Mapeo de Mantenimiento: qué es, importancia y cómo hacerlo

¿Por qué mapear los procesos de mantenimiento?

Es común que las empresas tengan más de una sede y que, en su mayoría, estas sucursales estén en ciudades, provincias o incluso países diferentes de la matriz.

Muchas veces, la gestión de varios procesos que componen la empresa se hace por sucursal, sin embargo, siempre existen temas específicos donde la directriz viene desde la matriz, principalmente relacionados con procesos financieros, ventas o atención al cliente.

Y esto es positivo, ya que al final se trata de la misma empresa que sigue una cultura y procesos mapeados. Sin embargo, cuando se trata de mantenimiento, no siempre existe este mapeo.

Cada unidad se organiza como puede y, en algunos casos, los procesos carecen de estándar. Los problemas se resuelven a medida que surgen.

Sin un mapeo, cada local se organiza como puede, lo que resulta en:

• Ausencia de historial de mantenimiento.
• Falta de control de património.
• Almacén de repuestos desorganizado.
• Actuación meramente correctiva (“apagar incendios”).

Quizás una empresa industrial se preocupe con su maquinaria en cada planta, ya que se trata de un activo tangible de alto valor.

Pero muchas empresas no perciben que el mantenimiento no se limita a equipos de gran porte. Así como los equipos productivos necesitan mantenimiento, también lo requieren los almacenes de distribución (CD), donde se resguardan las mercancías que serán enviadas a determinada región.

Por lo tanto, si existe un mapeo de los procesos de mantenimiento específicos para cada unidad, este servirá como una guía estratégica para el negocio.

¿Qué áreas de la empresa deben incluirse en el mapeo de mantenimiento?

Cuando se habla de mantenimiento, lo primero que viene a la mente son equipos como:

• Prensas;
• Inyectoras;
• Tornos;
• Fresadoras;
• Extrusoras;
• Máquinas de corte;
• Generadores;
• Montacargas;
• Equipos hospitalarios;
• Maquinaria amarilla de construcción;
• Vehículos.

Es fundamental controlar el mantenimiento de la industria, de la flota vehicular, de los equipos de construcción y de los equipos hospitalarios de última generación.

Estos activos son críticos, pero no son los únicos que exigen mantenimiento. También entran en el radar:

• Monitores;
• computadoras;
• Baterías de montacargas y otros equipos eléctricos;
• Escritorios y sillas del personal;
• Aires acondicionados;
• Estructura del edificio;
• Pintura y pequeñas reparaciones;

¿No necesitan mantenimiento? Pensar eso es un error fatal. En cualquier sector, los activos deben recibir mantenimiento periódico, sin importar su tamaño o función.

Ejemplo de mapeo de mantenimiento

Una distribuidora de medicamentos no fabrica productos, por lo tanto no necesita maquinaria industrial. Sin embargo, su mayor activo es la mercancía disponible para la venta.

El sector logístico de esta empresa debe ocuparse de procesos como:

• Recepción de mercancías;
• Verificación de daños;
• Control de fechas de caducidad;
• Condiciones de almacenamiento;
• Tener el cuidado de cómo serán embalados al salir hacia la transportadora, que por su parte también tendrá la responsabilidad del manejo del producto hasta llegar al cliente.

Todo el sector logístico girará en torno a esas mercancías hasta su salida. El lugar donde se almacenan estos productos debe cumplir con las normas establecidas por el fabricante a fin de evitar pérdidas y perjuicios para la empresa.

Existen medicamentos como la insulina, que necesita ser almacenada a una temperatura entre 2 °C y 8 °C. Por lo tanto, ese refrigerador debe ser monitoreado con frecuencia para evitar averías.

Por supuesto, en paralelo a esto, existe un departamento de compras encargado de contactar a la industria farmacéutica para adquirir los medicamentos que serán distribuidos, así como un departamento de ventas que cierra las negociaciones con las farmacias que venderán al consumidor final.

Para que esa venta ocurra, son muchos los sectores involucrados. Pero enfocándonos específicamente en el tema de mantenimiento, ¿entiendes la importancia de mapear la gestión de mantenimiento para cuidar de este almacén logístico?

Ventajas del mapeo de mantenimiento

Volviendo al tema de matriz y sucursal: ¿cómo gestionar el mantenimiento de un centro de distribución que se encuentra a 1500 km de la matriz sin un mapeo?

Puede que no sea la realidad de su empresa, pero probablemente conozca casos así, donde muchas veces las sucursales simplemente heredan los equipos de la matriz. Esto ocurre, tal vez, porque esos equipos están detenidos o fueron reemplazados por otros más modernos; entonces, el “hermano menor” hereda la “ropa” del hermano mayor, ¡le guste o no!

Un gerente de logística nos contó que su sucursal tenía solo dos montacargas, suficientes para el volumen de trabajo. Sin embargo, el modelo dejó de fabricarse en 2007, y ya no encontraba piezas de repuesto.

