El informe de optimización de costos de mantenimiento es un documento completo que contiene toda la información sobre la situación económica del negocio.
Cuando se habla de la optimización del presupuesto en una industria, muchos profesionales se interesan. Sin embargo, pocos saben cuáles son las mejores prácticas para aplicar.
En algunas situaciones, la reducción de gastos no es la mejor opción. Reducir costos de cualquier manera es una actitud peligrosa que pone en riesgo el funcionamiento de la gestión.
Es esencial conocer la realidad del negocio, considerando todo el flujo productivo, y eso es precisamente lo que proporciona el informe de costos de mantenimiento. Al leer este contenido, entenderás más sobre el tema, descubriendo la importancia de este informe y cómo un software de gestión puede ayudarte. ¡Descúbrelo!
¿Cuáles son los costos de mantenimiento?
Los costos de mantenimiento en una empresa pueden variar dependiendo del tipo de operación, del tamaño de la empresa, del sector de actividad y de los equipos e infraestructura involucrados. Sin embargo, los principales componentes de estos costos de mantenimiento generalmente incluyen:
- Costos con mano de obra: incluyen los salarios de ingenieros, técnicos y personal de mantenimiento, además de las horas extras y los costos con entrenamientos, que deben ser frecuentes para mantener al equipo actualizado con los procedimientos más recientes de mantenimiento.
- Costos con piezas y materiales: son aquellos costos relacionados con repuestos y materiales de consumo como herramientas, insumos, lubricantes, etc.
- Costos con equipos: incluyen la adquisición de nuevos equipos de mantenimiento, el alquiler de equipos especializados, la depreciación de equipos y la pérdida de beneficios (daño derivado de la interrupción de una actividad).
- Costos con almacenamiento: se refieren a los gastos de almacenamiento de materiales y herramientas para el mantenimiento, así como de piezas de repuesto.
- Costos con seguridad: son los costos relacionados con inspecciones y certificaciones obligatorias, y la implementación de medidas de seguridad, como los equipos de protección personal (EPPs), para proteger al personal de mantenimiento.
- Costos con servicios tercerizados: incluyen los costos de servicios externos, como proveedores de mantenimiento especializado, consultorías y auditorías técnicas.
- Costos con gestión: son los gastos administrativos relacionados con la gestión y planificación de las actividades de mantenimiento, como los softwares y sistemas de gestión. Son esenciales para optimizar los costos generales, proporcionando un excelente retorno sobre la inversión (ROI).
¿Por qué es importante el informe de costos de mantenimiento?
Supervisar el sector de mantenimiento es una tarea complicada. Es necesario seguir el ritmo productivo, monitorear los indicadores y estar preparado para tomar decisiones bajo presión. En esos momentos, el informe de costos de mantenimiento es una herramienta que facilita tu trabajo.
A través de este informe, puedes entender la salud financiera de la industria sin descuidar los activos, los procesos y todos los demás gastos. Además, este documento te permite establecer metas reales que se alineen con la capacidad de tu equipo.
En otras palabras, es un reflejo del pasado financiero de las actividades de mantenimiento y una visión de lo que está por venir.
¿Cómo elaborar un informe de costos de mantenimiento?
Cada gestión de mantenimiento tiene características diferentes. Esto significa que los supervisores tienen objetivos distintos. A pesar de esto, algunos datos generalmente deben estar presentes en un informe de costos de mantenimiento. A continuación, te mostramos algunos de ellos:
1. Insumos, piezas y materiales
Las actividades realizadas deben detallarse en todos sus aspectos. Todos los equipos y los trabajos ejecutados en la línea de producción deben ser controlados de cerca.
Aunque no sepas de memoria, por ejemplo, cuántos tornillos se utilizaron el último mes, es esencial que este dato esté registrado en el informe de costos de mantenimiento.
Ten en cuenta que el control de stock y la logística deben ser rigurosos. Todos los equipos que llegan, que salen o que se utilizan deben estar documentados. Quien no se preocupa por esto termina tomando malas decisiones, poniendo en riesgo el flujo de producción.
