Una de las formas más eficientes de aumentar la productividad en el trabajo es conocer herramientas tecnológicas específicas y prácticas, adecuadas para lograr un alto rendimiento. Todas las tareas y funciones requieren una alta dosis de disciplina, principalmente para evitar distracciones y optimizar la capacidad de las actividades en los más variados frentes de servicio.
En mantenimiento, los gestores necesitan aplicar técnicas efectivas para que tu equipo sea siempre productivo, evitando así paradas por mantenimiento, ya que esto generaría mayores costos además de impactar la confiabilidad del negocio.
Teniendo esto en cuenta, desarrollamos este contenido para explicar en qué consiste la productividad en el trabajo, cuáles son los desafíos de esta actividad, cuáles son las mejores técnicas y métodos que adoptar y cómo la tecnología puede optimizar el desempeño del servicio. ¡Continúa!
- ¿Qué es la productividad en el trabajo?
- Desafíos de productividad laboral
- Importancia de adoptar las técnicas y métodos adecuados
- ¿Cómo optimizar la productividad del mantenimiento?
- Mejores técnicas y métodos para aumentar la productividad en el trabajo
- Uso de la tecnología para aumentar la productividad
- Conclusión
¿Qué es la productividad en el trabajo?
La productividad en el trabajo puede entenderse como la relación entre la cantidad de productos y servicios que se realizan y el tiempo y recursos necesarios para realizar esta actividad. Por tanto, consiste en la capacidad de hacer más en un periodo de tiempo más corto, sin comprometer la calidad de las tareas.
Cuando hablamos de productividad ligada a los profesionales de mantenimiento terminamos refiriéndonos a la asistencia como función estratégica y a las mejores prácticas de gestión a nivel mundial.
Por lo tanto, la productividad de los equipos vinculados al mantenimiento se puede analizar con base en varios indicadores de clase mundial, como el Tiempo Promedio de Reparación — MTTR, apropiación de mano de obra, backlog, entre otros parámetros.
Desafíos de productividad laboral
Hay varios desafíos que enfrentan los equipos de mantenimiento cuando se trata de aumentar la productividad. Están directamente vinculados al cambio de cultura en cuanto a los procesos y rutinas del día a día y la adaptación a las nuevas tecnologías disponibles en GMAO EAM de última generación.
Además, la productividad está directamente relacionada con el conocimiento de los empleados, ya que es sumamente importante que haya una inversión continua en entrenamiento y cualificación para que se optimicen los procesos y se mejoren las rutinas. Asimismo, las nuevas tecnologías y herramientas contribuyen a agregar valor a la metodología.
Importancia de adoptar las técnicas y métodos adecuados
No hace mucho, los servicios de mantenimiento fueran considerados gastos innecesarios. Afortunadamente, esta dinámica ha cambiado, a medida que el mercado global ha aumentado y ha incrementado la competencia, obligando a las organizaciones a buscar procesos y precios optimizados.
Muchas empresas ven el mantenimiento como una función estratégica para el negocio y el primer paso para optimizar las actividades de asistencia es contratar e implementar una solución GMAO EAM.
Con la adecuada implementación de un servicio como este, es natural que se produzcan una serie de mejoras y beneficios en los procesos y operaciones de la empresa, ya sea directa o indirectamente relacionados con el mantenimiento. Ejemplo de ello son el aumento de la productividad de los equipos y las actividades vinculadas a las mejores prácticas de gestión y capacitación de los implicados.
¿Cómo optimizar la productividad del mantenimiento?
Para aumentar la productividad específicamente en el área de mantenimiento, es fundamental centrarse en la planificación, gestión de recursos e implementación de técnicas que garanticen el funcionamiento ininterrumpido y eficiente de equipos y procesos. Algunas prácticas efectivas para aumentar la productividad son:
- Planificación y programación del mantenimiento: Organiza un calendario de mantenimiento preventivo y correctivo, priorizando las tareas críticas para minimizar las interrupciones. Esto permite que el equipo esté siempre preparado y tenga claridad sobre lo que se debe hacer.
- Automatizar e integrar procesos: Automatizar el flujo de generación de órdenes de trabajo a partir de alertas o mantenimiento planificado mejora la agilidad y precisión del proceso, además de reducir los errores humanos.
- Monitoreo y KPIs: Monitoreo de indicadores como MTBF (Mean Time Between Failures), MTTR (Mean Time to Repair), disponibilidad de equipos y tasas de fallas para tener una visión clara de dónde mejorar. Utiliza informes para identificar fallas comunes y evaluar el desempeño del equipo, ajustando los procesos para reducir el tiempo de mantenimiento.
- Checklists de mantenimiento: Crea checklists para todas las actividades de mantenimiento, asegurando que no se olvide nada y que todos los procedimientos sigan un estándar de calidad.
- Uso de herramientas y tecnología apropiadas: Herramientas como Engeman® son útiles para organizar órdenes de trabajo, rastrear el historial de mantenimiento y monitorear el desempeño del equipo. Equipar al personal con dispositivos móviles facilita el registro y el acceso a la información en el campo, lo que reduce el tiempo de documentación y los errores.
Además de las prácticas mencionadas, existen muchas otras técnicas que se pueden aplicar en la organización y que impactarán en todos los sectores, no solo en el mantenimiento. ¡Ve abajo!
