Qué es y cómo hacer un POE – Procedimiento Operativo Estándar

¿Qué es POE – Procedimiento Operativo Estándar?

POE –  Procedimiento Operativo Estándar es un documento estandarizado con operaciones exitosas, destinado a ser utilizado como un manual. Él detalla de manera clara y estructurada los pasos necesarios para realizar una tarea o proceso de manera eficiente y consistente dentro de una organización. 

Analicemos el significado aislado de cada una de las palabras:

• Procedimiento: se refiere a la manera de hacer algo, un proceso, un método.
• Operativo: se refiere a una operación, a calificar algo, si está en condiciones de realizar operaciones.
• Estándar: sirve para ser imitado como modelo, como prototipo.

Los POE son fundamentales en cualquier entorno laboral, ya que aseguran que todas las actividades se ejecuten de manera uniforme, independientemente de quién las realice, lo que garantiza calidad, seguridad y cumplimiento de normativas.

¿Cuál es el objetivo de un POE?

Tomemos como ejemplo el sector de mantenimiento de una empresa. Cuando un equipo presenta algún defecto, existen procedimientos estándar que deben adoptarse a la hora de realizar su mantenimiento, aunque la empresa aplica la metodología de trabajo para el ‘mantenimiento autónomo‘, el famoso TPM, debe existir un documento que contenga el procedimiento operativo estándar.

¿Imagínese si cada operador de máquina decide aplicar el mantenimiento a su máquina, como mejor le parezca, sin ningún procedimiento predefinido? Seguramente habrá serios problemas con la maquinaria de su empresa.

Un procedimiento que sería valioso para la empresa podría tener el efecto contrario, ser más costoso porque el manejo incorrecto de los equipos puede resultar en defectos irreversibles, trayendo pérdidas a la empresa.

Por tanto, el POE va más allá de definir un paso a paso y añadir en un papel. Su uso aumentará la eficacia y el funcionamiento de los procesos de su empresa.

Ventajas de utilizar el POE

Volvamos nuevamente al ejemplo del operador que realiza un mantenimiento menor en su estación de trabajo.

Al consultar al procedimiento operativo estándar, tendrá las siguientes ventajas:

• Gestión del tiempo: Al seguir el paso a paso, el operador evitará perder tiempo pensando en los procedimientos a realizar;
• Control de vida útil de los equipos: Al realizar un procedimiento de forma estandarizada, se mantiene la calidad de ejecución y consecuentemente aumenta la vida útil de los equipos.
• Seguridad laboral: Al manipular los equipos siguiendo los procedimientos correctos, se evitan accidentes de trabajo.
• Capacitación a los empleados: En posesión de un manual operativo, los conocimientos se transmiten de manera correcta a un nuevo integrante de la empresa.

Otras dos ventajas que podemos mencionar es que el equipo de mantenimiento podrá enfocarse en el mantenimiento preventivo, ya que no ocupará su tiempo con mantenimiento correctivo no programado y en consecuencia esto provocará una reducción de costos.

¿Cómo preparar un POE?

El primer punto que debemos resaltar es que para crear un POE es necesario que todo el equipo esté involucrado en el proceso. En el caso de desarrollar un procedimiento operativo estándar para el sector de mantenimiento, por ejemplo, es fundamental contar con:

• el equipo de planificadores;
• el equipo de mantenimiento;
• el equipo directivo.

Cabe mencionar que, al desarrollar un POE, no significa que nunca habrá cambios. Para la mejora continua es esencial revisarlo de vez en cuando, cambiarlo si es necesario, incluso desarrollar nuevos procedimientos operativos estándar según sea necesario.

Vayamos al paso a paso para desarrollar el POE, recordando que no es un documento enyesado, por lo que puede variar de empresa a empresa:

• Definir el nombre para el POE

Aunque parezca una obviedad, definir un nombre coherente es importante porque, ante la búsqueda de cualquier persona, la información será explícita, para evitar errores, como consultar trámites que no hacen referencia a la acción deseada.

