados en Internet si no identificas tu necesidad real y qué información realmente necesitas en tu realidad. Puedes crear un checklist de las siguientes maneras:
- Planillas: cree modelos de checklist en hojas de cálculo de Excel o Google Sheets;
- Cuadernos: utiliza un cuaderno específico para notas y haga checklist en sus páginas;
- Archivos digitales: cree un documento en programas como Word o Google Docs, PDF e imprímalo, o trabaje con él a través del propio archivo;
- A través de una orden de trabajo: si colocas las tareas en tu procedimiento de checklist vinculadas a un sistema operativo, tu procedimiento de checklist puede volverse más completo y efectivo. Esto se debe a que a través de una O.T. tendrás mucha información adicional que podría ser útil para la toma de decisiones.
Hay varias formas de preparar un checklist para comprobar el comportamiento de un activo. Pero más allá de eso, es importante saber identificar la información real que necesitas saber sobre tu equipo. Cabe mencionar que cada caso será diferente, pues debes tomar en cuenta lo que más impacta en la realidad y necesidades de tu empresa.
Veamos alguna información importante a considerar en un checklist:
- Identificación de la empresa y unidad;
- Identificación del responsable de la actividad;
- Identificación del equipo, si es posible con una imagen;
- Posibilidad de vincular los materiales gastados en el servicio realizado;
- Lista de tareas a completar;
- Imágenes de tareas realizadas;
- Firma del responsable.
Arriba mencionamos información que puede complementar tu checklist de actividades, pero como se mencionó anteriormente, esto dependerá de las necesidades de tu empresa.
Y como mencionamos la posibilidad de que puedas poner las tareas de tu checklist en una Orden de Trabajo, es importante saber cómo preparar una Orden de Trabajo completa donde puedas asociar estas tareas primero.
¿Cómo preparar una orden de trabajo e incluir las tareas en mi Checklist?
Crear una orden de trabajo es un proceso importante para organizar tareas y monitorear la ejecución de los servicios de mantenimiento de tu empresa.
El objetivo de una orden de trabajo es proporcionar un documento formal que organiza, registra y dirige la ejecución de tareas o servicios específicos. A través de él podrás ver todo lo que se realizó o no respecto de uno o más servicios planificados, o incluso no planificados.
A continuación, se detallan algunos pasos para crear una O.T. eficaz:
- Identificar la O.T.: asignar un número o código único a la O.T. para facilitar el seguimiento;
- Definir la fecha programada: es importante definir un plazo para que esta O.T. sea ejecutada, esto es parte de la planificación y organización;
- Calcular los materiales necesarios: enumerar los materiales que se necesitarán para realizar el servicio, de modo que pueda hacer una comparación entre lo gastado y lo planeado;
- Planificar la mano de obra: definir quién realizará la O.T. es sumamente importante, de esta manera sabrás quién es el responsable del trabajo realizado y el tiempo que se tarda en realizarlo;
- Vincular imágenes de las tareas realizadas: vincular imágenes de cada servicio realizado y también de todo el servicio de la O.T. es una gran diferencia, poder ver el servicio realizado por la propia Orden de Trabajo sin necesidad de ir al área de verificación ahorra tiempo y aporta practicidad;
- Crear planes de mantenimiento con el Checklist de Tareas: para facilitar el proceso, puede crear planes de mantenimiento con todas las tareas programadas y asociar este plan con las O.T. Al realizar este enlace, todos los procesos de tu Checklist ya estarán en la O.T. para ser ejecutados.
Y lo mejor es que el software Engeman® cuenta con Órdenes de Trabajo sumamente completas, con toda esta información y mucho más.
Registrar correctamente todas las tareas es extremadamente importante para que el sistema pueda entregar informes confiables. Sin embargo, esta es una actividad que sabemos que no siempre se realiza como se debe, es por ello por lo que debemos contar con herramientas que nos ayuden con estos registros.
En este caso, Engeman® es un software que facilitará los apuntes de una O.T. para que se llene de la forma más correcta posible, veamos en el tema a continuación.
Orden de Trabajo con Engeman®
Engeman® es un software GMAO completo que lo ayudará con todas las tareas relacionadas con el mantenimiento, y la Orden de Trabajo no es diferente. Como el informe fotográfico, por ejemplo, puedes aportar información valiosa para supervisar todo tu proceso de mantenimiento y las actividades realizadas por los mantenedores.
¡Pero Engeman® hace mucho más que eso! Nuestro software ofrece algunos módulos adicionales para facilitar la realización de las tareas de mantenimiento. Uno de estos módulos es el Móvil, que es un módulo dirigido a ejecutantes y aporta más practicidad a la hora de completar una O.T. , por ejemplo.
El Móvil está diseñado para funcionar en smartphones, tabletas o incluso computadoras. Y una de sus mayores ventajas es que el ejecutante puede trabajar sin conexión, como sabemos que en muchos entornos de trabajo no existe una red estable, pero esto no impedirá que tu mantenedor registre las tareas de la Orden de Trabajo.
Con Móvil obtendrás varias ventajas, tales como:
- Reducción del uso de papel: con él no será necesario trabajar con O.T.s impresas, todo lo que el ejecutante indique en el dispositivo quedará en el módulo de gestión;
- Optimización de tiempo y recursos: con el Móvil, el ejecutor tiene acceso fácil y rápido a las O.T.s, esto acelera el proceso de ejecución, ya que no necesitará perder tiempo en distribuciones impresas manuales de estas O.T.s;
- Autonomía del equipo: al utilizar el Móvil, tu equipo tendrá más autonomía en los procesos y realizará tareas de manera más eficiente, ya que no dependerá tanto del gerente para distribuir estas actividades;
- Facilidad de operación: el Móvil es un módulo fácil de usar, muy fácil de operar, fue creado con el objetivo
Además de las funcionalidades enfocadas a Órdenes de Trabajo, el Móvil cuenta con varias otras herramientas, tales como:
- Control de solicitudes de servicios;
- Consulta de informes;
- Geolocalización – Captura de coordenadas de latitud y longitud y consulta a través de Google Maps;
- Recopilación y registro de datos tales como: viajes y suministros, eventos ocurridos con el activo, recopilación de datos acumulados, entre otros.
Si necesitas más eficiencia y agilidad para tu equipo de mantenimiento, el Móvil definitivamente te ayudará. No sólo en los apuntes de las O.T.s, facilitando la ejecución del checklist de actividades, sino en varias otras tareas.
Conclusión
Con este artículo podemos concluir que utilizar un checklist vinculado a las órdenes de trabajo es una forma importante de hacer que los procesos sean más eficientes. Esto ayuda a estandarizar tareas y responsabilidades, reducir errores y aumentar la claridad entre los equipos.
Además, esto facilita la identificación de activos que necesitan mejora. Por lo tanto, esta práctica puede ser un gran diferenciador, garantizando la calidad de los servicios y aumentando la confiabilidad y disponibilidad de los equipos.
Para obtener más información sobre el tema, programa una demostración con nuestro equipo. ¡Te esperamos!
