El gestor de flota tiene una gran responsabilidad en tus manos: gestionar el mantenimiento de los vehículos de la empresa. Después de todo, la flota de una empresa es un elemento esencial para su infraestructura y sus vehículos son activos que demandan altos niveles de inversión, especialmente cuando la logística y el transporte son el core business de la organización. Además, esta tarea es un gran desafío, ya que intervienen varios factores, desde aspectos legislativos hasta aspectos técnicos y estratégicos.
En este artículo vamos a hablar un poco sobre la gestión de flotas, para que tu gestión sea realmente eficiente y alineada con los objetivos estratégicos de la empresa. ¡Continúa para aprender todo!
¿Qué es la gestión de flotas?
Antes de definir algunos puntos sobre la gestión de flotas, primero comprendamos qué significa flota. Es un término muy común para aquellos en la industria del transporte, pero para otras personas todavía es un poco amplio. Se entiende por flota el conjunto de vehículos pertenecientes a una determinada empresa. Estos pueden ser carros, camiones, camionetas, motocicletas, en fin, cualquier vehículo relacionado con el transporte.
Estos vehículos deben gestionarse bien para que no se produzcan averías imprevistas. La buena gestión del funcionamiento de la flota está directamente ligada al incremento de su vida útil. Por tanto, la adecuada gestión de toda la flota aporta economía y rentabilidad al negocio.
La gestión de flotas no es más que el proceso de gestión y organización de vehículos comerciales. El gestor hace seguimiento, rastrea y controla las flotas para ayudar a mejorar la seguridad y reducir el riesgo.
¿Cuál es el objetivo de la gestión de flotas?
La flota está directamente relacionada con la prestación de servicios a empleados y socios. Las fallas mecánicas en este proceso pueden representar interrupciones de la atención, lo que puede comprometer la calidad de la relación con estas personas. Esto puede hacer que la empresa:
- retrasar el tiempo de entrega;
- elevar el nivel de insatisfacción de los clientes;
- pérdida de productos perecederos;
- perjudicar la imagen de la empresa y la credibilidad de sus gestores.
Por tanto, el objetivo central de la gestión de flotas es aumentar la eficiencia y productividad de la empresa. Además, una gestión bien estructurada también tiene como objetivo:
- garantizar la disponibilidad de vehículos;
- optimizar los gastos;
- aumentar la vida útil de los vehículos;
- aumentar la productividad, entre otros.
La importancia de una gestión de flotas eficiente
El éxito de cualquier sector de la empresa depende mucho de la actuación de sus gestores. Son ellos quienes analizan los datos y proponen estrategias para optimizar el sector. Con una adecuada gestión de flotas es posible prevenir accidentes, aumentar la productividad de la empresa, reducir gastos y aumentar la competitividad.
Sí, la competitividad de la empresa está ligada a una gestión eficiente, porque cuanto más eficientes sean sus servicios, más se destacará su empresa en el mercado. Con la optimización de la gestión de flotas es posible reducir gastos y controlar toda la logística de la empresa, que es un área crítica y estratégica, de manera eficiente.
Los beneficios de una gestión eficiente de flotas para cualquier negocio son innegables. No llevarla a cabo o hacerla de forma no planificada puede poner en riesgo el trabajo de los demás sectores de su empresa.
Gestión y mantenimiento preventivo de flotas
La importancia de mantener un mantenimiento regular de los vehículos es indiscutible. Para evitar problemas, es fundamental asegurar la disponibilidad de la flota mediante una gestión eficiente del mantenimiento. Existen al menos 3 tipos de mantenimiento que pueden contribuir al buen funcionamiento de los vehículos:
- mantenimiento correctivo: el más común, es la sustitución o reparación de piezas rotas o desgastadas, lo que suele provocar que el vehículo se detenga inesperadamente para corregir problemas;
- mantenimiento predictivo: es el seguimiento de los elementos mecánicos de la flota para evaluar su estado y su rendimiento, utilizando diversos recursos, como ultrasonidos, sensores, cámaras termográficas o simple inspección visual;
- mantenimiento preventivo: es un procedimiento planificado que se realiza antes de la aparición de averías, evitando reparaciones de emergencia que podrían provocar la indisponibilidad de la flota, siendo estratégicamente el más recomendable.
Prevenir es, sin duda, la acción menos costosa para la empresa. Las intervenciones de este tipo se vuelven incluso más económicas que el mantenimiento predictivo. Al corregir o reemplazar los sistemas y componentes desgastados antes de que surjan los problemas, el gestor puede optimizar su gestión y traer enormes beneficios a la empresa.
En la gestión del mantenimiento preventivo, el gestor establece un cronograma de inspección para cada vehículo de la flota, evaluando componentes importantes para su seguridad y funcionamiento.
Uso de software de gestión de mantenimiento
El control manual a través de planillas está sujeto a fallas, sin mencionar que este modelo de gestión se vuelve prácticamente inviable en empresas con una flota muy grande, comprometiendo la seguridad y agilidad en el control de la información. Un sistema electrónico de gestión de flotas, por otro lado, puede automatizar todo el control de los registros de mantenimiento preventivo de vehículos, configurando horarios de forma autónoma. Algunas de las funciones que tienen estos software son:
- control de suministro;
- control de reemplazo de piezas;
- gestión de documentos, como multas, inspecciones, etc.;
- plan de mantenimiento basado en tiempo de uso, kilometraje y/u horómetro;
- emisión de informes de gestión en planillas;
- movilidad de la información y gestión a través de dispositivos móviles como tablets y smartphones.
Pero la implantación de este software no debe ser aleatorio. Es necesario elegir la aplicación que satisfaga las necesidades de la empresa, las características del producto y el soporte brindado por el proveedor.
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