En mantenimiento, la simple información en la Orden de Trabajo puede abrir caminos para la optimización de los procesos. Al ser un instrumento tan importante en la rutina de una empresa, mantenerla siempre completa evita retrasos que pueden traer perjuicios e incluso paradas de producción. Información como motivos de cancelación, reprogramación y retraso nos puede dar la dimensión de los problemas que estamos enfrentando en el día a día del mantenimiento y ser clave para crear procesos de mejora de estos trabajos.
Entonces, el primer paso es determinar estos motivos, cuáles son o al menos los principales, y registrarlos. A partir de ahí es un trabajo de gestión. Informar correctamente estos motivos al reprogramar, cancelar, mantener abierta o retrasada una orden de trabajo. Es la vieja máxima del Sr. Peter Drucker, “Lo que no se puede medir no se puede gestionar”
Tener un software para la gestión de las acciones es un diferencial, porque dejar retrasar a una orden de trabajo de mantenimiento puede generar un efecto dominó, retrasando e incluso deteniendo un proceso de producción. ¿Sabes cuáles son los motivos que pueden provocar el retraso, la cancelación o incluso la reprogramación de una O.T.? Hay varios y en este artículo te mencionaremos algunos y cómo puedes solucionarlos.
1. Actividades de Órdenes de Trabajo mal definidas
Si las actividades programadas de la Orden de Trabajo/Plan de Mantenimiento para la ejecución no están bien definidas, en su totalidad o al menos con los trabajos más significativos, se complementarán constantemente durante el proceso de ejecución. Esto, además del impacto en el tiempo previsto, también puede aumentar los costos del proceso, lo que genera retrasos, reprogramaciones e incluso cancelaciones. Vea a continuación cómo el software Engeman® le permite organizar todas las actividades de orden de trabajo/plan de mantenimiento de una manera simple.
Figura 1 – Procedimientos del Plan de Mantenimiento
2. Tiempo Previsto de las actividades de la Orden de Trabajo mal definidas
Cada actividad, ya sea en el plan de mantenimiento o directamente en la orden de trabajo, puede tener una previsión de tiempo, ya sea de mano de obra, procedimiento, parada de equipos y/o interferencia. Estos tiempos, cuando están mal definidos, también pueden causar problemas de ejecución. En el software Engeman® es posible definir todos los plazos involucrados en la ejecución del servicio.
Figura 2 – Tiempos Previstos de la Orden de Trabajo
3. Falta de información de los Proveedores de Materiales o Servicios
Llevar un historial con toda la información de los proveedores es un factor que ayudará a agilizar el proceso, ya que todos los datos recopilados ya están en un solo lugar. Cuando un proveedor no entrega un pedido de piezas o servicios a tiempo o al costo establecido, normalmente se requiere el reemplazo del proveedor. Esta práctica puede afectar el tiempo y el costo del mantenimiento, lo que genera cancelaciones, reprogramaciones y retrasos. Vea a continuación cómo el software Engeman® ayudará a su empresa a mantener toda esta información organizada.
Figura 3 – Clasificación de Suministros y datos de última compra con Proveedor
4. Falta de control de las Calificaciones de los empleados
Mantener toda la información de calificación de los empleados es de suma importancia. Saber exactamente qué empleado podrá realizar las actividades de la orden de trabajo o incluso saber si alguna capacitación está caducada ayudará a mantener la calidad del servicio y evitar retrasos en las ejecuciones. Las personas con exceso de trabajo o la mano de obra no calificada impactan en la calidad de los procesos. ¿Alguna vez has pensado en tenerlo todo en un solo lugar? Vea a continuación cómo el software Engeman® proporciona toda la información sobre las calificaciones de los empleados que están directamente vinculadas a la ejecución de la orden de trabajo.
Figura 4 – Control de las Calificaciones de los Empleados
Figura 5 – Control de Apropiación de Mano de Obra
5. Falta de control de la Calidad del Servicio
Y finalmente, relacionado con todos los ítems anteriores, la falta de calidad del servicio realizado está directamente relacionada con la reprobación de los servicios y el consiguiente aumento de los costos. Vea a continuación los informes que brinda el software Engeman® que lo ayudarán a mantener siempre la calidad del servicio y el correcto avance de todas las órdenes de trabajo sin paradas inesperadas.
Figura 6 – Control de las Evaluaciones de Servicios
El análisis de los motivos de cancelación, retraso y reprogramación aporta una serie de datos valiosos para la gestión del mantenimiento, desde impactos en los cronogramas del período hasta la calidad de los productos elaborados o incluso la seguridad del proceso.
El aumento de estos motivos indica la necesidad de más calificación de la mano de obra o incluso más personas en mantenimiento. Para equilibrar el personal disponible y mejores resultados de mantenimiento del proyecto, es necesario tener, al menos, una idea de los motivos por los que no se puede conciliar el personal actual con las actividades de mantenimiento.
Pero no solo eso, el mismo análisis se puede aplicar a las necesidades presupuesto, el consumo de piezas, las necesidades de producción y muchos otros conocimientos importantes para la salud del proceso de mantenimiento.
Figura 7 – Motivos de Cancelación
Crear una matriz con los principales motivos y definir estrategias de mitigación permite que la toma de decisiones y la remodelación del periodo sean mucho más ágiles.
Figura 8 – Motivos de Reprogramación de Servicios
Figura 9 – Motivos de Retraso de los Servicios
Así, durante el trabajo, la PCM podrá evaluar la propensión del servicio a cancelar o reprogramar, cruzar situaciones actuales con la matriz de motivos más comunes y proponer soluciones de mediación y recuperación del plazo.
Figura 10 – Número de O.T.s Generadas x Canceladas
Figura 11 – Número de O.T.s Generadas x Retrasadas
Por lo tanto, para evitar paradas inesperadas y retrasos en la Orden de Trabajo, contar con un software de mantenimiento puede ayudar en el éxito, agilidad, confiabilidad y productividad de su mantenimiento. Engeman® es el software que necesita para impulsar su empresa. ¡Aprenda cómo evitar estos retrasos dentro de Engeman® viendo una demostración en línea personalizada!
