Para tener más asertividad en la gestión del mantenimiento son necesarias algunas buenas prácticas. Un plan de mantenimiento bien estructurado no sólo previene fallas y aumenta la seguridad, sino que también optimiza los recursos y reduce los costos operativos.
Sin embargo, muchos gerentes tienen dificultades a la hora de preparar el plan de mantenimiento, lo que puede provocar graves problemas e incluso provocar la parada de la producción.
Para ayudar con este proceso, hemos creado un checklist para la planificación del mantenimiento con una guía para que puedas preparar eficazmente tu plan de mantenimiento. ¡Échale un vistazo!
¿Qué es un Plan de Mantenimiento?
Un plan de mantenimiento es un documento con procesos definidos para llevar a cabo una actividad de mantenimiento. Este plan de mantenimiento puede ser de ejecución preventiva, predictiva, detectiva, correctiva, entre otras. Y también se puede realizar sobre cualquier tipo de activo, desde maquinaria de mantenimiento de gran complejidad hasta un lugar que requiera un simple cambio de bombilla.
La cuestión es que el plan de mantenimiento tiene como objetivo estandarizar actividades, especialmente aquellas de alta complejidad, y así optimizar procesos, gestionar costos, entre otros.
Uno de los puntos esenciales para crear un plan de mantenimiento es obtener un historial confiable para definir sus procedimientos. Si bien no existe un control bien definido sobre el mantenimiento deseado, es fundamental recopilar toda la información relevante del plan para que sea lo más asertivo posible.
¿Cómo elaborar un plan de mantenimiento?
Comienza por definir a qué activo (máquina, equipo, vehículo, ubicación, etc.) planea realizarle mantenimiento. ¡Antes de definir cualquier cosa, necesitas tener esta información!
Una empresa tiene varios activos, sabiendo esto, queda claro que no habrá un plan de mantenimiento genérico que solucione todos los problemas de estos activos. Seguramente será necesario definir varios planes de mantenimiento, incluso para el mismo activo. Por eso es importante conocer cada uno de ellos.
Necesitas saber, por ejemplo:
- Las particularidades de este activo: información técnica, manejo, etc.;
- Conocer su valor agregado: valor de compra, valor del proceso de producción, etc.;
- Conocer su criticidad: seguridad y medio ambiente, calidad y productividad, tasa de ocupación, etc.;
- Saber cuántos equipos del mismo modelo tiene la empresa;
- Cuáles son las mejores técnicas para su conservación;
- Cuáles son sus subcomponentes, entre muchas otras cosas que podríamos enumerar aquí.
Sólo a partir de esta lista, queda claro que existe la necesidad de estandarizar la información cuando es necesario el mantenimiento. Por eso es importante gestionar bien los activos ya que permitirá al gestor obtener información valiosa para la toma de decisiones.
Pues toma nota de la información relevante que necesitas saber para definir un plan de mantenimiento ¡y ensuciarte las manos!
Checklist de planificación de mantenimiento
El checklist de planificación de mantenimiento es una herramienta que se utiliza para garantizar que todas las tareas necesarias para el mantenimiento de activos se lleven a cabo de manera organizada y eficiente. Ayuda a planificar, ejecutar y monitorear las actividades de mantenimiento, minimizando la posibilidad de errores u omisiones.
Consulta el checklist de planificación de mantenimiento a continuación:
1. Define tus recursos para realizar el mantenimiento
Antes de dar cualquier paso, es importante definir los recursos que se utilizarán para el mantenimiento. Estos recursos incluyen recursos materiales, de mano de obra y de costos:
1.1 Recursos materiales: Para no llevarse sorpresas negativas al realizar el mantenimiento, es fundamental que en la planificación se defina qué materiales se necesitarán para la actividad propuesta. Si bien no es necesario utilizar todos los materiales e insumos propuestos en el plan, administrar su stock evita problemas como paradas de las máquinas por tiempos mayores a los esperados, costos extras a los planificados, entre otros.
1.2 Recurso mano de obra: Se requiere mano de obra para realizar el mantenimiento. Esto debe definirse de acuerdo con el plan de mantenimiento planificado. Puede ser que tu empresa cuente con empleados cualificados para realizar la actividad, pero también puede ser que, dependiendo del tipo de mantenimiento, necesites recurrir a terceros para un mantenimiento especializado.
1.3 Recurso costos: Es claro que este recurso está vinculado a los demás mencionados anteriormente, ya que se necesitan recursos financieros para la gestión de stock, así como para la gestión de recursos humanos. Por lo tanto, realizar una estimación financiera en base a las necesidades del plan te ayudará a conocer el costo requerido para cada actividad, así como con cuántos recursos financieros cuenta tu empresa para cada ejecución. Esto es extremadamente importante en la gestión del mantenimiento, porque si tu mantenimiento requiere altos recursos financieros, deberás planificar de acuerdo con tu flujo de caja. Por eso es tan importante la planificación, para que todo esté alineado y tu empresa no se sorprenda.