Mejores técnicas y métodos para aumentar la productividad en el trabajo
En la mayoría de las situaciones, cuando ocurren fallas e ineficiencias en los niveles más altos de trabajo, es natural que el desempeño de todo el equipo se vea afectado. Por tanto, los gestores deben preocuparse por adoptar herramientas correctas y utilizar indicadores de productividad para mejorar su desempeño y, en consecuencia, el desempeño de toda la organización.
Por ello, hemos seleccionado 5 técnicas y métodos eficientes para aumentar la productividad en el trabajo y permitir que tu empresa alcance niveles cada vez más altos:
1. Técnica Pomodoro
Para evitar que las distracciones cotidianas generen consecuencias inevitables, es fundamental emplear la técnica Pomodoro. La metodología se desarrolló con la idea de utilizar un cronómetro de cocción con forma de tomate (o pomodoro, en italiano) para programar el tiempo de estudio sin interrupciones.
Después del período especificado, se permitiría descansar hasta que llegara el momento de volver a la productividad. El gran secreto del método Pomodoro es eliminar todas las distracciones para centrarnos lo máximo posible en la actividad que estamos realizando.
2. Metodología GTD
La metodología Getting Things Done — GTD promete hacer que las cosas sucedan, es decir, eliminar el bloqueo mental que surge al pensar y planificar las siguientes tareas, y centrarse por completo en la actividad realizada. Sobre todo, este principio es muy importante para reducir la preocupación y el estrés por los plazos y dejar tu mente libre para producir.
Por ello, el sencillo paso a paso de esta metodología consta de:
- Recopilar: anotar actividades y proyectos actuales y futuros;
- Procesar: evaluar y medir las tareas según su prioridad y dividirlas en actividades para delegar, ejecutar en menos de dos minutos y que requieren más atención;
- Organizar: asignar tareas según sus plazos e importancia, adoptando aplicaciones y herramientas que funcionen mejor;
- Revisar: reevaluar las actividades para que ninguna quede fuera de la organización;
- Ejecutar: poner toda la planificación en acción y no dudar en hacer adaptaciones cuando sea necesario.
3. Metas SMART
La falta de objetivos significa que los equipos no saben exactamente qué se debe lograr. Como consecuencia, ningún empleado dará la importancia necesaria a una determinada actividad, perjudicando a toda la cadena productiva.
Los objetivos SMART consisten en establecer pautas específicas, medibles, alcanzables, realistas y con plazos determinados. Así, esta metodología se divide en objetivos:
- Específico (S): formular objetivos de forma precisa y específica;
- Mensurable (M): define objetivos de manera que puedan medirse y analizarse en función de volúmenes o valores;
- Alcanzable (A): establecer la posibilidad de implementar las actividades;
- Realistas (R): las metas no pueden aspirar a alcanzar fines superiores a los que permiten los medios;
- Temporal (T): establecer plazos y duración definidos.
4. Matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower ayuda a decidir qué tareas priorizar y cuáles se pueden realizar más adelante. El principio básico de la metodología consiste en responder a dos preguntas:
- ¿Cuáles son las tareas importantes?
- ¿Cuáles son las tareas urgentes?
A partir de esto se crea una tabla con cuatro cuadrantes. Las tareas importantes y urgentes están arriba, a la izquierda y, de esta manera, se definen las prioridades.
Posteriormente, se anotan en el cuadrante superior derecho las tareas importantes, pero no urgentes, programándolas para más adelante. Las actividades urgentes, pero no importantes se encuentran en la parte inferior izquierda y se pueden delegar con supervisión.
Finalmente, las tareas que no son urgentes ni importantes se anotan en el cuadrante inferior derecho y pueden descartarse.
5. Teoría de Pareto
La teoría de Pareto propone que el 80% de todas las consecuencias resultan del 20% de las causas. En otras palabras, la mayoría de los resultados, buenos o malos, son causados por una fracción de acciones.
Por tanto, el principio de Pareto propone centrarse inmediatamente en lo que realmente marcará la diferencia, sin renunciar a momentos de placer y ocio, importantes para la estabilidad mental. Por lo tanto, ordenar las tareas por orden de prioridad y evaluar, al final del día, su finalización -o no- trae resultados positivos para la productividad.
Uso de la tecnología para aumentar la productividad
La productividad del equipo casi siempre la miden los gerentes de mantenimiento, y los feedbacks de eficiencia proviene del administrador al empleado a través de la generación de indicadores de desempeño.
Hay situaciones en las que el empleado puede automedir la productividad, ya que las soluciones GMAO EAM permiten a los gerentes brindar acceso a informes e indicadores directamente en la plataforma de software, o incluso programar el envío automático de esta información por correo electrónico.
El aumento de la productividad es un concepto importante en el que deben trabajar las organizaciones que buscan tener mejores indicadores de sus actividades y aumentar su eficiencia. Metodologías como la técnica Pomodoro, los objetivos SMART y la teoría de Pareto son procedimientos adecuados para optimizar resultados.
Conclusión
Aplicar técnicas y métodos para aumentar la productividad no sólo mejora los resultados individuales y de equipo, sino que también crea un entorno más eficiente y organizado. Las cinco técnicas exploradas en este artículo son estrategias que se pueden adaptar a diferentes necesidades y sectores, especialmente en mantenimiento.
Implementándolos de manera consciente y estratégica, es posible optimizar el uso del tiempo y los recursos, reducir el retrabajo y aumentar la calidad de las entregas.
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