El ambiente de las organizaciones ha ido experimentando cambios estructurales desde el punto de vista conductual, tecnológico y, principalmente, de marketing. Estos cambios se deben a la revolución que tuvo lugar en la década de 1990, que orientó los esfuerzos hacia la percepción del cliente, impactando así la gestión de procesos.
El intenso esfuerzo por implementar sistemas de control, garantía y gestión de la calidad ha ido adquiriendo un papel importante en el cambio de condiciones por parte de los líderes. Esto es para que se den cuenta de la necesidad de revisar completamente su modelo organizacional, guiándolo hacia procesos de negocio centrados en el cliente.
Con eso en mente, desarrollamos este artículo para traer más informaciones sobre qué es la gestión de procesos y cómo funciona, cuáles son las características y beneficios de esta actividad para las empresas y cómo hacer más eficiente esta dinámica con el uso de la tecnología. ¡Compruébalo!
¿Qué es y cómo funciona la gestión de procesos?
La revolución del cliente no ocurre de forma aislada en el ambiente empresarial, ya que el mundo vive actualmente un nuevo modelo para guiar las relaciones. El concepto procedimental, de la misma forma, también llegó para desarrollar softwares computacionales, los cuales son creados para permitir y mejorar el flujo de procesos – y no son solo un enfoque meramente funcional y estático.
Esta dinámica impidió su uso en modelos de flujo de actividad secuencial, por lo tanto, potenció el uso de máquinas en las relaciones de producción.
La gestión de procesos reúne un conjunto de prácticas destinadas a mejorar continuamente los procedimientos organizativos de una determinada institución o empresa. En este sentido, los gerentes identifican, desarrollan, documentan, monitorean y controlan todas las actividades de la empresa.
Sobre todo, la gestión de procesos en sí es una acción que también debe gestionarse adecuadamente, ya que comprende un conjunto de acciones sistemático y organizado. En este sentido, el concepto se puede entender cuando se definen los lineamientos para la dinámica empresarial.
Estas actividades están relacionadas con la transformación de insumos, con el objetivo de cumplir determinadas expectativas, directamente vinculadas a los resultados de la empresa. Para lograr el producto final, los operadores y las máquinas deben seguir varios procesos pequeños.
Características y pasos de la gestión de procesos
El mercado actual es incomparablemente más complejo en comparación con décadas pasadas. Existen varias empresas en todas las áreas de actividad, debido a la facilidad de acceso a la información, tecnologías para abrir una organización sin sede física y facilidad de crédito para iniciar negocios.
En este aspecto, las empresas brasileñas se enfrentan cada vez más a la competencia internacional, por lo que necesitan actualizarse en términos de tecnología, hábitos y comportamiento. Ya no hay lugar para emprendedores retrógrados que aceptan la forma tradicional de hacer las cosas.
Sobre todo, la importancia de la gestión de procesos radica en hacer que las empresas se adapten a las nuevas realidades del mercado, combatiendo el desperdicio mediante la planificación, seguimiento, diseño y mejora de las actividades, optimizando siempre sus recursos.
La empresa también debe estar abierta a rediseñar sus flujos de trabajo, lo que requiere flexibilidad y práctica. Además, todos los procesos deben estar documentados y comunicados, ya que esta es la única forma de entregar valor al producto y servicio, además de monitorear todas las etapas de producción.
Para que no quede ninguna duda sobre el funcionamiento de la gestión de procesos, los principales pasos involucrados en el desarrollo de este concepto son:
- planificación – verificación de los principales problemas y definición de los próximos pasos, además de la encuesta de la documentación del proceso;
- definición de procesos – mapeo del área de negocio donde se implementará la gestión de procesos, definiendo metas, funciones e indicadores;
- modelado y simulación – diseñar procesos previamente definidos, crear diagramas, diagramas de flujo y ayudar a simular procedimientos;
- ejecución y seguimiento – ejecución, prueba y seguimiento del proceso previamente definido y modelado, de modo que se encuentren y corrijan posibles fallas;
- Mejoras – aplicación de optimizaciones utilizando un proceso de mejora continua como estándar.