• Documentos de apoyo

Al definir un POE, el usuario a menudo necesitará documentos adicionales, como un manual operativo. Dejar dicha información fácilmente accesible hará que el proceso sea mucho más fácil en el día a día.

• Definir los responsables

¿Quién será el responsable de llevar a cabo los procedimientos que se adopten? Es importante tener esa información.

• Definir los procedimientos

Para el documento POE, es necesario que el paso a paso se haga en los más mínimos detalles. Recuerda que es un documento que será consultado en cualquier momento. Puede ser que su creador ya no forme parte del equipo, por lo que cualquier persona que consulte el documento debe ser plenamente consciente de las acciones que se van a realizar.

• Definir plazos de entrega

Toda planificación debe contener la predicción del inicio y el final de las actividades. Es un factor importante ya que guiará muchas otras acciones, tales como:

• personas responsables de llevar a cabo la acción. ¿Quién estará disponible para realizar el plan?
• ¿Tengo los recursos financieros para hacerlo?
• ¿tengo materiales?

¿Cómo aplicar el POE?

Estos son solo algunos procedimientos para crear un documento POE efectivo.

Ahora hablemos un poco de su aplicación. Es muy importante formalizar el documento POE y alentar a todos a utilizar el documento de acuerdo con las especificaciones enumeradas.

Para el equipo de mantenimiento, por ejemplo, el sector PCM será parte fundamental para pasar los procedimientos del POE a los sectores ejecutores. Ellos, a su vez, tendrán el manual en sus manos y a partir de ahí, actuarán de acuerdo con el estándar establecido.

Puede ser que una empresa tenga varios documentos POE para distintos sectores, o incluso un mismo sector tenga varios procedimientos distintos, como es el caso del sector mantenimiento. Una industria, por ejemplo, tiene varios equipos que requieren procedimientos específicos para cada uno.

El POE en Engeman®

En este punto, contar con un software que facilite su gestión es fundamental.

Como ya sabe, Engeman® es un software de mantenimiento y tiene características que lo ayudarán en la aplicación del POE – Procedimiento Operativo Estándar.

Una característica destacada de nuestra solución es la posibilidad de replicar su POE en el plan de mantenimiento.

El plan de mantenimiento contendrá información como:

• descripción del plan (nombre del POE);
• sector ejecutor (sector responsable de la ejecución);
• Previsión de RR.HH. (responsable, cargo o cualificación);
• documentos (posibilidad de adjuntar documentos de apoyo del POE);
• procedimientos (checklist para la ejecución).

También hay un informe que enumera los procedimientos relacionados con el plan de mantenimiento documentado en el POE.

Este informe tendrá información como:

• plan de mantenimiento;
• sector ejecutante;
• procedimientos;
• servicios que realizar;
• qué equipo o ubicación recibirá mantenimiento;
• qué materiales y cantidad se necesitarán.

Sin mencionar que el sistema tiene varias funcionalidades como:

• Diagrama de GANTT, que es una rutina que permite visualizar/reprogramar visualmente las O.T.s a través del diagrama, facilitando la visualización diaria/semanal/mensual de la planificación de la O.T.;
• calendarios de programación de O.T.;
• cronograma para gestión futura de los próximos mantenimientos;
• nivelación de recursos para adaptar la disponibilidad de recursos a una programación de servicios inicialmente calculada por el sistema, según parámetros previamente establecidos en los planes de mantenimiento.

Conclusión

Para que una empresa tenga éxito, es necesario organizar y controlar siempre sus procesos. El Procedimiento Operativo Estándar es solo uno de varios métodos disponibles para garantizar la sistematización de los procesos en su conjunto. No es necesario reinventar la rueda, si hay métodos que funcionan, aplícalos.

Cuente con la solución Engeman® para aplicar el POE en su empresa.

Para obtener más información al respecto, programe una demostración con nuestro equipo.

¡Esperamos por ti!