2. Pérdidas e interferencias productivas
El principal objetivo del sector de mantenimiento es garantizar la calidad y seguridad del ritmo de producción. Sin embargo, los imprevistos ocurren, y es necesario estar preparado para resolverlos.
Las pérdidas de materiales y las fallas operativas suceden en cualquier gestión, y no hay nada de malo en ello. Sin embargo, un supervisor de mantenimiento comprometido en demostrar su valor para la institución tiene la responsabilidad de prestar atención a los incidentes y posibles brechas en su línea.
Cuando ocurra algo, deben tomarse las medidas apropiadas lo antes posible. Si una máquina deja de funcionar, por ejemplo, debes tener un plan de acción listo para ejecutarse, ya sea mediante la reposición del equipo o el reemplazo de una pieza.
La prisa por resolver el problema no es excusa para la falta de documentación sobre las herramientas utilizadas, el tiempo de trabajo realizado o los proveedores empleados.
3. Equipo de trabajo
Los gastos con la mano de obra también deben incluirse en un informe de costos de mantenimiento. En estos casos, algunos profesionales cometen el error de considerar solo los costos con los sueldos de los empleados, lo cual es un grave error.
La realización de entrenamientos, la compra de equipos de seguridad y todas las actividades relacionadas con el equipo de trabajo deben ser catalogadas. Recuerda que toda inversión realizada en la mejora de la calidad de vida de tus colaboradores se traduce en mejores resultados.
Es importante dividir tu informe en secciones distintas también:
- Por centros de costos
- Por grupos de activos
- Por equipo de ejecución
- Por período de mantenimiento
- Por ubicación de instalación
Cuanto más detallado sea, más precisión tendrás en tu información. Es decir, un informe genérico debe evitarse en todas las formas dentro de tu empresa. Segmenta por áreas en todas las secciones necesarias.
¿El uso de plantillas en mantenimiento es la mejor solución?
Inicialmente, sí. Las pequeñas gestiones pueden manejar toda la información en simples planillas. Adoptarlas y dejar de lado el “feeling” es un gran paso para hacer crecer el negocio.
Sin embargo, con el tiempo, el proceso se vuelve muy laborioso y el equipo termina gastando más tiempo ingresando datos que planificando las actividades.
Por eso, es muy importante estar preparado para adoptar un software de gestión y control de mantenimiento. Esta herramienta agiliza la colecta y el análisis de información, ampliando tu campo de visión.
Pero surge otro problema: ¿cómo elegir entre las diferentes opciones en el mercado? ¿Cuál es la herramienta más completa? Pues bien, es precisamente eso lo que el siguiente tema te ayudará a entender mejor.
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¿Cómo puede Engeman® ayudar en el control de costos?
Engeman® es un software de planificación y control de mantenimiento. Los supervisores que lo utilizan gestionan todas las etapas del plan de mantenimiento de manera sencilla, especialmente al crear y analizar el informe de costos.
Dado que todo el flujo productivo está registrado, es posible tener información completa en cualquier momento que lo desees. ¿Pero cómo sucede esto?
Engeman® te permite:
- Controlar el uso de materiales, profesionales e insumos.
- Enviar alertas y documentos sobre los servicios ejecutados en tiempo real.
- Programar la ejecución de todos los tipos de mantenimiento.
- Establecer rutinas flexibles.
- Medir resultados con precisión.
- Crear historiales de eventos.
Y esto sucede gracias a los módulos y versiones diseñados para satisfacer tu demanda de mantenimiento. Con acceso en la nube, local, móvil y web, Engeman® permite que tu gestor de mantenimiento construya una estrategia robusta respaldada por datos confiables y herramientas completas de gestión.
Al adoptar Engeman®, tienes toda la información sobre tu gestión de mantenimiento en un solo lugar. De este modo, es posible optimizar los gastos e identificar problemas con mayor rapidez.
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