2. Definir el cronograma de ejecución
El cronograma de ejecución también es un aspecto importante en esta definición paso a paso del plan de mantenimiento. Es a partir de esto que se orientará al gestor de mantenimiento en cuanto a plazos y procedimientos del plan.
Considerando la fecha de ejecución prevista, el gestor podrá planificar con antelación, teniendo en cuenta qué equipos serán sometidos a mantenimiento en esa fecha y qué sector ejecutor será responsable de la actividad.
También será posible definir la frecuencia de las ejecuciones o en base a los datos recopilados, por ejemplo, a partir de “x” horas será necesario ejecutar un plan. Al definir un cronograma, es posible extraer indicadores como:
- Eficiencia en la programación;
- Eficiencia de ejecución;
- Identificar motivos de retrasos, entre otros.
3. Definir un equipo para ejecutar los servicios
Otro punto importante que se puede señalar es la definición del sector ejecutante de cada actividad. Ya sabemos que será necesario crear varios planes de mantenimiento para diferentes activos, por lo que es necesario definir el equipo para cada actividad programada.
También es importante definir la cantidad de horas-hombre que se necesitarán, ya que cada actividad traerá demandas diferentes. Ya hemos ejemplificado que cambiar una bombilla es un mantenimiento, sin embargo, no requiere de mucho tiempo ni de muchas personas y posiblemente se realice un mantenimiento correctivo para ello.
Para una máquina de moldeo por inyección de plástico, por ejemplo, puede ser necesario programar una parada para realizar cierto mantenimiento. Seguramente requerirá algunos cuidados y requerirá mucho más tiempo y trabajo que cambiar la bombilla.
Y eso nos lleva al siguiente ítem de validación de nuestro checklist.
4. Definir el equipo de ejecución de mantenimiento según calificaciones
Este es un punto que requiere mucho cuidado y atención. Definir en cada plan de mantenimiento qué sector ejecutante y profesional realizará la actividad.
Por ejemplo, si el mantenimiento está relacionado con servicios mecánicos, no se recomienda que el profesional que controla el edificio realice el mantenimiento mecánico de su maquinaria.
Lo contrario también es válido. Seguramente un profesional que controla la parte civil de su empresa tiene unas cualificaciones muy específicas para el área. Quizás, debido a su área de actividad, su empleado deba realizar alguna capacitación que trata sobre la seguridad laboral en espacios confinados o en alturas.
Por lo tanto, antes de programar el mantenimiento, asegúrese de contar con el equipo correcto para la actividad. Aunque sea necesario contratar servicios tercerizados, es importante contar con esta información para tus planes.
5. Definir quién es el responsable de monitorear el avance de los planes
Una vez que tenemos los equipos, materiales, recursos humanos, costo esperado, detalles del plan y cronograma de ejecución, es necesario designar a una persona que será responsable de monitorear si se están cumpliendo con los cronogramas.
Muchas empresas que están iniciando su control de mantenimiento no cuentan con un sector de planificación y control de mantenimiento, el famoso “PCM”. Sin embargo, incluso si no es posible estructurar un sector, es fundamental nombrar a alguien que supervise las ejecuciones. De lo contrario, de nada sirve tener todos tus planes bien estructurados si no se siguen.
¿Cómo utilizar la tecnología en la planificación del mantenimiento?
Sabemos que realizar este control mediante formularios manuales o incluso planillas electrónicas no será una tarea sencilla. Tampoco proporcionará indicadores confiables, ya que se puede perder mucha información en el camino.
Por lo tanto, contar con una herramienta que controle el mantenimiento puede ser la “guinda del pastel” de este proceso paso a paso tan necesario.
El software Engeman® permitirá a tu empresa, además de planificar tu mantenimiento, disponer de valiosos indicadores que aportarán madurez a tu gestión de mantenimiento.
A través de Engeman® tu empresa podrá:
- Gestionar activos;
- Registrar tus planes de mantenimiento;
- Definir la periodicidad de ejecución;
- Gestionar planes de ejecución;
- Monitorear el cronograma de ejecución;
- Monitorear los indicadores de mantenimiento;
- Monitorear la eficiencia de los empleados, etc.
Ahora que ya tienes toda la fórmula para registrar tus planes, ¿qué estás esperando? Comienza a definir tus planes de mantenimiento ahora. Y si necesitas una herramienta para simplificar tus procesos, cuenta con nosotros.
