Para que un negocio tenga éxito, es fundamental que la gestión se realice de forma precisa y profesional. Solo así será posible reconocer problemas, identificar las mayores necesidades y tomar buenas decisiones.
En este escenario surge la gestión visual. Este modelo se ha aplicado con éxito a empresas de diferentes tamaños y sectores. La propuesta puede incluso ir más allá de la gestión financiera o de personas y llegar al cuidado del mantenimiento.
Para comprender cómo usar esta función y cuáles son sus características, siga este artículo sobre la gestión visual y comprenda cómo implementar esta alternativa.
¿Qué es la Gestión Visual?
La Gestión Visual es una forma utilizada para divulgar de forma clara, amplia y rápida toda la información e indicadores relevantes para las personas de interés. Los datos se presentan en un lugar de fácil acceso, como televisores, lo que garantiza la democratización de la información. Durante mucho tiempo, la gestión estuvo centralizada y restringida a ciertas etapas de la jerarquía y solo unas pocas personas tenían acceso a datos como objetivos, desempeños y problemas observados.
Ante un escenario cada vez más dinámico que exige el desempeño de los empleados, la gestión visual surgió como una solución para la transparencia. Este modelo es completo e integrador, que tiene como objetivo unir a los empleados y gestores hacia objetivos comunes.
¿En qué sectores se puede aplicar la gestión visual?
Una de las ventajas de la gestión visual es, precisamente, la posibilidad de ser aplicada en diversos sectores de la empresa. Debido a que tiene características que no son propias de una u otra actividad, puede adaptarse a las necesidades. Se adapta a fábricas de diferentes tipos e incluso a la venta minorista o prestación de servicios.
La metodología se puede aplicar, por ejemplo, en la línea de producción, para que todos entiendan qué pasos se han completado y qué queda por hacer. También se utiliza en el stock minorista o incluso en la gestión de proyectos. El desarrollo de una tecnología, por ejemplo, puede ir acompañado de este método. Lo importante es que la implementación esté bien planificada, para garantizar que los pasos realmente puedan ser seguidos por todos los empleados.
Beneficios de la gestión visual
Además de versatilidad, la gestión visual aporta resultados que no se obtienen con los medios tradicionales de gestión. Garantiza un alto nivel de comunicación y favorece varios pasos relacionados con la empresa. Para convencerte de esta opción, mira algunas de las principales ventajas de recurrir a esta alternativa
- Mayor transparencia: como todos tienen acceso a la información relevante de manera ágil, hay un mayor nivel de transparencia. Esto genera un mejor flujo de datos, lo que optimiza y facilita la comunicación.
- Priorización de puntos específicos: Como todos ven las necesidades y posibilidades, es más fácil priorizar lo que merece una atención extra. Esto es esencial, ya que los recursos de una empresa son finitos. Si no se utilizan para lo que más importa, entonces la empresa no funciona como se espera. Con una clara priorización de los involucrados, es posible alcanzar el nivel deseado.
- Fortalecimiento de la cultura de participación: La cultura de ownership consiste en hacer que los empleados se sientan “dueños” de sus resultados, de sus procesos y de su desempeño. Con el manejo de la gestión visual se refuerza la cultura de la participación.
- Facilitación de análisis e intervenciones: Con el uso constante de indicadores y datos relevantes, hay una tendencia a que el análisis sea más fácil. Es posible cruzar información de varios puntos y reconocer cómo se relaciona con un objetivo específico.
Implantación de la gestión visual en la empresa
Para aprovechar todos los beneficios, es fundamental saber poner en práctica este modelo de actuación. El proceso requiere una planificación e identificación de los requerimientos de cada negocio. No hay un modelo listo para realizar la gestión a la vista, por lo que la personalización es una de las partes fundamentales del éxito.
Para estar seguro, vea algunas formas de implementar este procedimiento en la empresa y comprenda qué pasos no deben omitirse.
- Conocer los modelos disponibles: El simple hecho de presentar los objetivos de forma clara ya puede considerarse un paso hacia la gestión visual. Sin embargo, es necesario buscar la estructuración para que el proceso se consolide. En este sentido, lo ideal es pensar en los modelos que ya se utilizan y que se relacionan con este enfoque.
En el método Kanban, por ejemplo, es posible presentar datos de forma sencilla, incluir columnas, así como usarlo para identificar qué objetivos se han logrado.
