Hay algunos temas que son incómodos y muchas veces se posponen para evitar conflictos. Si hacemos una encuesta con la población en general, sobre qué temas generan más ansiedad y conflictos, seguramente costos de cualquier tipo, estará en el “top 10” más citado.
Para las empresas en general no es diferente. Tomemos, por ejemplo, una industria que tiene que lidiar con costos todo el tiempo. Debes preocuparte por el costo de los impuestos, sueldos, gastos fijos y tantos otros.
El costo que muchas veces se pasa por alto, quizás porque es difícil rastrear su origen, es el costo de mantenimiento, sin embargo, descuidarlo es un gran riesgo para cualquier organización.
En el artículo de hoy hablaremos de cómo una solución CMMS/GMAO controla los costos de mantenimiento de los equipos, maquinaria y activos en general. ¡Continúa!
¿Qué es una solución de GMAO?
CMMS/GMAO es un acrónimo de Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador. Por tanto, su principal característica es el control de la gestión de las órdenes de servicio de mantenimiento de sus activos.
Así, es posible programar cuándo ocurrirá este mantenimiento, controlar el número de órdenes de trabajo, así como la descripción de los servicios que se realizarán, llevar registros de activos, controlar la interferencia de una máquina parada, controlar costos con mano de obra, materiales y tantos otros controles imprescindibles para una buena gestión.
En nuestro blog tenemos varios artículos sobre el tema que te ayudarán a comprender mejor cómo funciona una solución GMAO.
¿Qué es un ERP?
Ya sabemos cuál es el enfoque de una solución GMAO, por lo que su control de costos estará completamente enfocado en el mantenimiento. Es común confundir o comparar el control de una solución GMAO con el control de una solución ERP.
ERP proviene de un acrónimo en inglés “Enterprise Resource Planning” que español al portugués significa «Sistema de Gestión Integrado». Es claro que un sistema ERP es fundamental para una empresa y si es eficiente, el principal beneficio será la información integrada en un solo lugar.
Por tanto, un software ERP dispone de control financiero/contable, gestión de suministros y empleados, gestión de relaciones con clientes, etc.
Algunos softwares ERP cuentan con un módulo exclusivo para la gestión del mantenimiento, sin embargo, suele ser más limitado, con controles básicos de mantenimiento de activos, principales costos de mantenimiento, pero sin un control profundo de la vida útil de sus equipos, principales incidencias causantes del mantenimiento, confiabilidad indicadores, tiempo medio entre fallas y reparos, y otros controles de mantenimiento esenciales que normalmente están disponibles en el software GMAO/EAM.
¿Cómo es la gestión de costos en una solución GMAO?
EAM proviene del inglés «Enterprise Asset Management» que significa ‘Gestión de Activos Empresariales’. Por lo tanto, un software de mantenimiento GMAO que también sea un EAM, además del control de mantenimiento mencionado anteriormente, también realizará la gestión de activos.
Esto significa que traerá registros tales como: número de activo, descripción del activo, historial de fechas de compra y venta, fecha de garantía, tiempo de funcionamiento de la máquina, información técnica de los activos, historial de ubicaciones, etc. y aliado al control GMAO, presentará un historial de los mantenimientos realizados, indicadores de MTBF y MTTR, confiabilidad, historial de movimientos y muchos otros.
Así, volviendo a la pregunta inicial, el control de costos de una solución GMAO/EAM tendrá el enfoque en:
- Control de costos del activo;
- Control de costo de piezas e insumos para el mantenimiento;
- Control de costos con interferencia productiva;
- Control de costos de paradas de máquinas;
- Control de costos de mano de obra.
Un buen software GMAO/EAM debe ser flexible y capaz de integrarse con un software ERP para que este último pueda llevar a cabo su control de gestión financiera. Esto permitirá la validación de todos los costos de mantenimiento, incluso aquellos costos que parecen inofensivos e irrelevantes, pero que, cuando se colocan en la ‘punta del lápiz’, pueden perjudicar a las organizaciones y, por lo tanto, reducir sus beneficios.
¿Cómo es la gestión de costos en el Engeman®?
En la pregunta anterior, insistimos en enfatizar que nuestra solución Engeman® es GMAO/EAM. Es decir, tiene todas las características mencionadas anteriormente y mucho más. A continuación, hablaremos un poco sobre la gestión de costos en el Engeman®.
