El mantenimiento es uno de los pilares fundamentales para garantizar la continuidad y seguridad de las operaciones en diversos sectores, como industrias, centros comerciales y empresas de servicios.
Pero para que el mantenimiento cumpla su función de mantener las organizaciones en pleno funcionamiento, una gestión de mano de obra eficaz, que incluya la asignación de recursos, la capacitación y el control de tareas, es esencial para lograr el éxito en estas operaciones.
Por ello, en este artículo explicaremos las principales razones que hacen de la gestión de mano de obra un elemento crítico en el mantenimiento y mostraremos algunos tips y beneficios de esta gestión. ¡Mira!
- La importancia de la mano de obra en el mantenimiento
- Principales desafíos en la gestión de mano de obra en mantenimiento
- ¿Cómo dimensionar la mano de obra de mantenimiento?
- ¿Cuáles son los beneficios de una adecuada gestión de mano de obra en mantenimiento?
- ¿Cómo puede ayudar la tecnología en la gestión de Mano de Obra?
- Conclusión
La importancia de la mano de obra en el mantenimiento
La mano de obra es uno de los principales recursos involucrados en el proceso de mantenimiento. Independientemente de lo avanzada que sea la tecnología o los sistemas de gestión adoptados, son los profesionales del mantenimiento quienes, con su experiencia y habilidades, realizan los trabajos necesarios para asegurar el correcto funcionamiento de los equipos e instalaciones.
Profesionales de mantenimiento bien capacitados, como técnicos e ingenieros, desempeñan funciones clave, desde inspecciones y diagnóstico de problemas hasta reparaciones complejas.
La importancia de gestionar adecuadamente esta mano de obra está directamente relacionada con el hecho de que un equipo de mantenimiento eficiente sea capaz de identificar y resolver problemas de manera proactiva, minimizando el tiempo de inactividad no planificado y aumentando la vida útil de los activos.
Principales desafíos en la gestión de mano de obra en mantenimiento
La gestión de mano de obra enfrenta varios desafíos que, si no se gestionan bien, pueden afectar la eficiencia de las operaciones. Esto se debe a que el gerente necesita prestar atención a varios puntos que, en muchos casos, se descuidan. Y en mantenimiento, cualquier punto que pase desapercibido puede provocar una parada en el mantenimiento.
Por eso, es importante conocer estos desafíos para poder atacar cada uno de ellos de manera sistemática. Entre estos desafíos podemos mencionar:
- Asignación ineficiente de recursos: la falta de una planificación adecuada puede resultar en equipos sobrecargados de trabajo o inactivos. Los empleados con exceso de trabajo pueden no completar pasos importantes en su planificación de mantenimiento. La asignación optimizada permite a los profesionales estar donde más los necesitan, evitando problemas y tiempos de inactividad.
- Entrenamiento y capacitación: los profesionales sin la formación adecuada pueden tener dificultades para realizar tareas específicas, comprometiendo la calidad del mantenimiento. La actualización constante de las habilidades es crucial, ya que los avances tecnológicos requieren nuevas habilidades. Prestar atención a la caducidad de capacidades específicas también evita que tu empresa sufra sanciones y trabaje de forma obsoleta.
- Alta rotación de personal: la rotación profesional afecta la continuidad y calidad de las actividades. Perder empleados con experiencia implica una pérdida de conocimientos y puede aumentar el tiempo de inactividad de los equipos.
- Comunicación y coordinación: mantener una buena comunicación entre los miembros del equipo y las diferentes áreas es vital para la eficiencia de los procesos. La falta de una comunicación clara puede provocar errores y retrabajos, lo que aumenta los costos de mantenimiento.
¿Cómo dimensionar la mano de obra de mantenimiento?
Ampliar la mano de obra de mantenimiento evita tanto la sobrecarga profesional como la inactividad. Este dimensionamiento debe tener en cuenta una serie de factores, como el volumen y complejidad de las actividades, la cualificación de los profesionales, la infraestructura y los objetivos operativos.
A continuación, se siguen algunos pasos importantes para el adecuado dimensionamiento de la mano de obra de mantenimiento:
Encuesta de actividades de mantenimiento
Para escalar el mantenimiento de manera eficiente, tu gerente de mantenimiento debe comenzar por inspeccionar las actividades de mantenimiento. Enumera todas las actividades y divídelas en mantenimiento preventivo, predictivo o correctivo. Esta encuesta ayuda a comprender la demanda de mano de obra y la frecuencia de las actividades.
Estimar el tiempo necesario para cada tarea
Después de inspeccionar todas las actividades de mantenimiento, es necesario comprender y estimar el tiempo necesario para cada tarea. Es importante considerar algunos puntos como:
- Experiencia previa: utilizar historiales de mantenimiento para comprender cuánto tiempo tomaron actividades similares en intervenciones pasadas;
- Normas: existen normas específicas para el tiempo estándar de algunas tareas;
- Complejidad y estado de los equipos: los equipos más antiguos o en mal estado requieren más tiempo de mantenimiento.
El tiempo medio de ejecución de las tareas, sumado a la frecuencia de cada una, nos permite calcular una estimación de las horas necesarias para cada tipo de mantenimiento.
