El Software de Mantenimiento y la influencia directa en la producción

Gestionar las actividades de una organización no es una tarea sencilla, especialmente sin la ayuda de un software de mantenimiento. Una buena administración de los servicios de asistencia requiere conocimientos, técnica y herramientas específicas que ayuden al gestor a organizar todo el historial del equipo.

Con estas preguntas en mente, desarrollamos este artículo para presentar qué es el software de mantenimiento preventivo, cuál es su importancia, cuáles son las principales razones para adoptar un sistema de asistencia específico y cómo elegir la mejor herramienta para este sector. ¡Continúa!

Para empezar, ¿qué es el software de mantenimiento preventivo?

Un plan de mantenimiento es la base para que se puedan generar órdenes de trabajo y se definan procedimientos de asistencia, señalando insumos, herramientas, empleados y cronogramas para la realización de las actividades.

A partir de esto, con un plan de mantenimiento, se ahorra tiempo en la ejecución de los servicios y se reduce la posibilidad de fallas y accidentes, ya que todos los procedimientos están documentados y se someten a constantes rutinas de control.

Un software de mantenimiento preventivo tiene como objetivo organizar y programar actividades de asistencia y generar indicadores relacionados con cambios, mano de obra y recursos financieros. Además, es un sistema utilizado como base de conocimiento para las acciones del sector, haciendo un historial eficiente para el control de equipos y maquinaria.

Sobre todo, esta herramienta operativa es responsable de gestionar los activos de capital de una empresa, realizar el seguimiento de las tareas de planificación y garantizar una administración eficiente de las actividades de mantenimiento. Además, un software destinado a este servicio asegura que los sistemas funcionen de acuerdo con el proyecto, aumentan la productividad del equipo y minimizan el tiempo de inactividad.

¿Cuáles son las principales razones para utilizar software centrado en el mantenimiento?

Muchos equipos siguen trabajando sin la ayuda de un software enfocado en el mantenimiento y se clasifican como ineficientes, ya que suelen tener problemas como:

• falta de un historial de los servicios realizados; 
• piezas y repuestos sin trazabilidad;
• indisponibilidad constante de equipos.

Además de desmotivar a los empleados, estos problemas interfieren directamente con los resultados producidos. Sin embargo, en la mayoría de las situaciones, los equipos encargados del mantenimiento están operando sin ningún tipo de indicador o sistema auxiliar, realizando asistencia preventiva basada únicamente en la experiencia.

Ninguna memoria, por mejor que sea, es capaz de almacenar todas las informaciones relativas al historial de mantenimiento. En este sentido, el mayor perjudicado es la empresa, que en consecuencia gasta fortunas en procesos correctivos e ineficientes.

Una de las consecuencias más registradas en las empresas que no han automatizado sus procesos de gestión de mantenimiento está relacionada con la pérdida de calidad en los servicios ofrecidos. Además, la credibilidad con los clientes disminuye significativamente, ya que comienzan a enfrentar retrasos en las entregas y variaciones de precios.

Para que no cometa errores relacionados con el proceso de gestión del mantenimiento, hemos separado las principales razones que llevan a los administradores a adoptar software especializados en este tema. ¡Revisa!

Planificación de mantenimiento

Una planificación de mantenimiento bien estructurada y basada en el cronograma de actividades de la empresa permite identificar las principales oportunidades, fuerzas, amenazas y debilidades de todo el ciclo productivo. Así, esta programación permite gestionar con mayor precisión los costos y hacer más eficientes los servicios de asistencia.

En un escenario donde la empresa cuenta con múltiples equipos que participan en las acciones diarias, es prácticamente imposible realizar la planificación del mantenimiento sin el apoyo de un sistema automatizado o software específico. Aunque una planilla de Excel parece una opción viable, el tiempo necesario para organizar los datos no vale la pena.

Registro de las acciones de mantenimiento

A partir de una adecuada planificación de mantenimiento, las acciones contempladas en este plan estratégico deben registrarse en las órdenes de trabajo, rellenadas luego de su ejecución. Esta actividad es fundamental para mantener un historial de tareas y, posteriormente, se puede acceder a esta base de datos para analizar la eficiencia de las operaciones.

En el caso de mantenimientos correctivos, las órdenes de trabajo deben registrar las incidencias y estar acompañadas de un análisis de fallas. Esta acción es fundamental para evaluar las causas y eliminar los factores que generaron inconsistencias en los equipos, evitando la aparición de nuevos problemas.

Creación de indicadores

Los indicadores de desempeño permiten a los usuarios monitorear, evaluar, sugerir, decidir, interferir o cambiar el curso de un proceso o conjunto de actividades relacionadas con el sector de mantenimiento, con la finalidad de lograr un determinado objetivo.

En los indicadores de desempeño, por ejemplo, cada criterio se presenta con una meta relacionada con la planificación de mantenimiento inicial u otro valor que exprese una cierta expectativa, a ser alcanzada por un profesional o un equipo en un período de tiempo.

Elaboración de informes

Quizás la forma más eficiente de analizar y evaluar los resultados de un sector empresarial es mediante la emisión de informes, considerando un determinado período de interés o comparando intervalos de tiempo.