Costo de los activos:
La solución Engeman® le permite registrar el valor de compra de sus activos y, a medida que se realiza el mantenimiento, es posible monitorear el monto total gastado en el mantenimiento de este equipo a través de un informe, comparándolo con el valor de compra.
De esta forma, el gestor tiene control sobre si merece la pena realizar un determinado mantenimiento a un determinado equipo, comparando su costo de adquisición x su costo total de mantenimiento.
Costo de materiales (piezas y suministros):
Así mismo con los materiales, es posible registrar su costo de compra y listar su costo de venta, por ejemplo, para los proveedores de servicios que transmiten el costo de reposición de pieza a su cliente con un valor diferente al costo de compra, considerando otros costos como como fletes, precios de venta, etc.
Al registrar los materiales en el software Engeman®, es posible buscar el costo esperado que será necesario desechar de acuerdo con el consumo de materiales definido en el próximo mantenimiento relacionado en un período. Por tanto, facilitando la gestión de los costos de mantenimiento.
También es posible monitorear registros de requisición de materiales solicitados por el equipo de almacén o depósito, por ejemplo.
Costo de mantenimiento:
Anteriormente enfatizamos que un software GMAO tiene como enfoque principal el control detallado del mantenimiento que incluye sus costos.
La solución Engeman® toma este problema muy en serio y tiene varias formas de realizar un seguimiento de los costos de mantenimiento. A través de informes específicos es posible monitorear:
- Costos de aplicación por su punto de control (horómetro, odómetro)
- Gráfico comparativo mensual de costos de mantenimiento;
- Gráfico de resumen de costos de gestión;
- Informe de costos de mantenimiento;
- Informe dinámico;
- Informe de costos de mantenimiento por equipo principal y sus componentes.
Un diferencial de Engeman® es poder seguir el historial no sólo del equipo principal, sino también de sus subcomponentes. También es posible hacer el seguimiento del costo del mantenimiento por sector. Ejemplo: cuál es el historial de costos de mantenimiento para equipos en el sector productivo.
A través del informe de costo de mantenimiento por equipo principal y sus componentes, es posible monitorear el costo de mantenimiento, teniendo en cuenta la aplicación principal y sus componentes. El informe presentará los principales costos de la Orden de Trabajo y para el control de vehículos, por ejemplo, informará el costo “Km recorrido”, a través de las colectas de viajes.
Hablando sobre el control de vehículos, todavía es posible controlar los costos de las rutas de viaje en detalle. Engeman® cuenta con la funcionalidad de “Ruta de Viaje” para controlar la logística de su vehículo. Información disponible en esta función:
- Descripción de la logística en cuestión;
- Información sobre el vehículo y el conductor que se encuentra en circulación;
- Información del trecho de viaje,
- Información sobre anticipos,
- Información sobre abastecimientos,
- Información sobre gastos de viaje,
- Información de fletes, peajes y otros.
A través del informe de Ruta de Viaje, el equipo de gestión tiene el costo total de cada viaje, incluso si durante el viaje hay una orden de trabajo de mantenimiento de emergencia, el informe incluirá el costo de dicho mantenimiento al itinerario en cuestión.
Es por estas y otras razones que el uso de software de mantenimiento traerá muchos beneficios a su empresa, incluida una gestión más asertiva de los costos de mantenimiento.
Conclusión
Al momento de analizar una solución de mantenimiento para su empresa, es importante considerar todos los puntos discutidos anteriormente, para que sea posible lograr resultados satisfactorios en su gestión de costos. Elija un sistema que mantenga registros confiables, presente informes precisos, entre otras verificaciones.
La elección del software de gestión debe ser muy cuidadosa, ya que el sector del mantenimiento es clave para aportar más confiabilidad a sus procesos. Elija soluciones que entiendan su negocio y puedan adaptarse a él. Con esto, su gestión de mantenimiento será más asertiva.
¡Sigue nuestro contenido sobre el universo del mantenimiento! Y si quieres entender en la práctica cómo controlar los costos de mantenimiento de los equipos de tu empresa, ponte en contacto con nosotros, programa una demo con nuestro equipo. ¡Nosotros esperamos por ti!