Beneficios de esta actividad para las empresas
La implementación de la gestión de procesos causa un gran malestar a los gerentes tradicionales. Al contrario de lo que predicaba la reingeniería, este modelo de gestión valora intensamente al líder.
Las dificultades para implementar este nuevo modelo de gestión no deben verse como insuperables, sino como una mejora en los procedimientos para servir mejor a los demás, generando éxito para la empresa.
Controlar el desempeño de los procesos permite a la organización ganar agilidad y adaptarse más rápidamente al mercado, además de reducir costos por menor desperdicio y optimizar el tiempo acorde a su flujo estratégico.
Como resultado, estos pasos aumentan la satisfacción del cliente, ya que la empresa ofrece un mayor valor y proporciona más transparencia en los procesos. Asimismo, todas las actividades están efectivamente estandarizadas y automatizadas, distribuyendo los recursos de manera inteligente y fortaleciendo los lazos laborales.
Cómo hacer que la gestión de procesos sea más eficiente
Los gestores necesitan actuar en la gestión de procesos para que las actividades ayuden en el crecimiento de una empresa, es decir, definidas y ejecutadas con seriedad. Siempre que un procedimiento no genere el resultado esperado dentro de un período de tiempo definido, es recomendable revisarlo para que se puedan implementar posibles mejoras.
Una forma interesante de hacer más eficiente esta actividad es dividir el proceso principal en subprocesos, desarrollando la mentalidad de que estos conjuntos deben integrarse con el parámetro central. Además, es importante tener indicadores de desempeño para saber qué niveles de un paso en particular deben mejorarse.
El business process management system – BPMS es un software que ayuda a crear el proceso de BPM. Con una herramienta como esta, es más fácil sistematizar los procedimientos de una empresa, sin embargo, si no hay objetivos de seguimiento y cumplimiento, todo este paso perderá su vigencia.
La implementación de una buena gestión de procesos en una empresa implica la necesidad de crear una base con metas esperadas y un monitoreo constante, ya que esta es la única forma de extraer los parámetros adecuados para concluir si los resultados están dentro de lo programado.
Uso de tecnología en este escenario
Los mayores desafíos que se encuentran al implementar un sistema de gestión de procesos están relacionados con el cambio de cultura de la empresa y sus empleados, ya que es muy común tener resistencia a los cambios en las pautas.
Otro factor que compromete esta dinámica es la falta de tiempo, ya que la implementación de cualquier proceso eficiente requiere cierto tiempo, tanto para su planificación como para la emergencia de los primeros resultados. Toda esta metodología genera expectativas que solo se cumplen después de un período de adaptación.
La tecnología puede ayudar a la hora de crear un nuevo proceso, sin embargo, por sí sola no será de gran utilidad si los procedimientos definidos no son utilizables o se topan con una burocracia innecesaria. Ya existe un software totalmente dedicado a la gestión de estas actividades, con el principal beneficio de la flexibilidad en el modelado de parámetros.
Engeman® es un software específico para la planificación del control de mantenimiento, por lo que sirve perfectamente a los procesos de asistencia. Entre los principales beneficios, cabe mencionar:
- planificación de mantenimiento, mano de obra y materiales;
- alertas basadas en condiciones preestablecidas;
- generación de indicadores de desempeño de clase mundial;
- Uso multiplataforma (escritorio, web y móvil).
Sobre todo, la gestión de procesos actúa para alinear las actividades realizadas con los objetivos estratégicos de una organización. De esta forma, permite a las empresas optimizar sus servicios, reducir costos y entregar un producto con mayor valor y rapidez. Para hacer esta dinámica más eficiente, es esencial beneficiarse de las nuevas tecnologías que hacen que el modelado de parámetros sea más flexible.
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