¡Imagina el “sufrimiento” que tiene ese gestor en su día a día! Los montacargas presentan problemas constantemente por la falta de mantenimiento preventivo. Se realizan mantenimientos correctivos puntuales (los famosos arreglos improvisados) a medida que los equipos se dañan, lo cual ocurre con frecuencia.

Por falta de registros históricos, la alta dirección no tiene idea de cuánto ya se ha gastado en mantenimientos correctivos de esos montacargas, todo por la ausencia de una programación mapeada. Sin mencionar que acortaron la vida útil del activo por falta de planificación estratégica.

Y esto mismo sucede con otros activos, como computadoras, escritorios y sillas, ventiladores, e incluso con la iluminación del almacén: varias lámparas quemadas y las impresoras “hechas pedazos”.

Definir un cronograma de mantenimiento para todos los activos evita paradas no programadas en la producción, retrasos en la expedición, daños en los productos, estrés y descontento del equipo.

¿Qué es el mapa de 52 semanas y cómo aplicarlo?

Hacer el mapeo del mantenimiento no es más que documentar los procesos necesarios para una buena gestión.

Es necesario realizar un inventario de todos los activos, conocer el stock de repuestos, definir los sectores responsables de ejecutar las actividades, estipular el costo previsto para cada tarea y, de esta manera, establecer la periodicidad con la que se llevará a cabo cada servicio.

Siguiendo con nuestro ejemplo del CD de distribución de medicamentos, para estructurar un área de mantenimiento será necesario:

1. Junto con un técnico de mantenimiento, analizar activo por activo y evaluar su estado real, ya que no cuentan con historial de las órdenes de trabajo realizadas.
2. Documentar las especificaciones de cada activo, indicando su modelo, año de fabricación, fecha de adquisición, si es posible la fecha del último mantenimiento y las piezas que lo componen.
3. Estructurar un área de mantenimiento, calificando a los técnicos para cada tipo de equipo o tercerizar el servicio con un socio externo.
4. Definir qué tipos de mantenimiento recibirá cada activo, así como el tiempo estimado para cada actividad.
5. Establecer los costos de los servicios, considerando recursos humanos, servicios, materiales e impacto en la producción.
6. Programar las actividades teniendo en cuenta la estacionalidad del negocio, la criticidad de los equipos, los costos previstos y la mano de obra disponible.

Una herramienta como el mapa de 52 semanas puede ser decisiva para que las empresas estructuren su planificación de mantenimiento, ya que en este mapa se incluye todo el plan preventivo y correctivo definido para cada activo, además de permitir el seguimiento de las órdenes de trabajo ya generadas.

Implementar un mapa de 52 semanas de mantenimiento transforma la gestión de activos en una tarea mucho más simple, porque entrega en el momento justo todas las programaciones de mantenimiento preventivo y correctivo.

En resumen, un mapa de 52 semanas ofrece una visión unificada de la planificación de mantenimiento de la empresa, facilitando la toma de decisiones y reduciendo el riesgo de fallas imprevistas.

¿Cómo ayuda Engeman® en el mapeo de mantenimiento?

Para utilizar un mapa de 52 semanas de manera eficiente, es necesario que esté vinculado a un software CMMS/GMAO. El software Engeman®, líder en este ámbito, puede ayudar a su empresa a estructurar su planificación de mantenimiento.

Con planes que se adaptan al tamaño de tu empresa, nuestra solución permite la gestión de activos, la gestión de inventario, y la gestión de recursos humanos del área de mantenimiento, todo integrado con su mapa de 52 semanas.

Cuenta con herramientas como:

• Calendario de órdenes de trabajo (O.T.);
• Diagrama de Gantt;
• Cronograma de servicios;
• Dashboard, entre otras funcionalidades.
  

Todo esto es proporcionado por el software para optimizar sus procesos y garantizar que sus activos no sean descuidados.

Conclusión: Cómo el mapeo de mantenimiento optimiza la gestión de activos

Para definir el mapeo de mantenimiento, hay mucho por hacer; sin embargo, al utilizar un software de mantenimiento como Engeman®, que permite gestionar cada uno de los elementos mencionados anteriormente, es solo cuestión de tiempo para que los procesos se normalicen y la empresa comience a cosechar los beneficios de esta gestión.

Maximizar el uso de cada activo, prolongando su vida útil mediante mantenimientos preventivos, contribuye a un mejor rendimiento del equipo. Por parte de la gerencia, permite concentrarse más en los procesos de mejora en lugar de “apagar incendios” constantemente.

Desde el lado de la operación, los equipos trabajan más satisfechos y con calidad, ya que se elimina el estrés de utilizar equipos que presentan fallas con frecuencia.

Un equipo productivo y comprometido tiene menor ausentismo. Al final de este proceso, los activos funcionarán en perfecto estado, se evitarán accidentes laborales, insatisfacción y otros problemas, lo que se traduce en reducción de costos para la empresa.

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