El dashboard de indicadores es otra posibilidad. Trae representaciones gráficas de los resultados alcanzados y/o esperados. Vista rápida, garantía de información completa.
Además de estos, existen otros métodos que se pueden aplicar, por lo que es necesario reconocer qué funciona en cada caso.
- Tenga objetivos e indicadores claros: A continuación, es hora de definir los factores específicos que determinan el uso de estas herramientas. Esto significa, por ejemplo, establecer objetivos e indicadores que puedan ser monitoreados. A partir del análisis de los indicadores se pueden identificar y reconocer problemas y generar soluciones.
- Métodos de visualización del plan: Es fundamental que toda la información se presente de forma visual. Como la intención es democratizar con agilidad, no es productivo pensar en informes extensos y complejos. En cambio, los gráficos y las representaciones de elementos son más indicados.
- Recibir y utilizar feedback: la planificación y la organización son esenciales para comenzar a aplicar la gestión visual. Sin embargo, su continuidad está ligada a la capacidad de adaptación y corrección de determinados caminos. Lo ideal es preparar a los líderes y poder captar feedbacks. Ver si la información se transmite de forma amplia y ágil y si todos tienen conocimiento de los aspectos del negocio.
¿Qué información se debe mostrar?
Primero, es importante presentar los indicadores de desempeño y calidad. Ser capaz de rastrear el tiempo de inactividad promedio por mantenimiento o el costo total de ciertas reparaciones lo ayuda a identificar la productividad y la eficiencia. También es factible comprender cuántos equipos tuvieron mantenimiento, cuáles fueron los objetivos, etc.
Además, hay otros niveles de experiencia a considerar. El seguimiento de los análisis de fallas permite reconocer tanto el avance de los procesos como la naturaleza de los problemas. En el marco de la inspección es posible identificar lo que ya se ha hecho e incluso cuáles fueron los resultados.
El modelo de gestión visual con enfoque en el mantenimiento
Como se ve, la propuesta puede ser utilizada en diferentes segmentos de la economía y en varios sectores de una empresa. Dada la necesidad de realizar una buena gestión de mantenimiento, esta puede ser la alternativa ideal. La posibilidad permite tener un seguimiento por parte del mantenimiento realizado o por realizar, además de orientar al equipo de manera completa.
Además de poder presentar información sobre métricas, el modelo de gestión visual para el mantenimiento permite tratar otros elementos. Se trata de demostrar conocimientos consolidados sobre fallas o el último mantenimiento realizado. Es común que los datos se presenten en tablas, con carácter visual o no. Todo se presenta de forma sencilla, para que pueda entenderse con rapidez y precisión. Todo este conocimiento debe ser consultado periódicamente por todo el equipo de mantenimiento, que utiliza estos datos para planificar mejor las acciones.
Uso de un software en la gestión visual
Con una correcta y bien ejecutada planificación, la gestión visual del mantenimiento ayuda a que este sector sea mucho más eficaz y eficiente. El uso de software especializado ayuda a administrar los datos para que puedan exponerse de manera confiable.
Engeman® es un software de gestión de mantenimiento especializado que permite a los gestores:
- controlar, con la ayuda de gráficos, mantenimiento preventivo y correctivo;
- tener una buena vista de los servicios que ya se han realizado y los que aún están abiertos a través de gráficos de órdenes de trabajo;
- controlar los costos de mantenimiento;
- controlar el stock de materiales;
- interfaces visuales que muestran métricas, indicadores y otra información medible a través de dashboards;
- tener un historial completo de la operación y mantenimiento realizado en cada equipo.
Conclusión
La gestión visual aporta transparencia, comunicación y compromiso. Al garantizar que todos sean responsables de los resultados, existe una optimización continua del rendimiento, siempre que haya suficiente estructuración.
Con motivación, productividad y una mejor comprensión de los requisitos, el mantenimiento recibe la dirección adecuada. Además, es posible lograr la optimización del proceso. El control de mantenimiento se vuelve más fácil, hay mayor durabilidad de los equipos y menos paradas. Esto contribuye a generar productividad y mejora el alcance de los resultados estratégicos en todo el negocio.
Desde el punto de vista de la planificación y el control del mantenimiento, es un método que garantiza la eficiencia y el uso optimizado de los recursos. Por lo tanto, su implementación es fundamental para el buen desempeño de la empresa. ¡Conozca Engeman® y sepa cómo puede ayudar a su empresa en su gestión de mantenimiento! ¡Habla con un experto!
