Durante la elaboración de los cronogramas de planes, muchos gerentes de proyectos calculan la cantidad de recursos solo de forma aislada, actividad por actividad y en grupos de profesionales con miembros de diferentes características, como habilidades y experiencias. Este hecho conduce a la no visualización del diseño en su conjunto, lo que puede conducir a la indisponibilidad de recursos materiales y humanos, por ejemplo. La mejor manera de evitar percances en el proyecto es a través de la Nivelación de Recursos.
Esta técnica descompone la extensión de cada operación en fracciones de tiempo disociados, con el fin de ampliar la especificidad y visualización de la aplicación de estos recursos, permitiendo al gestor estar al tanto de los plazos y posibles fallas.
Como ya sabemos, las decisiones bien diseñadas e implementadas son las que determinan el éxito, la calidad y el desempeño de una empresa. Si alguno de estos factores es parte de sus preocupaciones cotidianas, necesita saber más sobre la nivelación de recursos. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la Nivelación de Recursos?
La nivelación de recursos, del inglés Resource Leveling, es una técnica que se utiliza para evitar que los recursos para un proyecto o actividad se estimen de manera escasa o excesiva. Así, se analizan los recursos previstos y disponibles y, cuando es necesario, se priorizan y reasignan desde operaciones con marcos menos críticos hacia operaciones que presentan mayor necesidad, por ejemplo.
Otra forma de conceptualizar la nivelación de recursos es asignando el significado de determinante a las fechas de inicio y finalización de las actividades, las cuales se adaptan y se basan en las restricciones de recursos existentes, equilibrando la demanda de recursos con su disponibilidad.
Dicha técnica debe basarse en características operativas, tales como conocimientos, restricciones, contratación de recursos externos, turnos de trabajo y análisis de riesgos.
¿Por qué se debe considerar hacer la nivelación de recursos?
En la mayoría de los proyectos, los recursos necesarios solo están disponibles en determinados momentos o en cantidades limitadas. De esta forma, la nivelación de recursos es importante para el análisis y ajuste de actividades, siendo una herramienta fundamental para realizar una planificación eficiente.
Al nivelar los recursos, se respetan las limitaciones de plazo y costo de las tareas, sin costos adicionales o no contabilizados. Por ejemplo, al buscar soluciones dentro de los estándares laborales legales, como la jornada laboral de ocho horas, se evita el pago de horas extras innecesarias y se reduce el costo del proyecto.
¿Cómo considerar la nivelación de recursos?
La nivelación de recursos debe considerarse primordial para el proceso de planificación y gestión de mantenimiento eficaz. Por lo tanto, es posible proponer el destino ideal de la cantidad de recursos, el nivel de detalle, la documentación y las responsabilidades necesarias para cada actividad, período y área.
Al considerar la nivelación de recursos, es posible identificar la ruta crítica, lo que permitirá estimar la duración mínima del proyecto y definir una cantidad de holgura en el cronograma, ya que, independientemente de que se trate de recursos humanos o de equipos, pueden ocurrir imprevistos y causar retrasos y brechas en las ofertas de recursos.
¿Cuáles son los principales errores que se producen en este proceso?
Durante la nivelación de recursos, el gerente del proyecto y los responsables de la gestión del mantenimiento deben ser conscientes de algunos errores que se pueden cometer. Veamos 3 ejemplos:
- Deliberación de costos y plazos antes de realizar la nivelación: el gestor siempre debe definir plazos y presupuestos antes de realizar la nivelación. De esta manera, la probabilidad de que estos factores aumenten es significativamente menor, lo que evitará retrasos en la ejecución y finalización de las actividades.
- Indefinición de recursos previstos: es fundamental que el gestor diseñe correctamente la previsión de recursos tales como escalas de trabajo, disponibilidad de recursos humanos, saldos actualizados de stocks, presupuestos, entre otros. Cuando la nivelación se realiza con información insuficiente o incorrecta, las actividades se entorpecen.
- Indefinición de qué reglas se deben seguir: la nivelación debe ser parametrizada por el gestor, quien definirá qué métricas y parámetros debe seguir el algoritmo de cálculo y ajuste.
¿Cómo un software pode ayudar con la nivelación de recursos?
Actualmente, aún estando la tecnología muy presente en nuestro día a día, los softwares son poco utilizados en la nivelación de recursos durante la gestión de proyectos, pero están disponibles en el mercado y son de gran utilidad en momentos de decisión.
Existen empresas especializadas que brindan este tipo de servicio con diferentes formas de configurar la herramienta, las cuales se pueden ajustar de acuerdo a las necesidades de cada negocio o proceso. Además de analizar el punto de vista económico, permitiendo programar según los recursos disponibles, estos softwares consideran la calidad de los servicios y recursos adecuados para una programación calculada y eficaz.
Trabajando con la nivelación de recursos de esta manera, es posible nivelar el contingente de mano de obra para la ejecución de servicios y proyectos; la disponibilidad para utilizar los insumos y repuestos necesarios; y mantenimiento del costo de los servicios, materiales, recursos humanos e interferencia en el proceso productivo programado dentro del presupuesto predeterminado.
También es posible encontrar soluciones en el mercado que permitan realizar la nivelación de recursos a través de módulos específicos, vendidos por separado de los sistemas de gestión necesarios para nivelar los recursos. Sin embargo, este tipo de sistema hace que el usuario también necesite invertir en servicios de integración, migraciones y otros métodos, aumentando el valor de la inversión.
Por lo tanto, es interesante para la empresa adquirir soluciones estandarizadas e integradas para la nivelación de recursos, que permitan una nivelación efectiva y resulten en una planificación eficiente y asertiva.
Sabemos que el desarrollo de una empresa está ligado a metodologías y dispositivos que apoyen las decisiones. Los profesionales que trabajan directamente con ellos también saben que los recursos son los que más influyen en los proyectos y solo están disponibles en intervalos de tiempo específicos y en cantidades limitadas.
Los gerentes necesitan definir actividades y plazos y evitar el retrabajo, incumplimiento de plazos, aumento de costos e incumplimiento del objetivo con la calidad esperada. De esta manera, la nivelación de recursos se vuelve crítica durante la planificación del proyecto.
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