Desde esta perspectiva, estos documentos son ampliamente utilizados para obtener curvas de tendencia, que evalúan si las actividades fueron exitosas o no, además de emitir opiniones que solo son posibles con una adecuada herramienta de mantenimiento.

Gestión de activos

Finalmente, un software dedicado a la gestión del mantenimiento permite la creación de historiales para cada una de las herramientas industriales, lo que permite visualizar todos los servicios realizados en la maquinaria desde que se implementó el sistema.

La gestión de activos generalmente está relacionada con la cantidad de asistencias realizadas, los montos invertidos en mejoras y los costos de equipos en el proceso de producción, lo que contribuye a una visión amplia de los servicios.

¿Cuáles son los tips esenciales para elegir el mejor software de mantenimiento?

Como se muestra, lo más rentable cuando se trata de mantenimiento de activos está relacionado con los sistemas preventivos más que con las actividades correctivas. Sin embargo, cuanto más grande es la empresa, más difícil es para los gestores monitorear todos los servicios, además de requerir mucho tiempo de los equipos de asistencia.

El mercado presenta una gama de software de mantenimiento responsables de simplificar las actividades de seguimiento y gestión, lo que facilita mucho la vida a los administradores. Después de todo, la mayor pesadilla para una línea de producción es el mal funcionamiento del equipo y la calidad comprometida del servicio prestado.

Así, hemos enumerado algunas funcionalidades y características esenciales que el software de mantenimiento ideal debería proporcionar para su organización. ¡Averígualo!

Identificación de los equipos de forma simplificada

Un software específico para el sector de mantenimiento debe facilitar el proceso de identificación y registro de equipos, evitando pérdidas de tiempo y repetición constante con maquinaria de la misma naturaleza.

Un sistema de estandarización permite agrupar equipos en familias con las mismas características y, si hay algún cambio, toda la maquinaria del grupo recibirá la actualización, de forma sencilla y sin pérdidas de tiempo.

Planificar y organizar de manera eficiente

Otro factor crucial en la elección del software de mantenimiento ideal es la asistencia proporcionada en la planificación de todo tipo de asistencia. Esta característica permite al gestor programar la frecuencia de las actividades, pronosticar el número de paradas y determinar las entradas necesarias para cada tarea.

Además, la creación de una orden de trabajo debe ir acompañada de un checklist para apuntar todas las tareas e informaciones necesarias para su ejecución. Todos estos detalles son mecanismos efectivos que aumentan la productividad del equipo y aumentan la confiabilidad y el rendimiento del equipo.

Control parametrizable

Un control parametrizable permite la gestión de los equipos por tiempo de uso, considerando condiciones de uso, o por un contador de distancia recorrida y hora de servicio. Este es un mecanismo fundamental para basar la productividad en el uso efectivo de la maquinaria, de acuerdo con las características del ambiente y el tipo de operación. 

El sistema también debe permitir la adición de datos de control precisos e incluir la requisición o no de la parada de la máquina para la ejecución de los servicios. Este recurso es crucial para monitorear el tiempo de actividad y programar el bloqueo de la producción o no.

Recursos visuales y alertas programadas

Cuando los datos se visualizan a través de gráficos o imágenes dinámicas, los gestores pueden tener más conocimiento y control de las actividades que se realizan. Un software que permite la observación virtual de toda la planta de la empresa y presenta las principales órdenes de trabajo y los respectivos activos es de gran ayuda para estos profesionales.

Movilidad

Por último, es fundamental que un sistema de mantenimiento ofrezca acceso remoto desde dispositivos smartphone o tablets, tanto para situaciones online como offline, permitiendo el manejo en entornos sin conexión a internet. Además, la interfaz debe ser intuitiva y fácil de entender, ya que optimiza el análisis de las solicitudes y distribuye mejor las actividades por los sectores requeridos.

Todas estas características se pueden ver en un software como Engeman®, un sistema especialista en mantenimiento que proporciona una gestión eficiente y un estricto control de los servicios, de manera que:

• la Planificación y Control del Mantenimiento (PCM) está automatizada;
• se registran checklists de servicios;
• las etapas de planificación se programan de forma periódica, acumulativa o eventual.

Con base en estos parámetros, el software generará automáticamente órdenes de trabajo, planificando actividades y nivelando los recursos humanos, financieros y materiales. Además, otra ventaja de Engeman® es que puede integrarse en cualquier sistema de supervisión o vía web.

Sobre todo, el software de mantenimiento es una herramienta imprescindible para las empresas que buscan una mayor eficiencia en sus actividades y quieren reducir costos con asistencia correctiva. La planificación, registro de acciones y elaboración de indicadores son algunos de los principales atractivos para este tipo de programa. Engeman® es una herramienta ideal para coordinar los recursos humanos y materiales de manera más competente.

¿Todavía tiene alguna duda sobre cómo el software de mantenimiento puede influir en la productividad de su empresa? Entonces, ¡ponte en contacto con nosotros para conocer nuestros servicios y hacer todas tus preguntas!