Definir el número de profesionales
Para definir la cantidad de mano de obra necesaria, estimar las horas de mantenimiento y las calificaciones para saber qué profesionales pueden utilizarse en las diversas actividades del sector de mantenimiento. Diferentes actividades de mantenimiento requieren diferentes niveles de experiencia. Los equipos complejos, por ejemplo, pueden requerir ingenieros o técnicos especializados, mientras que las actividades rutinarias pueden ser realizadas por técnicos generalistas.
Uso de herramientas de planificación y simulación
Es importante utilizar herramientas de planificación para que los pronósticos se realicen sin errores. Los sistemas de gestión del mantenimiento, como Engeman®, facilitan la planificación y el control de las actividades de mantenimiento.
La tecnología ayuda en el análisis de la carga de trabajo, facilita la asignación de mano de obra y te permite simular escenarios con equipos de diferentes tamaños, lo que ayuda a optimizar el tamaño.
Monitoreo Continuo y Ajustes
La dimensión de la mano de obra de mantenimiento está lejos de ser estática. Los cambios en el volumen de trabajo, la cantidad de equipos, los nuevos requisitos regulatorios y la modernización tecnológica de los activos pueden influir en la necesidad de mano de obra.
Monitorear los KPIs de mantenimiento, como las tasas de atención en el plazo y las tasas de fallas, ayuda a identificar si son necesarios ajustes de personal.
Estrategias para la gestión Mano de Obra
Para enfrentar estos desafíos de la gestión del mantenimiento y garantizar que la mano de obra se administre adecuadamente, se pueden implementar algunas estrategias. El primer factor y el que guiará toda gestión es la planificación.
Con una adecuada planificación de actividades, el equipo siempre está preparado y los recursos están disponibles cuando se necesitan. Programar las tareas de mantenimiento ayuda a reducir el tiempo de inactividad y garantiza que los profesionales estén asignados a las actividades adecuadas.
El entrenamiento continuo también es un paso importante, ya que mantiene al equipo actualizado y preparado para lidiar las nuevas tecnologías y procedimientos.
Analiza también los indicadores de desempeño, como el tiempo de respuesta, la tasa de resolución de problemas y el tiempo de inactividad de los equipos. Estos indicadores permitirán a los gerentes evaluar la eficiencia del equipo e identificar oportunidades de mejora, y les permitirán comprender si el equipo es el adecuado, si faltan o sobran empleados en el equipo.
¿Cuáles son los beneficios de una adecuada gestión de mano de obra en mantenimiento?
Los beneficios de una gestión eficaz de mano de obra son amplios e impactan directamente el desempeño de la organización. Entre los principales se encuentran:
- Reducción de costos;
- Mayor productividad;
- Mayor confiabilidad de los equipos;
- Satisfacción de los empleados:
- Cumplimiento de normas y reglamentos.
¿Cómo puede ayudar la tecnología en la gestión de Mano de Obra?
Algunos controles de mano de obra deben realizarse con la ayuda de software, ya que dependen de una serie de informaciones que pueden ser cruzadas y así proporcionar datos más asertivos para la gestión.
En el software Engeman® es posible pronosticar la mano de obra a realizar en los planes de mantenimiento y Órdenes de Trabajo. Al crear un plan de mantenimiento en Engeman®, tú decides quién lo ejecutará, que puede ser por puesto, calificación o incluso por un empleado específico.
Sin embargo, además de planificar la ejecución de mano de obra de mantenimiento, se deben considerar otros temas, ya que el control de mano de obra va más allá. Con él es posible controlar el costo, la ejecución y otras actividades. En el software es posible:
- Controlar todos los registros de los empleados, así como las calificaciones de cada empleado;
- Obtener historiales de mano de obra para ver todas las Órdenes de Trabajo que tu empleado ha ejecutado, en un período determinado seleccionado por ti, para un control exacto de cuánto está trabajando cada empleado;
- Controlar las escalas de trabajo con sus respectivos horarios y luego asociarlos al registro del empleado;
- Vincular las calificaciones en el registro del empleado para un control más asertivo sobre la ejecución de mantenimiento más especializado;
- Vincular el costo por hora para medir la cantidad gastada en su mano de obra interna en función del tiempo de trabajo de cada empleado indicado en las Órdenes de Trabajo;
- Separar sectores y puestos para poder designar servicios especializados para cada sector, monitorear el desarrollo de cada uno por separado y comparar la información entre sí.
Conclusión
La gestión adecuada de la mano de obra de mantenimiento es un diferenciador competitivo esencial para garantizar la eficiencia, seguridad y continuidad de las operaciones de una organización. Invertir en herramientas de planificación, capacitación y gestión es esencial para formar un equipo de mantenimiento de alto rendimiento.
El enfoque correcto de la gestión de mano de obra permite al gestor trabajar con el equipo adecuado y evitar paradas en la producción.
Si tu gerencia necesita revisar la forma en que ha controlado la mano de obra de mantenimiento, habla con nosotros. Ve en una demostración todas las posibilidades que Engeman® tiene para ofrecer para una gestión de mantenimiento estratégica y confiable.