Orden de Trabajo impresa o digital: ¿cuál elegir?

¿Qué es una orden de trabajo?

Para el gestor de mantenimiento, las órdenes de trabajo son un documento fundamental para la organización de la empresa.

La orden de trabajo u O.T. es un documento utilizado para formalizar una solicitud de servicio que se va a prestar. Es decir, este documento contiene la información necesaria para la ejecución del servicio y los responsables de este, siguiendo un estándar de organización, que será almacenado por la empresa, para consultas e historial del servicio.

¿Qué se debe incluir en la orden de trabajo?

Cada empresa adopta un modelo, de acuerdo con sus necesidades, pero algunos ítems son indispensables en su contenido, tales como:

• un número único de registro; 
• nombre y puesto del responsable;
• sector, fecha y hora de la solicitud;
• descripción del servicio, personal, materiales y equipos necesarios;
• plazo de finalización.

¿Por qué la orden de trabajo es tan importante?

Estos registros tienen un impacto directo en la cadena productiva, por lo tanto, la confiabilidad de la información y la agilidad en compartirla influyen directamente en la gestión eficiente de los procesos.

Y, es en este contexto que la tecnología se convierte en un aliado perfecto para optimizar la orden de trabajo, al momento de crear su versión digital. Como se prometió, vea a continuación cómo esta alternativa es más efectiva para garantizar los resultados que su empresa desea.

¿Por qué elegir entre orden de trabajo impresa o digital? La respuesta es fácil. Porque hace que su sector sea más ágil, confiable y compatible con el procedimiento de documentación de su empresa.

Seguridad de la información

Primero, su empresa ganará en confiabilidad en el llenado, a través de la estandarización de formularios. Será el fin de borrados, espacios incompletos o las grafías incomprensibles. Además, la información quedará guardada en el sistema, lo que evita pérdidas o daños, como suele ocurrir con los documentos impresos.

Los accesos y registros son más seguros, controlados por usuario y contraseña. Así, es posible identificar a los responsables de cada acción en el sistema: quién fue el solicitante, quién ya lo vio, entre otras facilidades.

Además, la fidelidad de los datos contribuye a una mejor gestión, ya que ayuda a detectar y prevenir errores de programación. Esto trae beneficios a todos los sectores de la empresa, principalmente operativos, de planificación y control.

Integración

La coordinación estratégica de los responsables de una tarea es fundamental para evitar lagunas y errores en cada etapa. Al estar almacenada en el sistema, la orden de trabajo digital puede ser accedida y compartida por cualquier agente involucrado, de forma ágil y organizada.

Esta consulta facilitada, sin intermediarios, permite iniciar cualquier actividad de forma inmediata a su solicitud. Y, para satisfacción de los gestores, el desempeño de las secuencias de trabajo se puede monitorear en todo momento. Con esto, se definen rápidamente las acciones correctivas, evitando así mayores contratiempos.

Mejores feedbacks

Con un sistema digital se recopila la información de las órdenes de trabajo y se generan informes completos.

Esta herramienta también puede ofrecer funciones personalizables. De esta forma, el responsable elige qué datos serán analizados, por separado o asociados, según sea el caso.

La gran ventaja de esto es la agilidad y seguridad para el análisis de información crucial para la planificación de actividades, la adquisición de insumos, el cronograma de mantenimiento, así como la medición de resultados.

Economía

Haga los cálculos y compruebe cuánto se gasta en impresiones.

La información puede enviarse por correo electrónico y, sólo cuando sea necesario, imprimirse. ¿Imaginas el espacio que ganará tu empresa al deshacerse de los archivos físicos?

Tampoco hay que olvidar que el seguimiento efectivo de la secuencia y especificidades determinadas en las órdenes de trabajo evita pérdidas de productividad.

Calidad y mejora continua

Armados con datos útiles y herramientas ágiles, los empleados pueden concentrarse mejor en la planificación y las estrategias para mejorar y crecer. Al fin y al cabo, el tiempo perdido en resolver las fallas afecta al rendimiento y la motivación de cada persona.

Todos los sectores ganan, incluidos los responsables de las auditorías, ya que los indicadores son confiables y fáciles de obtener. Así, se definen brevemente los diagnósticos y las acciones.

Es cierto que los beneficios son muchos, pero para garantizarlos, tu empresa necesita un software que proporcione los recursos necesarios. Por lo tanto, Engeman® es la solución que estás buscando.

¿Cuáles son los motivos para adoptar el software Engeman®?

Es una herramienta para gestionar el mantenimiento y los servicios. Con él es posible organizar y registrar todo el proceso, planificar y programar tareas, crear historial de eventos, costos y rendimiento.

Sus principales ventajas son la flexibilidad y facilidad de uso, mejoras y reducción de costos, integración de sectores y recolecta de datos, creación de informes completos para mejorar la gestión. Además, por supuesto, de ofrecer apoyo y entrenamiento.

La mayor agilidad de las acciones está garantizada por el Módulo Móvil, apto para tabletas o smartphones, que recopila datos y gestiona órdenes de trabajo en el campo. 

¿Cuáles son las ventajas del Módulo Móvil Engeman®?

Con este recurso es posible crear órdenes de trabajo y gestionar sus pasos: apertura, seguimiento, cierre o cancelación.

Lo más interesante es que los registros ingresados pueden sincronizarse con el recolector de datos al final del día o en cualquier momento, es decir, la base de datos de Engeman® siempre está actualizada. Y el equipo se ahorra la molestia de transferir manualmente esta información. ¡Se ahorra tiempo y se minimizan los errores!

¡Definitivamente, el fin de los documentos impresos está cerca! Elegir entre la orden de trabajo impresa o digital es una decisión relevante, que puede elevar la calidad de los procesos de tu empresa.

Para obtener más información sobre Engeman® y cómo puede revolucionar los registros de tu empresa, ¡contáctenos! ¡Estaremos encantados de ayudarte!